Twee-fasen-contract past perfect bij de circulaire ambities van It Swettehûs

Praktijkvoorbeeld It Swettehûs

De provincie Friesland besteedde de bouw van een brugbedieningscentrale aan, met hoge circulaire ambities; één van de meest circulaire gebouwen van Nederland. Om de risico’s die hierbij horen eerlijker over opdrachtgever en -nemer te verdelen, koos de provincie voor een twee-fasen-contract met de aannemer.

Bijzonder

Normaal gesproken maakt een opdrachtnemer eerst een ontwerp en kiest daar vervolgens materialen bij. Bij It Swettehûs project verliep dit proces andersom. Eerst verzamelde de opdrachtnemer circulaire materialen, om aan de hand daarvan een ontwerp te maken.

Geleerde lessen en tips

• Met een twee-fasen-contract verdeel je de risico’s goed over opdrachtgever en -nemer. Dat werkt goed als je hoge circulariteitsambities hebt.
• Met een kansenkaart kun je de markt helder laten zien wat mogelijk is op circulair vlak én toetsen hoe proactief marktpartijen zijn.
• Bij een EBM-contract moet je vooraf onderhoudsprijzen vaststellen. Die zijn bij circulaire materialen lastig om precies in te schatten, maar er is wel een minimum- en een maximumprijs. Achterhaal wat die bandbreedte is en geef marktpartijen een budgetplafond.

De watersport en beroepsvaart in Friesland optimaal bedienen. Met dat doel besloot de provincie in 2015 tot de bouw van It Swettehûs: een centrale waar straks 20 brugbedienaars 40 provinciale bruggen op afstand bedienen. Het gebouw zal ook als uitvalsbasis dienen voor (vaarweg)beheer, Nautische Zaken en de Technische Dienst. ‘Ons bestuur wilde dat It Swettehûs een circulair icoon zou worden, passend bij de ambitie om de meest aantrekkelijke ontwikkelregio op het gebied van circulaire economie te worden’, vertelt Trienke Lantinga, projectmanager bij de provincie. ‘De aannemer moest bijvoorbeeld werken met hergebruikte meerpalen voor de draagconstructie, damwanden uit een vorig provinciaal project en hergebruikte koelcelpanelen als gevelelementen.’

Circulariteit definiëren

In het voortraject van de aanbesteding schakelde de provincie de hulp in van bouwadviseur Draaijer+Partners en adviesbureau OPPS. ‘Samen stelden we een ambitiedocument en een programma van eisen op’, vertelt Lantinga. ”Ook organiseerden we sessies met gebruikers en experts om onze ambities naar SMART-doelstellingen te vertalen. We wilden circulariteit daarbij zo goed mogelijk definiëren en meetbaar maken. Alleen zo zouden we kunnen bewijzen dat het gebouw de status van circulair icoon echt verdiende.’

Hoge eisen aan kwaliteit en functionaliteit

‘Het draaide bij die ambities overigens niet alleen om circulariteit’, zegt Simon Zijlstra, adviseur bij OPPS. ”Het ging om een high-tech brugbedieningscentrale, dus er waren ook hoge eisen aan kwaliteit en functionaliteit. We zochten daarom een marktpartij die zowel op deze vlakken sterk was als op het gebied van circulariteit.’

Hybride oplossing

‘Bij grote ambities is samenwerking met de markt een voorwaarde’, aldus Zijlstra. ‘Dat begint al op dag 1 van je project, nog vóór de aanbesteding. Via een marktconsultatie kwam de provincie erachter dat marktpartijen de contractvorm die zij aanvankelijk op het oog had te risicovol vonden. ‘Dat was een UAV-GC Design & Build (D&B)-contract. Die overeenkomst maakt de opdrachtnemer verantwoordelijk voor ontwerp én uitvoering. Bij dit project, waarin de risico’s hoger zijn door de circulaire eisen, zagen marktpartijen die verantwoordelijkheid niet zitten.’ ‘Uiteindelijk kozen we daarom voor een hybride alternatief’, vertelt Lantinga. ‘Een twee-fasen-contract.'

Twee-fasen-contract

Eerst is er de bouwteamfase: opdrachtnemer en opdrachtgever maken daarin samen een ontwerp. Is iedereen tevreden en het ontwerp definitief? Dan start de uitvoeringsfase, waarin de verantwoordelijkheid van opdrachtgever naar opdrachtnemer verschuift. Die is pas vanaf dat moment verantwoordelijk voor de risico’s die bij circulariteit horen.’ Binnen het twee-fasen-contract volgt de eerste fase de vorm van de bouwteamovereenkomst en de tweede die van het Engineer, Build & Maintain (EBM)-contract op basis van de UAV-GC’, aldus Lantinga.

