Terugblik: Handvatten voor aanbesteding koffie

Inkopers gebruiken vooral objectieve criteria als duurzaamheid, prijs en kwaliteit in een aanbesteding koffie (en overige warme dranken). Zij vinden het vaak lastig om de juiste gunningscriteria te kiezen en subjectieve invloeden te minimaliseren, zoals bijvoorbeeld in smaaktesten.

Een leuk, maar ingewikkeld product

“Koffie is een leuk, maar ook ingewikkeld product om aan te besteden“, vertelt regiomanager Midden-Nederland Sander Bastianen, namens het programma Beter Aanbesteden. “Dat zit ‘m deels in de logistieke kant, maar vooral het criterium smaak maakt de inkoop van koffie ingewikkeld.” Volgens Bastianen is koffie voor organisaties een enorm belangrijk product, waar vrijwel iedereen elke dag gebruik van maakt. “Daarom moet het niet alleen voldoen aan objectieve en praktische criteria, maar ook door zoveel mogelijk collega’s en bezoekers lekker worden gevonden.”

Begin met een dataconsultatie

Wout Groeneveld, senior manager van Canon Benelux neemt, na de aftrap van Bastianen, het publiek mee in het belang van marktconsultaties met behulp van data. Groeneveld werkt al jaren aan een database met Europese aanbestedingen, ook op het gebied van koffie. Hij geeft het advies je goed op een aanbesteding voor te bereiden door de markt te consulteren. In het bijzonder kan een dataconsultatie nuttig zijn. Hiermee maken inkopers trends en ontwikkelingen in een markt inzichtelijk, waarna ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen in hun aanbesteding. Zo ook bij het aanbesteden van koffie. “Een dataconsultatie is geen doel op zich maar helpt inkopers, op basis van cijfers, bij het maken van keuzes”, zegt Groeneveld. Een dataconsultatie zorgt er volgens Groeneveld voor dat een aanbesteding beter aansluit bij de dynamiek op de markt. En het kost minder tijd voor zowel aanbestedende diensten als leveranciers, want je zet de beschikbare capaciteit aan beide kanten efficiënt in. Zo kunnen inkopers en bidmanagers hun schaarse tijd beter benutten.

Belangrijke gunningscriteria op basis van data

Afgelopen 10 jaar hebben in Nederland 57 partijen een gunning voor een aanbesteding koffie gewonnen. De data van Groeneveld over deze aanbestedingen laten zien dat het Plan van Aanpak, smaak en duurzaamheid belangrijke gunningscriteria zijn geweest. Dit laatste criterium duurzaamheid staat zelfs op de eerste plaats, omdat aanbestedende diensten milieu, klimaat en ketenverantwoordelijkheid steeds belangrijker vinden. De smaaktest staat op nummer 2, maar deze wordt steeds minder ingezet. Dat heeft vooral te maken met het subjectieve karakter. Tot slot weegt het criterium kwaliteit tegenwoordig aanzienlijk zwaarder dan prijs.

Minimaliseer subjectieve beïnvloedingen in smaaktest

Vervolgens neemt eigenaar Wim Vaessen van smaakexpertisebedrijf Essensor de deelnemers mee in het dilemma van de smaaktest. Aanbestedende diensten vinden het vaak lastig om een goede smaaktest uit te voeren. Er is een breed scala aan persoonlijke smaken, en daarnaast is koffie een product met veel variabelen, zoals branding, maalgraad, temperatuur en zetmethode. Verder speelt de psychologie in een smaaktest een niet te onderschatten rol, zo vertelt Vaessen.

De deelnemers van de marktoriëntatie beoordeelden ‘3 soorten’ koffie. Vaessen deelde aan het eind van de middag mee dat iedereen twee keer dezelfde koffie had gekregen, één keer in een blanco bekertje en één keer in een merkbekertje. Dezelfde koffie werd in het merkbekertje iets hoger beoordeeld. “Zintuigen zijn machtig mooi”, aldus Vaessen. “Maar ze kunnen je ook mooi voor de gek houden.”

Drie belangrijke tips van Vaessen om subjectieve beïnvloedingen in een smaaktest te minimaliseren:

• Maak tijdens een smaaktest alleen gebruik van proefexperts.
• Presenteer en serveer alle koffiesoorten op precies dezelfde manier om beïnvloeding te voorkomen.
• Laat de gebruiker eventueel na de gunning tijdens een verificatietest kiezen uit enkele blends.

Ontwikkelingen in de markt

Michel Goossen, Bid Director bij MAAS International BV kan zich goed vinden in bovengenoemde tips om subjectieve beïnvloedingen zo veel mogelijk uit te sluiten. Als aanbieder en lid van de Kenniskring Aanbesteden ziet hij duidelijke verschuivingen. Volgens Goossen heeft het hybride werken na de coronacrisis blijvend 20 procent van de professionele koffiemarkt afgesnoept. Die krimp leidt er volgens Goossen niet toe dat inkopers bezuinigen op koffie. Er wordt volgens hem wel meer op kwaliteit ingekocht. Zijn advies: “Houd het bij een aanbesteding koffie simpel, met een beperkt aantal gunningscriteria. Uiteindelijk is een aanbesteding niets meer dan van A naar Beter: wat heb ik, wat wil ik houden en wat wil ik verbeteren.”

Tot slot vertelt Bastianen het publiek dat je een aanbesteding koffie kan toevoegen aan het actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Door het aanvullen en onderhouden van de koffieautomaten als deelopdracht in de markt te zetten met de percelenregeling, draag je bij aan de social return doelstelling van het manifest MVOI. Het biedt kansen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.