Terugblik: Handvatten voor aanbesteding Bedrijfskleding

Moeilijk te doorgronden ketens en hoge eisen draagtest

Over 1 ding waren de aanbestedende diensten en leveranciers het tijdens de marktoriëntatie roerend eens: bedrijfskleding is een complexe productcategorie. Die complexiteit begint bij de kleding zélf: het wordt geproduceerd in een lange, moeilijk te doorgronden internationale keten met allerlei subleveranciers. Dit maakt het lastig om meetbaar zicht te houden op gestelde doelen met betrekking tot duurzaamheid, milieubeheer en eerlijke arbeidsomstandigheden. Tegelijkertijd stellen dragers van bedrijfskleding (terecht) hoge eisen aan comfort, veiligheid en uitstraling. Daardoor komt het duurzaamste kledingpakket regelmatig niet als beste uit de bus tijdens de draagtest. Handvatten voor het beter aanbesteden van bedrijfskleding zijn dus hard nodig om op beide fronten het beste resultaat te boeken.         

“Als aanbestedende dienst moet je ook los durven laten: de ontwikkelingen gaan razendsnel. De vraag is dan: hoe breng je dat onder in een aanbesteding en hoe ga je als inkopende partij mee in de flow van innovatie?” - Corien Beks, branchemanager Kleding & Textiel bij Modint

Aanbestedingen niet dichttimmeren: ga mee in de flow van innovatie

Branchemanager Kleding & Textiel Corien Beks en consultant Inkoop en Productie Miriam Geelhoed deelden tijdens de marktoriëntatie de visie van branchevereniging Modint. Modint vertegenwoordigt zo’n 40 ondernemingen die in Nederland bedrijfskleding verkopen. Beks: “Samenwerking tussen opdrachtgevers- en nemers is nodig om bovengenoemde dillema’s op te lossen. Wat je vooral niet moet doen, is je aanbesteding helemaal dichttimmeren. Daarmee beperk je jezelf en profiteer je niet van de snelle veranderingen in de sector. Natuurlijk moet de markt geprikkeld worden om te verduurzamen. Maar als aanbestedende dienst moet je ook los durven laten: de benodigde kennis om dat voor elkaar te krijgen is namelijk al beschikbaar op de markt, maar deze ontwikkelingen gaan razendsnel. De vraag is dan: hoe breng je dat onder in een aanbesteding en hoe ga je als inkopende partij mee in de flow van innovatie?”

Dialoog in een vroeg stadium: Programma van Eisen

De komende tijd komt er een kleine stortvloed aan Europese wet- en regelgeving aan én dit gaat ook impact hebben op de bedrijfskledingmarkt. Denk bijvoorbeeld aan de richtlijn Ecodesign for sustainable products, het Digitaal Product Paspoort of de richtlijn voor Green Claims and Textile labeling. Geelhoed: “Daar ligt de bedrijfskledingmarkt wel van wakker. Tegelijkertijd biedt dit ook belangrijke kansen. Het is ingewikkeld, want voor elke product heb je te maken met honderden actoren, ieder met hun eigen rol. Maar het begint bij hetgeen dat je uitvraagt: dit heeft wel degelijk invloed op het katoenveld en op de mensen die het maken. De herbruikbaarheid van de textiel, de repareerbaarheid, de inzet van gerecyclede content: het kan allemaal duurzamer als we er goede afspraken over maken. Inkopers zitten in dat geval aan de knoppen.” Geelhoed en Beks pleiten er dan ook voor dat aanbestedende dienst en leveranciers in een vroeg stadium de dialoog aangaan, om vervolgens te komen tot Programma’s van Eisen waarin rekening in wordt gehouden met de meest actuele marktkennis.

“De gemeente heeft de tenderkosten op zich genomen, nadat was aangetoond dat de inschrijver aan de minimumeis op het gebied van ISV voldeed.” - Henri de Ruiter, inkoopexpert bij de gemeente Rotterdam

