Ramen van een opdracht

Er zijn veel verschillende soorten ramingen en dat leidt tot begripsverwarring. Zo is er de geraamde waarde van de opdracht, die duidelijk onderscheiden moet worden van de inschrijvingsraming. Op deze pagina vindt u informatie over welke ramingen er zijn en hoe deze tot stand komen. Ook geven we u een aantal aandachtspunten.

Soorten ramingen

Het ramen van opdrachten komt op meerdere plekken terug in het inkoop- en aanbestedingsproces. In het inkoopproces zijn de volgende type ramingen mogelijk:

• Raming van de waarde
• Investeringsraming
• Levenscycluskostenraming
• Inschrijvingsraming
• Ramen van contractuele wijzigingen (meerwerk)
• Onderhoudsraming

Raming van de waarde

Om te bepalen of de waarde van de opdracht meer bedraagt dan de Europese drempelwaarden, dient de inkoper in een raming de waarde van de opdracht vast te stellen.

Welke kosten moeten in een raming van de waarde meegenomen worden? Bij deze raming worden alle verwachten inkomsten voor de beste inschrijver die voorvloeien uit het gegund krijgen van het contract meegenomen. Dit bevat de betalingen van de opdrachtgever aan de opdrachtnemer, eventuele provisies, bonussen, ontwerpvergoedingen, alle gelden derden, te betalen rentes enzovoort. Bij het aangaan van raamovereenkomsten dient u uit te gaan van de maximaal mogelijke inkomsten.

Jurisprudentie: Waarde van opdracht

Investeringsraming

Om intern budgetten te alloceren is een investeringsraming noodzakelijk. Een investeringsraming betreft de kostenkant van de business case van de opdrachtgever of aanbestedende dienst. Een investeringsraming maakt onderdeel uit van de voorbereidingsfase van de opdracht echter deze raming kunt u ook gebruiken om verschillende inschrijvingen te beoordelen. Een investeringsraming helpt u namelijk in uw keuze een opdracht daadwerkelijk uit te laten voeren, in de keuze een opdracht in of uit te besteden en in de keuze wie de opdracht het beste voor u kan uitvoeren. De investeringsraming is ook de raming om de total cost of ownership (TCO) vast te stellen.

Op basis van de investeringsraming kunt u verder het kasritme van uw organisatie bepalen. In een investeringsraming worden ten slotte alle te verwachten betalingen opgenomen. Hier wordt dus ook een risicoreservering aan toegevoegd. Deze risicoreservering gebruikt u voor het opvangen van de verwachte en onverwachte tegenvallers in zowel de looptijd van het contract, de contractuele wijzigingen, en de economische levensduur. Denk hierbij aan de kosten, onderhoud, gebruik, sloop en verwijdering.

Het wordt aanbevolen om bij gewijzigde uitgangspunten, een veranderende inkoopbehoefte of nieuwe marktomstandigheden de investeringraming aan te passen.

Rijkswaterstaat heeft een methodiek voor investeringsramingen ontwikkeld die als gunningsmethodiek kan worden gebruikt. Deze methodiek is onder de naam LCC Tender op de markt gebracht door Infrasucces, onder de voorwaarde dat deze open beschikbaar is. Deze methodiek is ontwikkeld in samenwerking met Rijkswaterstaat onder de naam KALM. Deze tool is toegepast op projecten KOSMOS, Kunstwerk over A4 Burgerveen - Leiden, A50 Ewijk - Valburg en de A9.

Levenscycluskostenraming

In een levenscycluskostenraming worden alle maatschappelijke kosten opgenomen. Dit zijn de kosten uit de investeringsraming aangevuld met de gemonetariseerde waarde van de directe en indirecte externe maatschappelijke effecten. Een levenscycluskostenraming is de inschatting van de totale kostenkant van een maatschappelijke kosten baten analyse.

Door de levenscycluskosten te ramen kunnen de maatschappelijke effecten van verschillende oplossingen worden vergeleken, zodat u een betere afweging kan maken tussen de verschillende opties. Voorbeelden van externe maatschappelijke effecten zijn, geluidshinder, milieuschade, CO2 uitstoot, ongevallen, lichthinder, maar ook de opportuniteitskosten van het niet kopen van het alternatief. De levenscycluskostenraming kan u als input gebruiken in het vaststellen van gunningscriteria inclusief haar gewichten.

Inschrijvingsraming

Om inschrijvingen te kunnen vergelijken met uw eigen verwachting is een inschrijvingsraming noodzakelijk. In een inschrijvingsraming zijn alleen contractueel vastgelegde betalingen van u als opdrachtgever aan de opdrachtnemer opgenomen. De inschrijframing stelt u vast op basis van het bestek en alle nota's van inlichtingen. Deze raming is dus exclusief meerwerk en de overige inkomsten van de opdrachtnemer, zoals de provisies, bonussen, ontwerpvergoedingen, alle gelden derden, te betalen rentes, enzovoort

Het wordt aanbevolen de vorm van de inschrijfstaat gelijk te laten zijn aan de inschrijvingsraming. Zo kan gemakkelijke een vergelijking gemaakt worden tussen de inschrijvingen en uw eigen raming. Op basis van deze vergelijking kunt u vaststellen of de ingediende prijzen te veel boven of onder uw verwachtingen liggen. Mogelijke kunt u ook abnormaal lage inschrijvingen identificeren. Ook kunt u -indien nodig- uw eigen verwachtingen aanpassen aan datgene wat de markt kan bieden.

Mocht u total cost of ownership of levenscycluskosten als criteria gebruiken in uw gunningsmethodiek, dan is het aan te bevelen voor deze kosten een separate raming op te stellen. Dit kan bijvoorbeeld een specifieke levenscycluskostenraming zijn, zoals hierboven beschreven.

