Aanbestedingsregels

Het gaat erom op transparante wijze optimaal invulling te geven aan de inkoopbehoefte van uw organisatie. Door aanbieders te laten concurreren, vergroot u de kans dat u de beste aanbieding uit de markt krijgt. Dat betekent waar voor het geld van de belastingbetaler.

Op deze pagina:
Europese richtlijnen
Overeenkomst overheidsopdrachten (GPA)
Aanbestedingswet 2012
Aanbestedingsbesluit
Aanbestedingsreglement Werken 2016
Uniform Europees Aanbestedingsdocument
Gids proportionaliteit
Aanvullend beleid 
Eigen inkoopbeleid
Europees of nationaal aanbesteden
Goedkeurende verklaring accountant
Wet Naleving Europese regelgeving publieke entiteiten (NErpe)

Europese richtlijnen

De eerste aanbestedingsrichtlijn, de Richtlijn voor Werken dateert uit 1971. Daarna werden in 1993 specifieke richtlijnen voor leveringen en diensten van kracht. De richtlijnen werden aanvankelijk slecht nageleefd door de lidstaten. In 2004 volgden 2 nieuwe richtlijnen. Een voor de Speciale Sectoren (2004/17/EG) en een voor Werken, Leveringen en Diensten (2004/18/EG). Op 17 april 2014 zijn 3 nieuwe Europese richtlijnen gepubliceerd:

• Klassieke overheid: Het plaatsen van overheidsopdrachten (2014/24/EU).
• Water, energievoorziening, vervoer en post: Het plaatsen van opdrachten door de aanbestedende diensten werkzaam in de sectoren water, energievoorziening, vervoer en post (2014/25/EU).
• Concessies: Het plaatsen van concessieovereenkomsten (2014/23/EU).

Er bestaat daarnaast een speciale Defensierichtlijn (2009/81/EG). Bovendien kunnen er richtlijnen of verordeningen voor specifieke sectoren gelden die invloed hebben op aanbestedingen, zoals de richtlijn Richtlijn ter bevordering van schone en energiezuinige wegvoertuigen (2019/1161/EU), ook wel de Clean Vehicles Directive (CVD) genoemd. 

Overeenkomst overheidsopdrachten (GPA)

Op 1 januari 1996 is de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (ook wel Government Procurement Agreement of GPA) van kracht geworden binnen de Europese Unie. Deze overeenkomst is gesloten in het kader van de World Trade Organisation (WTO). Landen die partij zijn bij deze overeenkomst (o.a. de Europese Unie, Canada, de Verenigde Staten, Japan, Israël, Noorwegen, Zwitserland) moeten bedrijven uit de betreffende landen onder bepaalde voorwaarden toelaten op de markt voor overheidsopdrachten.

Aanbestedingswet 2012

De Aanbestedingswet 2012 is 1 april 2013 in werking getreden en geldt voor alle aanbestedingen door (semi-) publieke instellingen in Nederland. Met deze nationale wet heeft Nederland de Europese richtlijnen voor aanbesteden geïmplementeerd. De wet is gewijzigd naar aanleiding van 3 Europese richtlijnen uit 2014 en is op 1 juli 2016 inwerking getreden. Daarnaast is op een aantal punten in de wet aanvullende regelgeving en beleid opgenomen.

De Aanbestedingswet 2012 bevat zowel regels voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen, als daaronder. Een aantal bepalingen uit de Aanbestedingswet 2012 is nader uitgewerkt in een Algemene Maatregel van Bestuur (Aanbestedingsbesluit). In het Aanbestedingsbesluit zijn onder meer opgenomen:

• Gids Proportionaliteit
• Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) 
• Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) 

Aanbestedingsbesluit

Een aantal bepalingen uit de Aanbestedingswet 2012 is nader uitgewerkt in een algemene maatregel van bestuur (Aanbestedingsbesluit). Het gaat hier om een uitvoeringsbesluit bij de Aanbestedingswet. Onderdeel van dit besluit zijn het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (verplicht bij opdrachten onder de Europese aanbestedingsdrempels), het model Uniform Europees Aanbestedingsdocument en de aangepaste Gids Proportionaliteit.

Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016)

Het ARW 2016 biedt een praktische uitwerking van de Aanbestedingswet 2012 voor de aanbesteding van werken. Het bevat ook procedures voor aanbestedingen onder de Europese drempel, zoals de nationale aanbestedingen en meervoudige onderhandse procedure. Het ARW 2016 is op grond van de Aanbestedingswet 2012, via het Aanbestedingsbesluit, aangewezen als verplicht te volgen richtsnoer voor de aanbestedingen van opdrachten voor werken met een waarde onder de Europese drempelwaarden.

