Vlaamse overheid ontwikkelde integrale, circulaire aanpak voor kantoormeubilair

Praktijkvoorbeeld circulair kantoormeubilair

De Vlaamse facilitaire diensten willen in het kader van circulariteit meubilair hergebruiken in plaats van weggooien. Daarom zette haar inkoopcentrale een overheidsopdracht uit in de vorm van een mededingingsprocedure met onderhandeling. De winnaar van de opdracht, Nearly New Office Furniture (NNOF), wordt eigenaar van het meubilair, knapt het op én verkoopt het.

Bijzonder

Vlaamse overheidsorganisaties die bij hun verhuizing meubilair overdragen aan NNOF, krijgen hier credits voor. Deze kunnen ze in de webshop van NNOF aan opgeknapt meubilair uitgeven.

Geleerde lessen

• ‘Door de tijd te nemen voor de onderhandelingen, wederzijds begrip en een constructieve houding, ontstaat er voor beide partijen het beste resultaat.’
• ‘Door alleen de noodzakelijke, minimale eisen voorop te stellen, laat je ruimte voor creatieve input van marktpartijen en maak je de uitvraag voor hen aantrekkelijker. Een goede manier om meer partijen aan te trekken, vooral als je in een niche handelt.’
• ‘We hebben bij dit project voor de financiële stromen een creditsysteem opgezet. Dankzij dit nieuwe businessmodel ontstaat een win-winsituatie voor NNOF en de facilitaire diensten.’

Bij verhuizingen en herinrichtingen van Vlaamse overheidsorganisaties verdween tot voor kort veel meubilair bij het afval. ‘Slechts een deel verhuisde mee’, vertelt Carl Vranken, facilitair inkoopmanager bij de Vlaamse facilitaire diensten. ‘Een nieuw kantoor betekende vaak ook nieuwe meubels. Zonde van de weggegooide meubels – en van het geld! We zochten naar een duurzamere, circulaire oplossing en vonden deze in refurbishment: het opknappen van afgedankt meubilair.’

De uitdaging: minder afgedankt meubilair

‘Als inkoopcentrale wilden we in zee met een onderneming die ons op alle vlakken helpt’, vertelt Alexander Lemmens, jurist bij de Vlaamse facilitaire diensten. ‘Dat betekent het verhuizen, opslaan, opknappen én doorverkopen van afgedankt meubilair. Het raamcontract wat we hiervoor opstelden, wilden we voor potentiële inschrijvers zo aantrekkelijk mogelijk maken. Maar dat was nog niet zo eenvoudig. Bij het plaatsen van een raamovereenkomst kunnen we nooit precies zeggen hoeveel opdrachten eraan komen en om hoeveel meubels het daarbij gaat.’ Wat wél mogelijk was? ‘De kans op afname van onze diensten vergroten. Daarom lieten we niet alleen de projecten van grote overheidsorganisaties onder het raamcontract vallen, maar ook die van kleinere overheden en lokale besturen.’

De aanpak: openheid en communicatie

De facilitaire diensten stelden een aanbesteding op volgens een mededingingsprocedure met onderhandeling. Hierbij kunnen partijen uit de hele Europese Unie zich kandidaat stellen. ‘Omdat we ons met dit raamcontract in een niche bevonden, was een concurrentiestrijd niet echt mogelijk’, zegt Lemmens. ‘Om het beperkte aantal geschikte marktpartijen toch uit te dagen, gaven we de procedure heel flexibel vorm. Met minimale eisen en veel ruimte voor creatieve ideeën. Ook zetten we de duur van het contract op negen jaar. Zo was er tijd om de samenwerking goed op te zetten en voor bedrijven tijd om investeringen terug te verdienen. Dit alles maakt het interessanter voor bedrijven om te investeren en is een goede manier om meer partijen aan te trekken.’

Na bekendmaking van de opdracht toonden vier partijen interesse en schreven zich in voor een informatiesessie. ‘Vervolgens trokken drie partijen zich terug’, vertelt Lemmens. ‘Zij konden aan de omvang van de vraag geen invulling geven’. Alleen Nearly New Office Furniture (NNOF) stelde zich kandidaat. ‘Met hen zijn we in de tweede stap van de aanbestedingsprocedure om de tafel gegaan voor concrete invulling van het contract. Aan het bereiken van overeenstemming ging nog veel overleg en onderhandeling vooraf – veel meer dan bij een gemiddeld inkoopdossier. Maar daardoor ontstond ook wederzijds begrip en een constructieve houding, wat goed voor het eindresultaat bleek.’

