Checklist inkoop sociaal domein

Gemeenten zijn verantwoordelijk voor het sociale domein in hun gemeente. Het kader hiervoor is vastgelegd in wetgeving (Wmo en Jeugdwet). Ook bent u gebonden Algemene Maatregel van Bestuur Reële prijs Wmo 2015. Naast wet- en regelgeving kan een gemeente eigen organisatiedoelen vastleggen.

Een goede voorbereiding is het halve werk! Het is belangrijk dat u vroegtijdig informatie verzameld en het gesprek intern aangaat. Stel dan ook een multidisciplinair team samen en doe een behoefteanalyse. Beide ingrediënten voor een goed georganiseerde aanbesteding.

Keuzes die u heeft gemaakt in uw beleid kunnen ervoor zorgen dat u niet elk instrument meer kunt inzetten. U kunt kiezen uit: inbesteden, aanbesteden, subsidie en Open House.

U wilt inspelen op veranderende omstandigheden en dus flexibel blijven. De zorg en ondersteuning die u levert is namelijk continu in beweging. U kunt voor, tijdens en na de aanbesteding op diverse manieren flexibiliteit inbouwen.

Stel de opdrachtwaarde en omvang vast. De geschatte opdrachtwaarde bepaalt namelijk of u Europees moet aanbesteden of dat u een nationale procedure kunt volgen.

Wanneer u sociale en andere specifieke diensten (SAS-diensten) boven de drempel aanbesteedt, kunt u naast één van de reguliere Europese aanbestedingsprocedures ook kiezen voor een vereenvoudigde (grotendeels door uzelf ingerichte) aanbestedingsprocedure voor sociale en andere specifieke diensten (SAS-procedure).

Wees als gemeente alert op het opnemen van privacygevoelige informatie in uw aanbestedingsdocumenten. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het ter beschikking stellen van informatie over de omzetcijfers, maar ook bij andere (tot de persoon herleidbare) gegevens in aanbestedingsdocumenten. Denk daarbij aan gegevens van burgers (binnen het sociaal domein), maar ook van eigen medewerkers. Beoordeel of het noodzakelijk is om de betreffende informatie op deze wijze ter beschikking te stellen.

Samenwerken met de markt of met collega gemeenten kan voordeling zijn. De markt kan meehelpen om de oplossing voor uw vraag te vinden en inzicht te verkrijgen in de marktstructuren en prijzen. Bij samenwerking met collega gemeenten deelt u expertise en capaciteit en bereikt u kostenbesparing door lagere inkooprijzen.

Het is van belang om vooraf goed over de looptijd van het contract na te denken. Wilt u een eenmalige kortdurende opdracht of een opdracht voor bepaalde tijd?

Bij de inkoop van zorg en ondersteuning maakt u met de leverancier afspraken over de financiële vergoeding voor producten of diensten. Er zijn verschillende manieren van bekostigen.

U bent verantwoordelijk voor het opstellen en managen van de contracten. U bepaalt samen met de aanbieders/instellingen hoe zij het beoogde resultaat gaan behalen. Na afronding van een uitgevoerde opdracht toetst u of de cliënt tevreden is met het resultaat en houdt u de geleverde prestaties van de opdrachtnemers bij.