Raming van wijzigingen

Het ramen van wijzigingen (meer- en minderwerken) hoort bij goed contractmanagement. Contractuele wijzingen kunnen worden geraamd zodat duidelijk is welke kosten zijn gemoeid met extra werk/ aanvullende eisen en meer of minder kwaliteit. Dit versterkt uw positie zowel tegenover uw interne organisatie als naar de opdrachtnemer. Deze raming kunt u ook gebruiken om vast te stellen of er al dan niet sprake is van een wezenlijke wijziging en of een wijziging eventueel gepubliceerd moet worden..

Doel van een inkoop is namelijk dat wordt ingekocht wat een organisatie wil hebben, datgene waar behoefte aan is. Wanneer met zorg contractueel is vastgelegd wat die behoefte is, is het ook van belang te toetsen welke meer- en minderwerken noodzakelijk waren, waar behoefte aan was en wat niet anders kon. Dit verbetert het inzicht in de kosten niet alleen voor het verloop van het gegunde contract maar ook voor toekomstige contracten. Ook verbetert u met het actief beoordelen en ramen van wijzigingen het inzicht naar de behoeften van de organisatie en wat de wijziging uw organisatie waard is.

Ten slotte is het ramen van wijzigingen ook zeer waardevol in de onderhandelingen van de wijzigingen. Uw onderhandelingspositie is namelijk in de regel zwakker bij wijzigingen, dan tijdens de aanbestedingsprocedure. Bij de onderhandelingen van de wijzigingen is immers geen directe concurrentie tussen mogelijke leveranciers. Een alternatieve opdrachtnemer voor de wijziging is veelal niet voorhanden of kan het werk niet goedkoper uitvoeren in verband met hogere transactie- of coördinatiekosten. Dit gebrek aan concurrentie vertaalt zich in hogere prijzen voor meerwerk en lagere prijzen voor minderwerk, dan dat u kunt verwachten op basis van prijsinformatie uit aanbestedingen.

Onderhoudsraming

Niet bij elke aanschaf is onderhoud van belang. Daar waar onderhoud meespeelt, kan het van grote invloed hebben op de toekomstige inkoopbehoefte. Als het uiteindelijke product of werk opgeleverd is, kan een nieuwe raming gemaakt worden van de toekomstige kosten gedurende de economische levensduur van het object als, onderhoud, gebruik, sloop en verwijdering. Deze raming is als het ware een update van de investeringsraming en kunt u gebruiken voor het inplannen van toekomstige werkzaamheden.

Raming opstellen

Om een goede raming op te stellen is product- en marktkennis essentieel. Zo is inzicht noodzakelijk in de verdienmodellen, de kostenstructuur, de omvang en het eigenaarschap van de risico's en de wijze waarop de markt invulling geeft aan (functionele) eisen.

Bij het opstellen van de raming wordt in de regel eerst een 'work-break-down structure' van de opdracht of wijziging gemaakt en de risico's benoemd. De 'work-break-down structure' is een hiërarchische structuur van alle uit te voeren werkzaamheden, te realiseren objecten of te leveren producten. Op het laagste niveau in de 'work-break-down structure' wordt de te verwachten hoeveelheid en marktprijs geschat. Door bandbreedtes te geven aan prijzen en hoeveelheden kunt u een raming met een Monte-Carlo simulatie probabilistisch doorrekenen.

Marktprijzen kunt u verkrijgen door eerdere gegunde opdrachten van uzelf en collega aanbestedende diensten te analyseren, experts te raadplegen of marktonderzoek uit te voeren. Hoeveelheden kunt u verkrijgen van de inhoudelijk experts.

Voor het opstellen van ramingen zijn verschillende methodieken beschikbaar:

• Ramen van werken: Standaardsystematiek voor kostenramingen SSK-2018 op crow.nl
• Ramen van maatschappelijke effecten: Leidraden Centraal PlanBureau op pbl.nl

Aandachtspunten

Ramingen worden veelal niet goed begrepen. Zo kan er verwarring ontstaan over de verschillende soorten ramingen, welke kosten zijn opgenomen in de raming en of ramingen inclusief of exclusief btw zijn. Het wordt daarom aanbevolen in een raming bijzonder duidelijk te zijn met welk doel de raming is opgesteld en of deze inclusief of exclusief btw is. Het wordt aanbevolen dan ook per raming de gehanteerde uitgangspunten vast te leggen. Gedurende het opstellen van het contract en nota van inlichtingen kunnen bepaalde keuzes worden gemaakt die niet meer aansluiten bij de uitgangspunten van eerdere ramingen. Door inflatie, veranderingen in vraag en aanbod, innovaties in productieprocessen wijzigen prijzen continue.

Vergeet niet bij een investeringsraming budget op te nemen voor niet benoemde activiteiten, risico's, veranderingen in wet- en regelgeving, marktontwikkelingen en andere onvoorziene kosten. Deze kunnen veel invloed hebben op de uiteindelijke kosten.

De historische context van een raming is ook van belang. Ramingen van vandaag zijn ook in de toekomst van belang. Met het bewaren van ramingen wordt een historische weergave van kostenontwikkelingen inzichtelijk op basis waarvan ook toekomstige situaties beter kunnen worden geschat.

Voor alle ramingen geldt dat het van belang is dat inzichtelijk wordt gemaakt welke kosten worden meegenomen. Zo worden onderhoudsramingen ook wel eens life cycle costing tools genoemd, wat de schijn kan wekken dat hierin ook externe maatschappelijke effecten als milieuschade zijn meegenomen.