Terugblik op de Inspiratie en Doe-dag voor de proeftuinen Maatwerk voor Mensen

De proeftuinen zijn in het kader van de nieuwe social return aanpak Maatwerk voor Mensen. De nieuwe werkwijze biedt ruimte voor meer maatwerk: social return is niet langer een standaard checklist, maar een doel dat je als opdrachtgever en opdrachtnemer gezamenlijk bepaalt en uitvoert. In de doorontwikkeling wordt gekeken hoe de Social return impact vergroot kan worden. Elke proeftuin bevindt zich in een andere fase: het gaat om toepassing in nieuwe aanbestedingen, het opzoeken van de ruimte binnen lopende (raam)contracten en het meekrijgen van interne stakeholders.

Wat is een proeftuin?

De proeftuinen zijn een werkwijze waarbij voor, tijdens of na een aanbestedingstraject geëxperimenteerd kan worden met social return. De proeftuinen maken een vormvrije invulling mogelijk, waarbij uiteraard wel de nodige uitgangspunten, hulp en ondersteuning wordt geboden. Op deze manier kan onderzocht worden op welke manier inkoop zo veel mogelijk sociale impact kan hebben, en bijvoorbeeld kan bijdragen aan de Banenafspraak. Van de opbrengsten van de proeftuinen leert de hele rijksoverheid, en zo draagt het bij aan de doorontwikkeling van social return.

Proeftuinen op maatwerkvoormensen.nl

Hoe vindt de doorontwikkeling plaats?

Binnen de rijksoverheid is het adviesteam Social return opgericht. Vanuit hier is een leerformule opgestart waar verschillende vormen van ondersteuning worden aangeboden: 1 op 1 begeleiding, ontwikkeling van handvatten, oprichting van een netwerk, Doe-sessies en een social return scan. Naast de leerformule worden ook netwerkbijeenkomsten georganiseerd waar inkoop en HR samen komen en wordt een online platform opgericht.

Lessen vanuit de proeftuinen

Tijdens de Doe-dag kwamen betrokkenen en geïnteresseerden van de huidige proeftuinen bij elkaar om ervaringen en tips uit te wisselen. Opdrachtgevers, inkopers, contractmanagers, categoriemanagers en HR adviseurs deelden inzichten en knelpunten met elkaar. Zo is gekeken op welke manier social return in vrije vorm uitgevraagd kan worden waarbij bestekteksten onder de loep zijn genomen. Ook is gekeken op welke manier in lopende contracten de ruimte voor meer sociale gebruikt kan worden. Er zijn handvatten gedeeld voor het beïnvloeden van interne stakeholders en voor het organiseren van dialoogsessies met leveranciers om zo potentieel boven te halen. 

Inzichten en uitdagingen bij proeftuinen

Hoe zet u een proeftuin Maatwerk voor Mensen op? Enkele belangrijke inzichten en uitdagingen op een rij.

Proeftuin met nieuwe aanbesteding: waarmee kunt u experimenteren?

• Maak van tevoren afspraken over het proces in plaats van direct te focussen op de inhoud;
• Bedenk dat als social return opgenomen is in een bestektekst, het dan nog niet voor iedereen helder is wat het precies voor jouw situatie inhoudt;
• Vraag social return open uit, en beoordeel het Plan van Aanpak op realisme (is het realistisch dat het ook in de praktijk gebracht kan worden) en impact (in hoeverre draagt het voorstel bij aan duurzame inzet van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt);
• Vraag in het Plan van Aanpak niet alleen naar de vorm maar ook naar de wensen van de leveranciers ten aanzien van uw rol als interne klant/ opdrachtgever;
• Maak deze tweezijdige afspraken onderdeel van de contractafspraken en het contractmanagement.

Proeftuin met een lopende opdracht: hoe kunt u er meer sociale impact uit halen?

• Begin met de belangrijkste randvoorwaarde: zorg dat de basis op orde is. Loopt het contract goed? Zijn alle partijen tevreden? Neem dan de ruimte om te experimenteren:
• Maak gebruik van het ondernemerschap van de leverancier: met welke ideeën komen zij zelf?
• Neem uw opdrachtgeversrol serieus: wat kunt u zelf doen?
• Zorg dat het eigenaarschap verdeeld is tussen opdrachtgever en opdrachtnemer;
• Bedenk dat de social return verplichting op verschillende manieren ingevuld kan worden: bij de leverancier, bij meerdere leveranciers die in co-creatie samenwerken, vanuit een gedeelde rol bij Rijk en leverancier(s) en indirect, namelijk door middel van sociale activiteiten (bijvoorbeeld een sociale onderaannemer);

“De leverancier wil wel, maar wij zijn zelf de bottleneck in de uitvoering van social return”

Interne organisatie: inzicht in het veld van betrokkenen en interne alignement van de stakeholders 

• Begin met het identificeren van de stakeholders. Kijk wie u écht nodig hebt en wat hun houding is, u hoeft niet iedereen mee te hebben. Doordat u collega’s spreekt vanuit diverse hoeken, bent u al bezig met stakeholdermanagement;
• Leg verantwoordelijkheden waar ze horen, en zoek hulp wanneer nodig. U hoeft niet alle ballen zelf in de lucht te houden;
• Zorg dat u een aantal escalatielijnen hebt die voorstander van social return zijn (bijvoorbeeld op hoger niveau of het adviesteam);
• Gewoon doen, dat wil zeggen, een strategie waarbij u gaat doen en proberen, en afwacht welke reactie er komt. Zonder te veel willen afstemmen/akkoord willen halen.

Samenwerking met de leverancier: op zoek naar het potentieel en dialoog voeren

• In de voorbereiding kunt u deskresearch doen, kijken bij andere inkopende organisaties en/of een (digitale) marktconsultatie organiseren.
• In de aanbesteding kunt u proberen zoveel mogelijk functioneel te specificeren (timmer niet teveel dicht), vraag een Plan van Aanpak uit en/of organiseer een inspiratiesessie social return voor inschrijvers.
• In de contractfase ga je in dialoog met de leverancier(s) rondom de verdere invulling, kun je een leveranciersmiddag rondom social return organiseren, en natuurlijk de naleving monitoren.

Tijdens de Doedag is aan deelnemers een Inspiratieboek uitgedeeld waarmee zij verder aan de slag kunnen.

Meer informatie

Meer informatie over de nieuwe social return aanpak van de Rijksoverheid is te raadplegen op de websites van Maatwerk voor Mensen en PIANOo.
Social Return bij de Rijksoverheid
Maatwerk voor Mensen op maatwerkvoormensen.nl

Bij vragen over proeftuinen of het aanmelden van projecten en/of inkooptraject voor een proeftuin neem contact op met het Adviesteam Social Return Rijk via @email.