Visie: Ramen van een opdracht

Hoofdregel voor het ramen van de opdrachtwaarde

De raming van de waarde van een opdracht is inclusief alle (meerwerk)opties en verlengingsmogelijkheden. Deze opties en verlengingsmogelijkheden dient u ook in het aanbestedingsdocument op te nemen en bij gunning vast te leggen in de overeenkomst. Een opdracht die (anders dan gebruikmakend van verlengopties in het lopende contract) wordt verlengd is in feite een nieuwe opdracht. Bij het plaatsen van deze nieuwe opdracht dient u de aanbestedingswet- en regelgeving in acht te nemen, waaronder de regelgeving met betrekking tot de waardebepaling van de opdracht.

Ook eventueel ontvangen opbrengsten van derden dienen meegenomen te worden in de raming. De raming is altijd exclusief BTW.

Wanneer een opdracht is opgedeeld in percelen, dan dient de waarde van alle percelen bij elkaar te worden opgeteld voor de opdrachtraming. Een aanbestedende dienst mag een opdracht niet opknippen in meerdere separate opdrachten met als enkel doel om onder de verplichting tot Europees aanbesteden uit te komen.

Als een project een duidelijk begin en eind heeft, een eigen begroting heeft en er een afgezonderd budget aanwezig is, is dat een aanduiding dat sprake is van een separate opdracht.

Homogeniteit

Homogene leveringen en diensten dienen in beginsel gelijktijdig en via één overheidsopdracht in de markt te worden gezet. De volgende beoordelingscriteria kunnen helpen om vast te stellen wat bij elkaar geteld moet worden. Er is naar onze mening sprake van homogene opdrachten wanneer:

• met een opdracht die uit verschillende delen bestaat, eenzelfde doel wordt beoogd, of
• het om één functioneel samenhangende opdracht gaat, dus wanneer deze opdracht in één Programma van Eisen als een geheel kan worden opgenomen, of
• de gehele opdracht bij één leverancier kan worden afgenomen.

U zou ook naar onderstaande criteria kunnen kijken:

• economische samenhang (functioneel),
• technische samenhang (functioneel),
• zelfde contractvoorwaarden/specificaties,
• zelfde CPV-code (eerste 4 tot 8 posities),
• zelfde markt(partijen),
• zelfde eindproducten,
• repeterend karakter,
• zelfde kostensoort/inkooppakketnummer.

Hoe meer van bovenstaande criteria van toepassing zijn, hoe groter de kans dat er sprake is van homogene leveringen of diensten. Hoe minder criteria van toepassing zijn, hoe groter de kans dat er sprake is van een afzonderlijke opdracht.

De inkooppakkettenlijst van PIANOo geeft een indicatie of een bepaalde inkoopactiviteit c.q. inkoopcategorie homogeen is of niet. De inkooppakkettenlijst is samengesteld in samenspraak met verscheidene aanbestedende diensten.

Meer informatie: Inkooppakkettenlijst

Bijzondere regels voor waardebepaling

In de artikelen 2.17, 2.20 en 2.21 van de Aanbestedingswet 2012 staan enkele uitzonderingsbepalingen die gelden voor specifieke gevallen. De context van deze bepalingen wordt hieronder uiteengezet.

Art. 2.17 onderdeel d: korte duur zonder een vaste (totaal) prijs

Dit artikel wordt gehanteerd voor dienstenopdrachten wanneer er niet gewerkt wordt met een totaalprijs, bijvoorbeeld omdat niet duidelijk is hoeveel inspanning ervoor nodig is én de looptijd gelijk aan of korter is dan 48 maanden. U dient bij de raming uit te gaan van de totale verwachte waarde van de opdracht voor de gehele looptijd. Indien het volume enigszins onvoorspelbaar is, dan kan het inkoopvolume in het verleden mogelijk een indicator zijn. Indien trends wijzen op een toename of afname, dan dient u dit mee te nemen in de raming.

Art. 2.17 onderdeel e: lange duur en lastige waardebepaling

Dit artikel is toepasbaar wanneer er geen totale prijs is vermeld én de looptijd langer is dan 48 maanden of van onbepaalde duur is. Voorbeeld: wanneer de levensduur van een softwarepakket onbekend is, maar tussentijds onderhoud wel gewenst is, dan kan er sprake zijn van een opdracht voor onbepaalde duur. Wanneer dit uitzonderingsartikel van toepassing is dan kunt u de verwachte uitgaven per maand vermenigvuldigen met 48. Wanneer een opdracht langer dan 48 maanden gaat duren, moet de maandlast toch vermenigvuldigd worden met 48.

Artikel 2.17 bepaalt impliciet ook dat wanneer er een totale prijs kan worden geraamd en ook vermeld wordt in de aanbestedingsdocumenten bij een overheidsopdracht die langer duurt dan 48 maanden (4 jaar), de totale opdrachtwaarde wel geldt om vast te stellen of er sprake moet zijn van een Europese aanbestedingsprocedure.

Artikel 2.20: Leveringen voor lease, huur en huurkoop van roerende zaken

Bij overeenkomsten met een looptijd van ten hoogste 12 maanden, moet de totale geraamde waarde voor de gehele looptijd worden meegerekend. Bij overeenkomsten met een looptijd van meer dan 12 maanden moet niet alleen de totale geraamde waarde voor de gehele looptijd worden betrokken, maar ook de geraamde restwaarde. Onderdeel b van dit artikel bepaalt dat voor leveringen voor onbepaalde duur of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald, het maandelijks te bepalen bedrag vermenigvuldigd dient te worden met 48.

