Hoe stimuleer ik innovatiegericht inkopen in algemene zin?

Over het monitoren en evalueren van innovatiegericht inkopen is het rapport Mutual Learning Exercise: Monitoren en evalueren Innovatiegericht Inkopen beschikbaar (Engels/Topic report D).

Ook directie en bestuur tonen lef en zijn een voorbeeld voor de rest van de organisatie, door bijvoorbeeld geen strike kaders te stellen voor inkooptrajecten, risicobereid te zijn waar dit mogelijk is, bereid te zijn om te experimenteren in proeftuinen en door pilots en projecten aan te wijzen, waarin innovatiegericht wordt ingekocht.

Ook beleidsnota’s, (interne) handreikingen, actieplannen (bijvoorbeeld over duurzaamheid, circulariteit en maatschappelijk verantwoord inkopen), inkoopbeleid en een innovatieagenda kunnen innovatiegericht inkopen faciliteren. Maak in uw beleid ook een keuze voor een van de 3 strategieën voor de omgang met innovatiegericht inkopen die met de volgende vraag worden behandeld.

Overwegingen voor het management en bestuur

• Zorg voor een missie, visie en strategie
  Spreek af op welke terreinen de organisatie de komende jaren wil vernieuwen, bijvoorbeeld met een innovatieagenda. Stel uitdagende doelen aan het inkoopteam en contractmanagers en veranker de voornemens in beleidsnota's en overkoepelende inkoopplannen. Geef hierbij aan waarom innovatie nodig is en voor welke projecten dit zou kunnen gelden. Dit maakt het mogelijk om eenduidig aan de slag te gaan met innovatie. Het inkopen van innovaties loont als het voor meer dan één inkoop geldt.
• Zorg voor een logische organisatiestructuur
  Geef inkoop een strategische plek in de organisatie. Dat maakt het mogelijk om beleid en inkoop te verbinden en al in een vroeg stadium aandacht te besteden aan marktverkenning, behoeftebepaling en innovatiegericht inkopen.
• Zorg ervoor dat de organisatie open staat voor ontwikkelingen
  Laat partijen continue de vinger aan de pols houden bij de markt, in ieder geval voor onderwerpen die voor de organisatie belangrijk zijn. Veranker marktverkenning in het voortraject van in principe iedere aanbesteding. Ook ontwikkelingen en lessen van andere organisaties kunnen waardevol zijn.
• Zorg voor een passende organisatiecultuur
  Om de cultuur dienen innovatie inkoop en behoeftes te worden gestimuleerd, ook door de directie en bestuur. Waardeer ook kleine ideeën, ondersteun kansrijke innovatieve ideeën en stimuleer tot anders kijken en denken.

Overwegingen voor organisatieprocessen

• Creëer communicatiekanalen om de innovatiebehoefte te signaleren in de organisatie
  Omdat inkopers vaak met veel verschillende afdelingen in gesprek zijn, kunnen zij de eersten zijn die een afdelingsoverstijgende innovatiebehoefte van de eigen organisatie kunnen signaleren. Dit kan vervolgens opgenomen worden in het inkoopbeleid en inkoopstrategieën.
• Maak intern reclame over succesvolle voorbeelden uit de eigen praktijk
• Ontwikkeling van het inkoopproces
  Zonder een professioneel inkoopproces vallen innovatieve leveranciers buiten de boot en wordt kwaliteit vaak niet gehonoreerd.
• Tolereer als directie een langer inkooptraject en wees bereid risico's te accepteren
  Om dit hanteerbaar te maken, verdient het aanbeveling om bijvoorbeeld een fonds in te stellen voor nadelige effecten op de korte termijn.
• Bij het sluiten van een contract voor een innovatieve oplossing, is het extra belangrijk om naar de inkoopvoorwaarden te kijken. Zaken als intellectueel eigendom en risicoverdeling verdienen speciale aandacht.
• Bouw prikkels in (raam)contracten om ook op deze wijze leveranciers te stimuleren tot innovatie. Deel bijvoorbeeld de verkregen winst bij verbeteringen.
• Geef leveranciers de mogelijkheid om nieuwe concepten te testen in de praktijk, bijvoorbeeld door middel van een pilot of een proeftuin.

Relevante vragen:
Wat zijn aanleidingen en doelen om innovatiegericht in te kopen?
Wat zijn de voordelen van innovatiegericht inkopen?
Wat is een innovatieagenda?
Welke strategieën zijn er te onderscheiden voor innovatiegericht inkopen?