Terugblik: CoP Digitale Innovaties - Hoe doe je zaken met start-ups?

Community of Practice Digitale Innovaties

Digitale innovatie biedt in potentie waarde voor publieke organisaties. Het zijn innovaties waarbij digitale technologie een aanzienlijk aandeel heeft, een drijvende kracht is. Dat levert ook veel nieuwe inkoopvraagstukken op. De Community of Practice (CoP) is bedoeld voor innovatiemanagers, programmamanagers, met als centrale vraag: hoe regel je die inkoop? PIANOo organiseert de CoP in opdracht van het ministerie van BZK. De CoP komt bijeen in online sessies. Aansluiten kan nog steeds.

Roland Geraerts is naast universitair docent Informatica aan de Universiteit Utrecht medeoprichter van uCrowds. Deze start-up heeft software ontwikkeld die bewegingen van groepen mensen simuleert in ruimtelijke omgevingen. “We richten ons onder meer op vraagstukken rond mensenmassa’s in een relatief klein centrum bij een groot event. Zo hebben we bijvoorbeeld voor de start van de Tour de France en de Vuelta in Utrecht in opdracht van de gemeente hekken, loopbruggen en looprichtingen geadviseerd.”

Overheid cruciaal voor start-ups

Volgens Geraerts zijn aanbestedende diensten cruciaal voor beginnende ondernemers. “Zonder de overheid was het realiseren van onze start-up onmogelijk”, stelt hij. “De universiteit maakte door funding en door incubator UtrechtInc uCrowds mogelijk. Vervolgens leverde de gemeente mooie pilotprojecten, waardoor we onze portfolio konden opbouwen, veel media-aandacht kregen en klantvragen van de gemeente en politie konden ophalen.”

Verbeterpunten voor samenwerking

Toch ziet Geraerts heel wat verbeterpunten in de samenwerking tussen start-ups en aanbestedende diensten. “Er kan sprake zijn van een mismatch in budgetten en projectcycli van gemeenten. Daarnaast zijn betaaltermijnen soms lang en dat is ingewikkeld als je als start-up afhankelijk bent van cashflow. Tegelijkertijd wordt er van je verwacht om gratis in een werkgroep of fieldlab deel te nemen.” Geraerts ervaart dat het lastig is mee te doen aan grote aanbestedingen. “Start-ups zijn juist innoverend maar hebben weinig kapitaal waardoor de grote bedrijven er met de opdracht vandoor gaan”

Start-up in Residence door Overijssel

De provincie Overijssel kiest ervoor om als launching customer innovatieve ondernemers een kans te geven. “We bieden doelbewust ruimte aan innovaties in de markt om actuele vraagstukken op te lossen en de economie te stimuleren”, zegt Janine Swaak, adviseur innovatiegericht inkopen. “Zo bundelden we vraagstukken in een zogeheten Start-up in Residence-aanpak.” Start-up in Residence (SiR) is een vorm van innovatiegericht inkopen waarin niet een specifiek product of dienst wordt gevraagd, maar juist de nog onbekende (deel)oplossing voor een vraagstuk. De deelnemers ontwikkelen en testen gezamenlijk nieuwe oplossingen en er is veel aandacht voor het leren over innovatie. Die aspecten maken de SiR-aanpak bijzonder.

Innovatie met vraagstukken als vertrekpunt

Overijssel schreef een Europese aanbesteding uit volgens de procedure van een innovatiepartnerschap. Voor een heel aantal uitdagingen, zoals het monitoren van flora en fauna, het visueel inspecteren van infrastructurele ‘kunstwerken’ (zoals bruggen) en het verminderen van overlast. Swaak: “De enige eis was een KvK-inschrijving en een plan van maximaal 4 A4.” Er kwam voor elke uitdaging een aantal inschrijvingen waarvan de provincie er in totaal 18 selecteerde op grond van criteria zoals onderscheidenheid, haalbaarheid en economisch perspectief. De geselecteerde marktpartijen konden vervolgens in dialoog met de opdrachtgever, gefinancierd door de provincie en onder begeleiding van een businesscoach in 8 weken een businesscase ontwikkelen.

Dialoog tussen ondernemers en opdrachtgevers

Door de SiR-aanpak hebben deelnemers volgens Swaak mooie dingen geleerd en meegewerkt aan goede oplossingen. “We hebben veel ondernemers bereikt en mooie passende voorstellen gezien. Ondernemers en opdrachtgevers waren overtuigd van de meerwaarde van de dialoog gedurende de ontwikkeling van de businesscases. Deze open en laagdrempelige aanvraag moet vooral blijven om innovatie een kans te geven.”

Waarom samenwerken met innovatieve ondernemers?

• In dialoog met bedrijven krijg je inzicht in wat wel en niet werkt.
• Je krijgt zicht op nieuwe ontwikkelingen in de markt en hoe bedrijven bezig zijn met innovatie.
• Je kunt voor startende ondernemers een potentiële eerste klant zijn in de publieke sector.