Artikel 2.21: repeterende opdrachten

Voor repeterende (periodieke) opdrachten geldt artikel 2.21. Dit artikel luidt:

De aanbestedende dienst raamt de waarde van overheidsopdrachten voor leveringen of voor diensten die met een zekere regelmaat worden verricht of die de aanbestedende dienst gedurende een bepaalde periode wil hernieuwen, op de volgende grondslag:

• onder a: de totale reële waarde van de tijdens het voorafgaande boekjaar of tijdens de voorafgaande twaalf maanden geplaatste soortgelijke opeenvolgende overheidsopdrachten voor leveringen of voor diensten, indien mogelijk gecorrigeerd voor verwachte wijzigingen in de hoeveelheid of de waarde gedurende de twaalf maanden die volgen op de eerste opdracht, of
• onder b: de geraamde totale waarde van de soortgelijke opeenvolgende overheidsopdrachten voor leveringen of voor diensten over de twaalf maanden die volgen op de eerste levering of dienstverrichting of over het boekjaar van de eerste levering of dienstverrichting, indien dat boekjaar zich over meer dan twaalf maanden uitstrekt.

Opdrachten met een repeterend karakter (zoals inzameling van afval of repeterend drukwerk) worden vaak als één opdracht in de markt gezet. Een belangrijke reden is vaak het verlagen van de administratieve lasten en offertekosten. Er moet in ieder geval rekening mee worden gehouden dat de aanbestedende dienst die voornemens is een repeterende opdracht voor leveringen of diensten te plaatsen met een looptijd langer dan 12 maanden, zich op grond van het bepaalde in artikel 2.14 lid 2 niet aan de toepasselijkheid van hoofdstuk 2 van de wet kan onttrekken door bij de waardebepaling slechts de eerste 12 maanden van de overeenkomst in aanmerking te nemen.

Artikel 2.15, lid 3, raming van een raamovereenkomst

De aanbestedende dienst die van plan is overheidsopdrachten op grond van een raamovereenkomst in de markt te zetten, moet uitgaan van de geraamde waarde van alle voor de duur van de raamovereenkomst voorgenomen overheidsopdrachten. Met de uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie (C-216/17) is dit voorschrift aangescherpt, doordat het Hof in deze uitspraak heeft bepaald dat de omvang van de raming bepaalt tot wanneer de raamovereenkomst nog van kracht is. Met andere woorden, als een aanbestedende dienst dreigt door het gunnen van overheidsopdrachten boven de raming uit te komen, moeten die overheidsopdrachten als onrechtmatig worden beschouwd, omdat de raamovereenkomst zijn werking heeft verloren (zelfs als de beoogde looptijd van de raamovereenkomst nog niet is bereikt).

Tip: U kunt in de aanbestedingsstukken opnemen dat een raamovereenkomst expireert als de geraamde waarde wordt bereikt.

Artikel 2.15a, ramingsvoorschriften voor een aanbestedende dienst en bijbehorende operationele eenheden

Sinds de Aanbestedingswet 2012 in 2016 is gewijzigd, is er ook een ramingsvoorschrift opgenomen voor een aanbestedende dienst, die gevormd wordt door meerdere operationele eenheden (zoals de Staat die als aanbestedende dienst wordt aangemerkt vanwege het bezit van onder andere rechtspersoonlijkheid met de diverse ministeries die als operationele eenheden worden beschouwd vanwege het ontbreken van eigen rechtspersoonlijkheid). Op basis van het eerste lid zou een overheidsopdracht die voor diverse ministeries in de markt kan worden gezet, bij elkaar opgeteld moeten worden om de totale geraamde waarde te kunnen bepalen (en daarmee zo goed altijd boven de Europese drempelbedragen uitkomen). Maar omdat een ministerie zelfstandig verantwoordelijk is voor zijn aanbestedingen of categorieën van aanbestedingen (NB: categoriemanagement is hier een aandachtspunt), in verband met hun eigen beleid en eigen begroting, mag op grond van het tweede lid van artikel 2.15a de raming op het niveau van de operationele eenheid plaatsvinden.

Artikel 2.22 raming van een dynamisch aankoopsysteem, innovatiepartnerschap en prijsvraag

Voor de berekening van de totale waarde van een dynamisch aankoopsysteem dient de geraamde waarde van alle voorgenomen overheidsopdrachten te worden opgeteld gedurende de duur van een dynamisch aankoopsysteem. Bij een innovatiepartnerschap dient zowel de waarde van de onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten alsmede de voorgenomen aanschaf meegenomen te worden.

Wanneer het onzeker is of na een prijsvraag een vervolgopdracht wordt gegund aan de winnaar door middel van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, dan hoeft het prijzengeld en de waarde van de opdracht niet zonder meer bij elkaar te worden opgeteld. Alleen indien de aanbestedende dienst voornemens is een vervolgopdracht voor diensten te gunnen met toepassing van artikel 2.34, dient bij de bepaling van het totale bedrag van het prijzengeld of de vergoeding aan de deelnemers de waarde meegerekend te worden van de overheidsopdracht die later kan worden gegund.

Achtergrondinformatie

Ramen van een opdracht 
Vormgeven van een opdracht 
Uitspraak Justitie van de Europese Unie (C-216/17) op eur-lex.europa.eu