Nieuw businessmodel

‘Voor het contract moesten we levertijden en processen vaststellen’, zegt Lemmens. ‘Ook namen we ruim de tijd om over de prijzen te onderhandelen. Want met NNOF als enige kandidaat, moesten we hier duidelijke afspraken over maken. Wij wilden uiteraard de best mogelijke prijs voor ons – en zij voor zichzelf. Daar ging wat tijd in zitten maar we zijn tot afspraken gekomen die beide partijen tevredenstellen.’ Een andere belangrijke vraag van het overleg ging over wat te doen met het afgedankte meubilair. Dat bracht voor beide partijen uitdagingen met zich mee. Lemmens: ‘NNOF wilde voor het opslaan en opknappen zorgen, maar ook zeker zijn van een afzetmarkt. En wij als overheid mogen niet zomaar meubilair doneren of geld verdienen aan doorverkoop. Daar moesten we een businessmodel voor ontwikkelen. Door hier samen over na te denken, zijn we tot een mooie oplossing gekomen.’

Ook wilden beide partijen weten welke impact refurbishment op het milieu heeft. Vranken: ‘Het is niet zo dat we geen ecologische voetafdruk meer hebben. Ook bij het vernieuwen van gebruikt meubilair wordt materiaal gebruikt. Denk aan lijm, nieuwe wieltjes en nieuwe stoffen bekleding. Onder de streep wil je weten hoeveel effect je circulaire inspanningen hebben. Er moest een apart systeem komen om dat effect te achterhalen.’

Het resultaat: opgeknapte meubels en heldere inzichten

‘Dankzij de vele gesprekken en goede samenwerking met NNOF zijn we voor al onze uitdagingen tot mooie oplossingen gekomen’, zegt Vranken. Ook Lemmens is tevreden over de samenwerking met NNOF. ‘NNOF wordt eigenaar van het meubilair, dus zij kiezen zelf aan wie ze de meubels verkopen in hun speciaal voor dit project ontwikkelde webshop. Die meubels hoeven niet per se verkocht te worden aan overheidsorganisaties.’

Ook voor de financiële stromen vonden de partijen een oplossing. ‘De Vlaamse overheid kan geen geld ontvangen voor de meubels die ze aan NNOF levert’, benadrukt Lemmens. ‘Daarom hebben we een creditsysteem opgezet. Overheidsorganisaties ontvangen credits voor meubels waarmee ze in de webshop van NNOF refurbished meubilair kunnen kopen. Dat hoeven niet per se hun eigen opgeknapte meubels te zijn, maar ook die van ándere organisaties. Dat vergroot de kans iets te vinden dat past bij hun nieuwe kantoor.’

Praktische tool

De samenwerking met NNOF zorgt ervoor dat de Vlaamse overheid CO2-uitstoot bespaart. Maar hoeveel? Om hier zicht op te krijgen, ontwikkelde NNOF samen met een gespecialiseerd bureau een ‘levenscyclus-analysetool’. Lemmens: ‘Hiermee breng je de levenscyclus van meubilair in kaart en je berekent hoeveel CO2-uitstoot je bespaart door meubilair op te knappen. De tool neemt ook mee dat NNOF groene stroom gebruikt en een duurzaam transportwagenpark heeft. ‘Alleen in 2021 kregen al 3.300 meubels dankzij dit raamcontract een tweede leven en is er 300 ton CO2 uitgespaard!’ aldus Lemmens. 

Vranken spreekt van ‘een samenwerking met een mooie toekomst’. Zeker als organisaties na de coronapandemie weer meer investeren. ‘De vraag naar refurbished meubilair zal groeien, vanwege de grotere behoefte naar thuis- en flexibel werken.’ Ook verwacht Vranken dat veel organisaties gecharmeerd zijn van de levens-cyclusanalysetool. ‘Je krijgt daarmee een heldere kijk op je inventaris en de hoeveelheid CO2-uitstoot die je bespaart. Zo krijg je mooi meubilair én mooie inzichten.’