Case 3: Sportinventaris
Deze casus spitst zich toe op de levering van sportinventaris aan bijvoorbeeld een sportzaal van een schoolgebouw of brandweerkazerne. Bij de initiële aanschaf (aanbesteding) is, naast de aanschaf van sportattributen, ook sprake van enkele 'aard- en nagelvaste voorzieningen', zoals grondputten en voorzieningen aan wand en plafond. Door het gebruik van de sportzaal vindt slijtage van de bijbehorende attributen plaats.
Deze pagina is onderdeel van de Visie: Aanbesteden van unieke leveringen, diensten en werken van de PIANOo-vakgroep Aanbestedingsrecht.
Als is geconstateerd dat er sprake is van een Europese aanbestedingsplicht dient de overweging gemaakt te worden of gebruik mag worden gemaakt van een procedure van gunning door onderhandelingen, zonder voorafgaande mededeling op basis van artikel 2.33 sub b Aanbestedingswet 2012. Dit geldt voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of voor de uitbreiding van bestaande leveringen, wanneer:
- verandering van leveranciers de aanbestedende dienst ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen met andere technische eigenschappen, zodat onverenigbaarheid ontstaat of zich bij gebruik en onderhoud onevenredige technische moeilijkheden voordoen; en
- de looptijd van voor de opdracht niet langer is dan 3 jaar.
Voor uitbreiding gelden dus strengere criteria dan voor vervanging. Bij het bepalen van de opdracht is het van belang vast te stellen of sprake is van vervanging of uitbreiding.
Bijvoorbeeld: klimrekken dienen bevestigd te worden in de aard- en nagelvaste voorzieningen, zoals een grondput en wandbevestiging. Deze aard- en nagelvaste voorzieningen verschillen per leverancier. Wanneer een klimrek wordt vervangen vanwege slijtage kan dat zonder aanbesteding omdat er sprake is van een vernieuwing in de zin van artikel 2.33 sub b Aanbestedingswet 2012. Wanneer men een nieuw klimrek erbij wil plaatsen, gaat het (waarschijnlijk) om een uitbreiding van de bestaande levering. De bestelling van een klimrek bij een andere dan de oorspronkelijke leverancier zou hiermee automatisch leiden tot een noodzakelijke vervanging of aanpassing van de grondput en wandbevestiging. In dat geval is er sprake van onverenigbaarheid en wordt dus voldaan aan de criteria waardoor uitbreiding van de levering zonder aanbestedingsprocedure mag geschieden.
Een ander voorbeeld waarin het artikel gebruikt kan worden is bij de uitbreiding van het aantal grondmatten. De matten moeten qua dikte en aanhechting op elkaar aansluiten en dat zal bij een andere leverancier niet altijd mogelijk zijn. De aanbestedende dienst zal moeten onderzoeken of de aanschaf van grondmatten bij een andere leverancier inderdaad tot onverenigbaarheid vanwege andere dikte en aanhechting zou leiden.
Als wel een aanbesteding wordt doorlopen, dan kunnen de migratiekosten om van het 'oude' naar een 'nieuw' systeem te komen in de aanbesteding worden meegenomen. De inschrijvers offreren dan op een totaalprijs inclusief migratie, zodat de kosten van een switch van systeem x naar systeem y op transparante wijze worden meegenomen
Advies
Maak per product een gedegen afweging of er sprake is van vervanging of uitbreiding en de eventuele gevolgen (zoals onverenigbaarheid) en leg de motivatie vast.