Stappenplan concurrentiegerichte dialoog

Bij een concurrentiegerichte dialoog zoekt u samen met ondernemers, naar de best passende oplossing voor uw organisatie. Als het nodig is past u de vraagstelling aan tijdens de dialoog. Juist omdat er ruimte is voor dialoog, is het van groot belang dat het duidelijk is binnen welke kaders de dialoog plaatsvindt. Dit doet u door van tevoren de scope en de kritieke succesfactoren vast te stellen.

• De scope is het bereik of de omvang van de concurrentiegerichte dialoog. Het gaat hier om de vraag wat er wel en niet bij het project hoort. Online zijn verschillende richtlijnen te vinden over het opstellen van de scope van een project.
• Kritieke succesfactoren zijn factoren die beslissend zijn voor het al dan niet behalen van uw doel. Bepaal welke elementen noodzakelijk zijn om het project tot een succes te maken. Vaak worden de uiteindelijke gunningscriteria afgeleid van deze kritieke succesfactoren.

Uw organisatie komt tijdens de dialoog voor beslissingen te staan. Vaak moet dan vlot een besluit worden genomen. Om dit goed te doen, is het nuttig om van tevoren de stakeholders en risico’s in kaart te brengen. Dit kan met een omgevingsanalyse en een risico-analyse.

Een goed samengesteld projectteam is essentieel voor een succesvolle concurrentiegerichte dialoog. Denk daarbij natuurlijk aan de inkoper, maar ook aan de invulling van de volgende rollen:

• Projectmanagement, inclusief procesmanagement en projectbeheer.
• Inhoudelijke expertise: technisch en operationeel, vergeet ook de eindgebruiker van de uiteindelijke oplossing niet..
• Financiën: vooral van belang wanneer u voor een minder gangbare financiële constructie kiest, zoals lease. Of wanneer u beoordeelt op Total Cost of Ownership.
• Juridisch: kennis over aanbesteding, de inhoud van het contract en contractmanagement.

Denk ook aan het volgende:

• Het is verstandig om een vaste contactpersoon aan te wijzen die de relaties met de betrokken ondernemers onderhoudt. Op die manier weet u zeker dat alle ondernemers dezelfde informatie krijgen.
• Uw organisatie moet kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Het projectteam moet voldoende mandaat hebben om daadwerkelijk een dialoog te kunnen voeren.

Richt de volgende organisatorische processen in bij de voorbereiding op de dialoog. De inhoudelijke voorbereiding legt u vast in de leidraad (zie stap 5).

Beoordelingscommissie

Om de beoordeling van de ingezonden oplossingen zo objectief mogelijk te maken, is het verstandig een beoordelingscommissie in te stellen. De taken van deze commissie zijn:

• selectie van de bedrijven die mee mogen doen met de dialoogfase.
• beoordeling van de tussenresultaten op basis van (een deel van ) de gunningcriteria  tijdens de dialoog, met name wanneer u partijen tijdens de dialoogfase laat afvallen.
• beoordeling van de uiteindelijke inschrijvingen op basis van de gunningscriteria.

Communicatie met betrokken ondernemers  

Zeker wanneer u op zoek bent naar een innovatieve oplossing, is het belangrijk goed na te denken over de manier waarop u uw uitvraag bij de juiste ondernemers onder de aandacht brengt. Uit welke hoek verwacht u de beste ideeën? Welke partijen hebben een interessant netwerk dat u zou willen gebruiken? Het is verplicht om  een eventuele aankondiging van uw concurrentiegerichte dialoog op TenderNed te publiceren.

Vergoeding deelnemers

U vraagt de geselecteerde partijen om mee te denken over de beste oplossing. Dit vraagt veel tijd en inspanning. Ga daarom ook bewust om met het uitvragen van verschillende zaken, met het oog op de inspanning en kosten. De deelnemende partijen aan de dialoog krijgen vaak een vergoeding voor hun bijdrage omdat dit leidt tot betere inschrijvingen. Maak een inschatting van de tijd die bedrijven kwijt zullen zijn en van hun kosten per uur en maak vervolgens een inschatting wat redelijk is om hiervan te vergoeden. Hoe meer u vergoedt hoe meer tijd geselecteerde partijen zullen besteden aan hun inschrijving. Is de vergoeding te ruimhartig, dan loopt u het risico dat partijen mee doen met de aanbesteding voor deze vergoeding alleen.

Het kan verstandig zijn om ondernemers te raadplegen over de uitvraag die u in de markt wil zetten en  de concurrentiegerichte dialoog die u wilt organiseren. Een concept van de leidraad (zie stap 5) kan daarvoor een goed uitgangspunt zijn.

Een marktconsultatie kan bedrijven ook in de gelegenheid stellen om partners te vinden om gezamenlijk een deel te nemen aan de dialoog . Dit is vooral interessant als de opdracht facetten heeft waar verschillende organisaties bij passen. Door de marktconsultatie krijgen kleinere partijen de kans om samen te werken om een gezamenlijke inschrijving te doen.

Wilt u de vorming van een consortium bevorderen? Ruim daar dan een deel van het programma voor in. Geef deelnemers de gelegenheid om te vertellen wat ze doen en om met elkaar te netwerken.

De leidraad van de concurrentiegerichte dialoog is een document dat het volgende beschrijft:

• De verwachte resultaten. Deze worden meestal functioneel gespecificeerd. De kritieke succesfactoren, de scope en de behoefte-analyse kunnen het uitgangspunt vormen.
• De selectie- en gunningscriteria.
• De inrichting van het proces: het aantal partijen waarmee de dialoog wordt aangegaan,  de planning en hoe en wanneer documenten worden ingediend.
• Randvoorwaarden, zoals: intellectueel eigendom en vergoeding voor deelnemende partijen

Tijdens de dialoog kan de leidraad worden aangevuld met nadere informatie. Het gaat dan wel altijd om een nadere invulling of uitleg van de leidraad. Een aanpassing mag dus niet tegen de leidraad ingaan. Als de leidraad definitief is, wordt deze samen met de aankondiging gepubliceerd op TenderNed.