Omgekeerd ontwerpproces

Twee consortia schreven zich in voor de aanbesteding. Bouwgroep Dijkstra Draisma, de uiteindelijke winnaar, hoefde geen schetsontwerp of uitgebreide technische uiteenzettingen in te dienen. ‘In onze offerte-aanvraag zat natuurlijk wel een programma van eisen’, zegt Lantinga. ‘Maar verder lag alles heel open. Wij wilden vooral weten hoe aannemers de samenwerking vorm wilden geven. Hoe help je ons met onze circulaire ambities en hoe ziet je team eruit?’ Ook vroeg de provincie naar een plan van aanpak om circulair-materiaalbronnen te signaleren en in het ontwerp te integreren. ‘Heel belangrijk voor dit project, omdat het een omgekeerd ontwerpproces kent’, legt Zijlstra uit. ‘De opdrachtnemer zoekt eerst geschikte gebruikte materialen en maakt op basis daarvan een ontwerp.’

Kansenkaart 

Om opdrachtnemers bij die zoektocht te helpen, voegde de provincie een ‘kansenkaart’ toe aan de uitvraag. ‘Hierin lieten wij als provincie aan de markt zien welke circulaire kansen wij in de omgeving zagen’, vertelt Lantinga. Bouwgroep Dijkstra Draisma bleek die hulp niet nodig te hebben. ‘Zij kwamen zelf met suggesties en toonden daarmee hun proactiviteit.’

Onderhoudsprijzen bepalen

‘Bouwgroep Dijkstra Draisma is de komende 10 jaar verantwoordelijk voor het onderhoud van It Swettehûs’, zegt Zijlstra. ‘Voor onderhoud maak je doorgaans pas prijsafspraken zodra je weet wat precies de materialen zijn die onderhoud nodig gaan hebben. Bij dit project moesten we die afspraken al maken voordat de materialen bekend waren, toen we nog in de bouwteamfase zaten. We losten dit op door voorlopige prijzen af te spreken, die later weer herzien konden worden.’

Effectieve krachtenbundeling

Deze oplossing vereist onderling vertrouwen en een goede samenwerking tussen opdrachtgever en -nemer, aldus Zijlstra. ‘En die goede samenwerking kreeg een extra impuls dankzij ons hybride contract. Doorgaans maakt de opdrachtnemer een ontwerp en informeert hij de opdrachtgever over ontwerpkeuzes. In ons project maakten we sámen ontwerpkeuzes. Die gezamenlijke aanpak was er in de eerste fase van het contract en blijft intact in de tweede fase, ook al veranderden toen de contractvoorwaarden en verantwoordelijkheden. Deze contractvorm bleek ideaal voor een effectieve krachtenbundeling.’

'Ook ervaring delen draagt bij aan circulariteit'

Bouwgroep Dijkstra Draisma won de aanbesteding voor de bouw van It Swettehûs. Johannes Klimstra, Productontwikkelaar Energietransitie bij het bouwbedrijf, vertelt hoe hij de aanbesteding ervaren heeft. ‘Dit leek ons direct een mooi en innovatief project, maar wel één met een hoog risicoprofiel. Dus maakten we een eigen risicoanalyse. We stelden de provincie tijdens de marktconsultatie al voor om de ontwerpfase in een bouwteamvorm te doen, met duidelijke spelregels. Dat bood zowel de provincie als ons een escape voor het geval we er toch niet uitkwamen. Wel zo handig, want we wisten niet welke risico’s we tegen zouden komen. Dus zeiden we: laten we het traject opknippen.’

Sleutelfiguren spreken

‘Onderdeel van de aanbesteding was een interview met de provincie. Over waar wij voor staan en wat onze ideeën over circulariteit zijn. Heel verfrissend en fijn: we konden in dat gesprek mooi toelichten wat we kunnen en welke ervaring we hebben. Conform de eis van de provincie werden onze deelnemers aan dat gesprek de project- en ontwerpleider. Dankzij het twee-fasen-contract leerden de provincie en wij elkaar goed kennen, inclusief elkaars belangen. En liepen we ergens tegenaan? Dan konden we dat altijd bespreken.’

Volop de tijd nemen

‘Bij circulair bouwen hoort een grote zoektocht naar hergebruikte materialen; naar de precieze betekenis van circulariteit; naar een methode om te toetsen of het gevonden materiaal aan alle wettelijke eisen en regels voldoet; en naar de beste manier om circulariteit te meten. Voor deze zoektocht namen we in de eerste fase meer tijd dan er volgens de oorspronkelijke planning van de opdrachtgever beschikbaar was. Dat was met een gebruikelijkere UAV-GC-contractvorm lastiger geweest: dan had de provincie in de uitvraag al moeten stellen hoe bijvoorbeeld die meting plaats zou vinden.’

‘De twee-fasen-aanpak was nieuw voor ons, maar een positieve ervaring. En die ervaring delen we graag met andere partijen. Daardoor hoeven zij het wiel niet opnieuw uit te vinden en komen circulaire projecten makkelijker van de grond. Ook zo dragen we bij aan circulariteit.’

Meer weten?

Bezoek dan de websites van de provincie Friesland en die van Bouwgroep Dijkstra Draisma. Daar vind je nog veel meer informatie over waarom dit een circulair iconisch project is.    

Ook aan de slag met circulair inkopen?
Dossier: Circulariteit (inclusief biobased)
Website: ikwilcirculairinkopen.nl