Gemeente Arnhem en aannemer Roelofs werken in een bouwteam

“De herinrichting van de Blauwe Golven is een bijzonder project”, zegt Niek van Onna, contractspecialist bij de gemeente Arnhem. “We hebben te maken met een kunstwerk dat we in de oorspronkelijke staat willen terugbrengen. En de eisen daarvoor zijn heel specifiek. Het gaat om de juiste stenen in de juiste kleur die op een complexe manier gelegd moeten worden. Ook moeten we rekening houden met de wensen van de kunstenaar. Het kunstwerk is min of meer zijn ‘kindje’.”

Kiezen voor een bouwteam

Vooraf organiseerde de gemeente een contractkeuzesessie voor de herinrichting van het gebied aan de noordzijde van de Nelson Mandelabrug. Ze stelde vast de deskundigheid te missen om zelf een goed plan voor de uitvoering op te stellen. “Daarom wilden we in een vroeg stadium om de tafel zitten met een deskundige aannemer in een bouwteam”, zegt Huib Evers, senior inkoopadviseur bij bedrijfsvoeringsorganisatie De *Connectie (dat is een gemeenschappelijke regeling).“Bovendien is het goed dat de kunstenaar op vaste momenten bij het bouwteam aanhaakt zodat zijn ideeën ook goed doorleefd worden en in het uitvoeringsplan terecht kunnen komen.”

Wat is een bouwteam?

Een bouwteam is een vorm van een twee-fasen-contract. Bij twee fasen aanbesteden werken opdrachtgever en -nemer al in een vroeg stadium van een opgave gezamenlijk een project uit. Ze brengen specifieke kennis in en komen zo met elkaar tot slimme oplossingen. Daarmee ontstaat een beter doordacht plan voor de uitvoeringsfase van het project.

Niet-openbare procedure

Voor het bouwteam startte de gemeente Arnhem een niet-openbare procedure. “Op basis van enkele eisen, zoals het werken in een bouwteam, en selectiecriteria waarop inschrijvers punten konden verdienen, hebben we 5 geschikte partijen kunnen selecteren”, zegt Evers. “Vervolgens hebben we de inschrijvers een taakstellend budget van circa € 5 miljoen voorgelegd en gevraagd om een plan van aanpak te schrijven. Dat beoordeelden we vervolgens op aspecten, zoals hun visie op de samenwerking, hun visie op het project, het ontwerpproces en duurzaamheid.”

Informatie over scope en context

“Fijn was dat de gemeente een scope- en contextdocument met alle inschrijvers deelde”, zegt Peter Gelink, rayonmanager bij Roelofs, een van de inschrijvers. “In zo’n vroege fase van het project was nog veel onduidelijk, maar met dit document kregen we toch goede input over zaken zoals de doelstellingen, duurzaamheidsambities, projectrisico’s, de projectorganisatie van de gemeente en de ontwerpeisen. Daardoor konden wij ook een goed plan van aanpak schrijven.”

Peter Gelink, rayonmanager Roelofs: “In een vroeg stadium kregen we goede input van de gemeente. Daardoor konden wij ook een doordacht plan van aanpak schrijven.”

Start van het bouwteam

Het plan van Roelofs kreeg de hoogste score. . “Vanaf maart 2022 begon het werk in het bouwteam”, zegt Van Onna. “We trapten af met een projectstart-up om nader met elkaar kennis te maken en om door te nemen wat we met het bouwteam zouden gaan doen. Wat goed werkte was het maken van een gezamenlijk krantenartikel: wat willen we dat er in de krant staat na afronding van het project? Zo stelden we samen onze doelstelling scherp.”

Niek van Onna, contractspecialist : “We trapten het bouwteam af met een projectstart-up om nader kennis te maken. En om door te nemen wat we met het bouwteam zouden gaan doen.”

Elkaar leren kennen

“De samenwerking was hecht”, zegt André Withaar, projectleider bij Roelofs. “Elke dinsdag waren we aanwezig bij de gemeente. Niet alleen om allerlei aspecten van het plan af te stemmen, maar ook om elkaar beter te leren kennen. Zo weet je ook waar ieders belangen en uitdagingen zitten en hoe je elkaar daarin kunt helpen.”

Passen bij de organisatiecultuur

Het werken met bouwteams moet passen bij de cultuur van de opdrachtgever, stelt Van Onna. “Het gaat namelijk gepaard met de nodige onzekerheid. Van tevoren weet je immers niet hoe het project eruit komt te zien.” Evers beaamt dit. “Bovendien komt de uitvoeringsprijs niet tot stand in concurrentie maar in overleg met een opdrachtnemer.” Het komt daarom aan op vergaande transparantie in de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, benadrukt Gelink. “Als opdrachtnemer ben je helder over je eigen tarieven en samen weet je wat onderaannemers rekenen. Op basis daarvan maak je gezamenlijk keuzes.”

Schoolvoorbeeld voor een bouwteam

“Het project is complexer dan we aanvankelijk dachten”, blikt Withaar terug op de ontwerpfase. “Dat heeft ook te maken met de snel veranderende marktomstandigheden in 2022, waarbij kosten en levertijden zijn opgelopen. Maar juist doordat we samen in een bouwteam zaten, konden we daar goed op reageren. We werden steeds bevestigd in onze keuze voor deze aanpak.” Evers is het daarmee eens. “Dit is echt een schoolvoorbeeld om voor een bouwteam te kiezen. Hoewel we ook verbeterpunten zien. Zoals de aanbesteding starten met een bijeenkomst om uitleg te geven over onze aanpak en onze doelstelling.”

Herinrichting Blauwe Golven begonnen

In maart 2023 is de herinrichting van de Blauwe Golven begonnen. Roelofs kreeg het recht om als eerste een uitvoeringsaanbod te doen en kreeg van de gemeente de opdracht voor de realisatiefase.

Tips voor het werken met een bouwteam:

• Is er voor een project specifieke kennis nodig en heb je die als aanbestedende dienst niet in huis? Overweeg dan om te werken met een bouwteam.
• Het werken met een bouwteam moet passen bij je organisatiecultuur. Ben je bereid om een ontwerpplan te maken in samenwerking met een marktpartij?
• Ga ook na of je de geschikte mensen hebt om in een bouwteam te werken. Het vereist transparantie, een open blik naar de markt en de durf je kwetsbaar op te stellen.

Beter Aanbesteden

Een bouwteam draagt bij aan een goede dialoog en een nauwere samenwerking tussen opdrachtgever en -nemer, speerpunten van het programma Beter Aanbesteden. De partners van het programma brengen het werken in een bouwteam en de lessen en ervaringen van Arnhem daarom graag bij andere aanbestedende diensten onder de aandacht. Meer informatie en praktijkvoorbeelden over dit onderwerp: Bouwteam