U selecteert de beste partijen uit de aanmeldingen die u heeft ontvangen op basis van de selectiecriteria, die u vooraf in de leidraad heeft beschreven. Waarop u selecteert, is sterk afhankelijk van de opdracht die u wilt plaatsen.

Bent u op zoek bent naar innovatie? Dan is het verstandig zijn geen al te hoge barrières op te werpen voor deelname. Tegelijkertijd wegen de omvang en het belang van de opdracht natuurlijk ook mee. Bij een grote opdracht of een opdracht die cruciaal is voor het opereren van uw eigen organisatie, ligt het voor de hand om hogere eisen te stellen aan de partijen die deel kunnen nemen.

Volledigheid en geschiktheid

Toets de aanmeldingen op volledigheid. Zijn alle stukken aanwezig? Zijn ze op tijd ingediend? Voldoet de indiener aan de eisen zoals gesteld in de leidraad? Maak vooraf een checklist maken van de punten waarop u toetst. In principe valt een aanbieder af als zijn aanmelding niet volledig is, of zijn organisatie niet geschikt.

Aantal deelnemende marktpartijen

Het minimum aantal te selecteren marktpartijen is 3. Is er sprake van een innovatief project, dan kan het ook interessant zijn om meer partijen te selecteren om zo ideeën uit meerdere invalshoeken te ontvangen.

De dialoog is een optimalisatieproces. Het doel van de dialoog is om uw vraag zo te formuleren dat u de beste oplossing aangeboden krijgt voor de functionele specificatie uit de leidraad. En voor ondernemers om uw organisatie te leren kennen en het probleem te doorgronden waarvoor een oplossing wordt gezocht. De dialoog maakt het mogelijk om u in te leven in de situatie van de markt, zonder uw eigen belang uit het oog te verliezen. Welke  aanpassingen van  de specificaties zijn bijvoorbeeld gewenst om nog meer ruimte te bieden voor een mogelijke innovatieve oplossing? Let op dat u de opdracht niet wezenlijk wijzigt en houd steeds het einddoel in gedachten.

Spelregels

• U voert vertrouwelijke gesprekken met ondernemers. Deze kunnen daarin vrijuit spreken over de potentiële oplossing die ze in gedachten hebben.
• Aanbieders mogen geen kennis nemen van de vertrouwelijke oplossingen die hun concurrenten in de dialoog bespreken.
• Alle aanbieders krijgen dezelfde kansen en dus ook dezelfde informatie, behalve als het om vertrouwelijke informatie gaat van mede-aanbieders. Om voor gelijke kansen te zorgen, kunt u werken met een agenda van bespreekpunten die voor alle gesprekken gelijk is.
• Een ondernemer kan een vertrouwelijke vraag stellen. Het antwoord hierop wordt niet gedeeld met alle partijen.
• Het is mogelijk om tijdens de dialoogfase partijen te laten afvallen. U doet dit door tussenresultaten te laten beoordelen door de beoordelingscommissie. Dat kan bijvoorbeeld een projectvisie, een plan van aanpak of een eerste ontwerp zijn. De criteria en de manier van beoordelen zijn van tevoren vastgelegd in de leidraad.

Tips

• Begin de dialoog met een startbijeenkomst, waarbij u alle aanbieders tegelijk informeert.
• Het is verstandig om van tevoren af te spreken hoeveel gesprekken er (maximaal) zullen zijn.

Contractdocumenten aanpassen

Op basis van de dialoog wilt u wellicht uw contractdocumenten aanpassen. Resulteert een vertrouwelijk idee in een aanpassing van de contractdocumenten? Bijvoorbeeld om ruimte te laten voor een bepaalde oplossing? Dan moet dat zo worden gedaan dat het idee zelf niet prijsgegeven wordt. Neem bij aanpassingen van de contractdocumenten een vlot besluit. Dit is in het belang van uw eigen organisatie. Let ook op dat er geen sprake is van een wezenlijke wijziging.

Aan het eind van de dialoogfase publiceert u de definitieve uitvraag en bij behorende contractdocumenten. Alle aanvullingen en nadere detaillering hebben nu plaatsgevonden. U nodigt de overgebleven partijen uit om een aanbieding te doen.

De gunning moet plaatsvinden op basis van Beste PKV (beste prijs-kwaliteitverhouding). Verder verschilt de gunning niet wezenlijk van andere aanbestedingsvormen. Een beoordelingscommissie beoordeelt de ingediende voorstellen. De beoordelingsprocedure en de beoordelingscriteria zijn vooraf beschreven in de leidraad. De beoordeling heeft tot doel om het beste voorstel te selecteren. Geef een gedegen argumentatie van de motivatie achter de beoordeling. Bedenk dat alle partijen veel tijd in de aanbieding hebben gestoken.

Verstuur de mededeling tot gunning met daarin voor de afgewezen partijen voldoende duidelijk waarom ze afgewezen zijn. Publiceer op TenderNed na de opschortende termijn aan wie gegund is.

Tijdens de concurrentiegerichte dialoog is heel veel kennis opgebouwd in de eigen organisatie. Zorg ervoor dat u deze kennis behoudt. Dit kan door de kennis goed vast te leggen, over te dragen, of – en dat is vaak nog beter – door mensen uit het projectteam betrokken te houden bij de uitvoering van de opdracht.