Op grond van artikel 1.22 van de Aanbestedingswet 2012 is een aanbestedende dienst die een opdracht voor werken onder de Europese drempel wil gunnen, verplicht daarvoor het ARW 2016 te gebruiken volgens het 'pas toe of leg uit'-beginsel. Boven de Europese drempel is het gebruik van het richtsnoer niet verplicht gesteld. In de praktijk passen aanbestedende diensten het reglement ook bij aanbestedingen boven de drempel toe. Dit op basis de ervaring die is opgedaan met het ARW 2005 en 2012, de voorlopers van het ARW 2016. Het ARW 2016 is ook geschikt voor aan werken gerelateerde leveringen en diensten. Het is echter niet verplicht het ARW 2016 toe te passen voor deze leveringen en diensten.  

Uniform Europees Aanbestedingsdocument

Op 5 januari 2016 heeft de Europese Commissie de uitvoeringsverordening (EU) 2016/7 houdende een standaardformulier voor het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vastgesteld. Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) is een eigen verklaring over: de financiële toestand, bekwaamheden en geschiktheid van een ondernemer voor een aanbestedingsprocedure.

Gids Proportionaliteit

Bij het aanbesteden van opdrachten moet u als aanbestedende dienst het beginsel van proportionaliteit in acht nemen. De Gids Proportionaliteit geeft hier invulling aan. In het Aanbestedingsbesluit (de algemene maatregel van bestuur bij de Aanbestedingswet 2012) is de Gids Proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen als voor meervoudig onderhandse procedures. De gids is opgesteld door een schrijfgroep waarin aanbestedende diensten en ondernemers vertegenwoordigd waren, onder leiding van een onafhankelijke voorzitter.

Aanvullend beleid

Aanbesteden is maatwerk, waardoor niet alles in regelgeving kan worden vormgegeven. Er zijn dan ook beleidsmaatregelen opgesteld als aanvulling op de Aanbestedingswet 2012. Deze geven richting aan de praktijk van aanbesteden en verdere professionalisering ondersteunen en stimuleren. Dit aanvullend beleid wordt in nauwe samenwerking ontwikkeld met PIANOo, aanbestedende diensten en ondernemers.

Voorbeelden van aanvullend beleid zijn onder meer:

• Professionalisering opdrachtgevers (PIANOo)
• Advies Klachtafhandeling bij aanbesteden
• Beter aanbesteden (eindigt eind 2024)
• VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten
• VNG Model inkoop- en aanbestedingsbeleid 

Eigen inkoopbeleid

Veel aanbestedende diensten hebben als aanvulling op de verplichte aanbestedingsregels een eigen inkoopbeleid geformuleerd, met daarin economische, sociale en maatschappelijke uitgangspunten.

Deze eigen inkoopregels bepalen op welke manier wordt gekocht. Het eigen inkoopbeleid (en de inkoopstrategie) is een vertaling van het algemene beleid van de inkopende organisatie naar inkoopbeleid. Het zijn de algemene uitgangspunten voor de inkoop die door de organisatie worden vastgesteld, en die door de medewerkers in alle beslissingen met betrekking tot het inkoopproces moeten worden meegenomen.

In het inkoopbeleid zijn vaak ook de strategische doelstellingen van de organisatie voor de langere termijn opgenomen. Tevens wordt rekening gehouden met ideële keuzen en maatschappelijke doelen (politiek of economisch). Denk bijvoorbeeld aan:

• duurzaam inkopen;
• het bevorderen van de lokale werkgelegenheid;
• het toegankelijk maken van aanbestedingsprocedures voor het MKB;
• het bevorderen van innovatie.

Het eigen inkoopbeleid kan betrekking hebben op aanbestedingen waarvoor de Europese aanbestedingsregels gelden, maar ook op inkopen die daar niet onder vallen. Zo is in het eigen beleid vaak vastgelegd bij welke bedragen het opvragen van één offerte volstaat (enkelvoudig onderhandse gunning), wanneer meerdere offertes moeten worden opgevraagd (meervoudig onderhandse aanbesteding) of wanneer een opdracht vooraf openbaar moet worden aangekondigd. Deze aankondiging moet via TenderNed plaatsvinden. De aard en omvang van de opdracht bepalen wat passend is.