Lifecycle assessment-tool voor nieuwe inzichten

In de Buyer Group Circulair Textiel werken diverse aanbestedende diensten samen om grotere stappen te zetten en de markt te motiveren om te innoveren. Deze Buyer Group heeft een richtlijn opgesteld voor de inkoop van o.a. werk- en sportkleding, uniformen voor boa’s en toezichthouders en veiligheidsvesten. Henri de Ruiter is inkoopexpert (met MVOI als specialisme) bij de gemeente Rotterdam en heeft deze richtlijn toegepast bij de aanschaf van bedrijfskleding voor de boa’s. In deze aanbesteding stonden de primaire doelen veiligheid en draagcomfort voorop, maar er is ook veel aandacht besteed aan duurzaamheid en sociale aspecten. De Ruiter: “Voor de sportkleding  hebben we daarom een contract met een langere doorlooptijd dan gebruikelijk afgesloten om méér ruimte te bieden voor duurzame innovaties. Ook hebben we een groeipad uitgezet, met daarin een EMVI-boete (Economisch Meest Voordelige Inschrijving-boete) voor het geval dat de beloofde doelstellingen niet worden behaald. Een heikel punt hierin is natuurlijk het objectief meetbaar maken van de geboekte vooruitgang. De textiel-lifecycle assessment-tool ‘B-Aware’ kan (tegen betaling) passende antwoorden bieden. De gemeente Rotterdam heeft deze tenderkosten op zich genomen, nadat was aangetoond dat de inschrijver aan de minimumeis op het gebied van ISV voldeed.”

Cruciale bouwstenen voor duurzame en menswaardige productie

Inzicht in data en het stellen van de juiste vragen zijn cruciale bouwstenen voor duurzame bedrijfskleding en menswaardige productie. Daar zijn nog grote stappen in te zetten. Renée van Tuyll, MVOI-adviseur bij PIANOo, deelde tijdens het event dat de inkoop van bedrijfskleding serieuze effecten kan hebben als het gaat om duurzaamheid en arbeidsomstandigheden in de keten. Daarom is inzicht in de ketens noodzakelijk. PIANOo biedt voor inkopers en contractmanagers verschillende vormen van ondersteuning en tools aan om dit te bewerkstelligen. Van Tuyll: “De OESO-richtlijnen op het gebied van ketenverantwoordelijkheid en due diligence geven hier handvatten voor: over welke risico’s hebben we het en hoe worden die aangepakt?” Ze adviseerde de inkopers om daarbij wél de balans te bewaren, door niet alleen veel eisen aan de leverancier te stellen maar ook zelf bij te dragen en kritisch te kijken naar hun eigen rol.

”We moeten af van onze gerichtheid op artikelen en aantallen. Daarmee doen we onszelf namelijk tekort en we geven de markt niet de kans om te leveren wat ze kúnnen leveren.” - Remco Beijer, strategisch inkoop- en contractmanager bij het ministerie van Defensie

Inkoopkracht bundelen: doelstelling-gedreven inkopen

De rijksoverheid heeft haar inkoopkracht gebundeld in 22 (product)categorieën. Bedrijfskleding is één van die categorieën en de inkooporganisatie van het ministerie van Defensie beheert  deze categorie, met Koert Jan Eefting als categoriemanager. “Door groot in te kopen wil het rijk méér impact genereren,” stelt Eefting. “En het bundelen van inkoopbehoeftes heeft resultaat: bedrijfskleding wordt nu standaard vanuit deze categorie ingekocht, tenzij het echt niet anders kan.” Het categorieplan voor bedrijfskleding heeft ertoe geleid dat er steeds minder specifieke kledingpakketten worden ingekocht én steeds meer productgroepen (denk aan sportkleding of veiligheidskleding) in grote volumes worden ingekocht. “Strategisch inkoop- en contractmanager Remco Beijer van het ministerie van Defensie merkte op dat er, naast het sturen op De Overeengekomen Prestatie (DOP), steeds meer gestuurd wordt op de All Other Contract Matters (AOC). En dat biedt perspectief: ”We moeten af van onze gerichtheid op artikelen en aantallen. Daarmee doen we onszelf namelijk tekort en we geven de markt niet de kans om te leveren wat ze kúnnen leveren.” Hij herkent die visie dan ook in de casus van de inkoop van Rotterdamse BOA-kleding: “Daar is doelstelling-gedreven ingekocht, in plaats van behoefte-gedreven.”          

Drempels voor MKB-bedrijven en startups om in te schrijven

Tijdens de paneldiscussie kwamen 2 punten naar voren die om meer verdieping vragen. Het eerste punt ging over de vraag hoe aanbestedingen beter toegankelijk gemaakt kunnen worden voor het MKB en innovatieve startups. Zo blijken de eisen die gesteld worden op het gebied van aan te leveren duurzaamheidsdata voor veel kleinere bedrijven een stevige drempel te zijn om in te schrijven. Het kan ook een keuze zijn om deze drempels niet te verlagen, omdat je bijvoorbeeld zoekt naar partijen die kunnen aantonen dat ze al eerder (op grote schaal) hebben voldaan aan soortgelijke eisen. Wil je deze drempels wél verlagen? Kijk dan bijvoorbeeld naar  tendervergoedingen en de manier waarop er met draagproeven wordt omgegaan. Met name het punt dat duurzamere opties het lang niet altijd redden in de draagproef is precair. Het is voor iedereen helder dat veiligheid en ergonomie op de eerste plaats staan.