Klachtafhandeling

Het is verstandig in het inkoopbeleid op te nemen hoe u als aanbestedende dienst omgaat met klachten met betrekking tot aanbestedingen. Weet daarbij dat de Commissie van Aanbestedingsexperts verwacht dat u klachten eerst zelf behandelt voordat deze voor behandeling door de Commissie in aanmerking komen. In januari 2022 is de 'standaard voor klachtafhandeling' vervangen door de handreiking Klachtafhandeling bij aanbesteden. Deze handreiking helpt u bij het inrichten van een klachtenregeling met een onafhankelijk klachtenloket. Ook vinden er diverse ontwikkelingen plaats met betrekking het verbeteren van de rechtsbescherming van ondernemers bij aanbestedingen.

Europees of nationaal aanbesteden

Als aanbestedende dienst bent u niet vrij in de keuze van de procedure om een opdracht te plaatsen. De inkoop van een aanbestedende dienst is onderworpen aan regels en de beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie. Deze moeten tot uiting komen in de procedure die u toepast bij het plaatsen van een opdracht.

De Aanbestedingswet 2012, bepaalt dat u als aanbestedende dienst op objectieve gronden moet kiezen welk type aanbestedingsprocedure u toepast en welke ondernemers u toelaat tot de procedure. U moet deze keuze op verzoek van een ondernemer ook schriftelijk kunnen motiveren.

Welke regels u moet toepassen, wordt in belangrijke mate bepaald door de geraamde waarde van de opdracht. Voor de meeste opdrachten met een geraamde waarde boven de Europese aanbestedingsdrempels bent u verplicht een volledige Europese aanbestedingsprocedure te volgen.

Voor de aanbesteding van sociale en andere specifieke diensten gelden beperktere regels. Deze hebben onder andere betrekking op het specificeren en het publiceren van een (voor) aankondiging in het EU-publicatieblad.

Voor het plaatsen van opdrachten onder de drempel kunt u kiezen uit een enkelvoudige of meervoudige onderhandse procedure, of een nationale procedure. Veel aanbestedende diensten hebben in een eigen inkoopbeleid vastgelegd wanneer zij welke procedure gebruiken.

Op nationale procedures zijn ook de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht van toepassing. Bij een nationale procedure kunt u kortere termijnen hanteren dan de verplichte Europese minimumtermijnen.

U dient ook bij nationale procedures redelijke termijnen toe te passen. U dient zelf te bepalen wat redelijk is; dit hangt vooral af van de bijzondere kenmerken van de opdracht. De complexiteit van de opdracht bepaalt hoeveel tijd een inschrijver nodig heeft om een inschrijving te doen (houdt ook eventueel rekening met feestdagen en vakantieperiodes). De Europese minimumtermijnen gelden in ieder geval als redelijk, maar kortere termijnen kunnen ook redelijk zijn. Het ARW 2016 schrijft ook voor de nationale procedures termijnen voor. Opdrachten onder de drempel hoeven niet vooraf in het Europese publicatieblad te worden aangekondigd. Nationale procedures moeten wel via TenderNed worden aangekondigd.

Goedkeurende verklaring accountant

Alle overheden moeten sinds 2005 beschikken over een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening. De accountant stelt daarin onder andere vast of de voorgeschreven aanbestedingsprocedures zijn gevolgd. Met de Wet versterking decentrale rekenkamers (ingangsdatum 1 januari 2023) zijn waterschappen, provincies en gemeenten verplicht tot het instellen van onafhankelijke, volledig extern samengestelde rekenkamers. Het college van burgemeester en wethouders bij een gemeente, het college van gedeputeerde staten bij een provincie en het dagelijks bestuur van een waterschap leggen in de jaarrekening zelf verantwoording af over de rechtmatigheid. Dit geldt ook voor de aanbestedingswetgeving. 

Wet Naleving Europese regelgeving publieke entiteiten (NErpe)

Op 13 juni 2012 is de wet NErpe in werking getreden. Hiermee krijgt de Rijksoverheid de bevoegdheid om aanbestedende diensten te dwingen het Europese gemeenschapsrecht na te leven. Dit heeft bijvoorbeeld ook betrekking op de EU-aanbestedingsrichtlijnen. De minister van Economische Zaken en Klimaat is verantwoordelijk voor de naleving daarvan.

Met de wet kan de minister een aanbestedende dienst een aanwijzing geven, of hij kan zelf maatregelen nemen of hij kan een aan NL opgelegde EU-boete verhalen op een aanbestedende dienst.