Praktijkvoorbeeld: Gooise Meren heeft een circulaire sporthal, op tijd en binnen budget

Net als de andere gemeenten van de Metropoolregio Amsterdam ondertekende Gooise Meren in 2020 een convenant om zo veel mogelijk circulair in te kopen. “We wilden met de bouw van de sporthal hier voor het eerst ervaring mee opdoen”, zegt projectmanager Bert Vossebelt.

Circulaire ambities en doelen

De gemeente schakelde de deskundige begeleiding in van onafhankelijk circulair adviseur René de Klerk van het bureau Rendemint. Hij organiseerde een serie workshops om de ambities en doelen van de gemeente voor een circulaire sporthal vast te leggen. “Uiteindelijk heeft de gemeente gesteld dat ze een zo circulair mogelijke sporthal wilde binnen het beschikbare budget”, zegt De Klerk.

Definities vastleggen

Maar wat hield ‘circulair’ eigenlijk in voor de Gemeente Gooise Meren? “We hebben definities van begrippen zoals circulair, recycling, downcycling en wat een launching customer is, helder omschreven, zodat daar vooraf en achteraf geen discussie over ontstaat tussen opdrachtgever en opdrachtnemer”, zegt De Klerk. “In het programma van eisen dat ik voor de gemeente had opgesteld, staat het allemaal omschreven, plus de kaders waarbinnen de inschrijvers naar oplossingen konden zoeken.” Een belangrijk onderdeel van het circulair bouwen was de ban op toxische materialen. “Want gezond bleek een belangrijk onderdeel van circulariteit. Bovendien kan toxiciteit de mogelijkheden voor hergebruik belemmeren.”

120 belangstellenden

Voorafgaand aan de aanbesteding organiseerde de gemeente een marktconsultatie. “Niet alleen potentiële inschrijvers waren welkom, maar vooral ook onderaannemers”, zegt Vossebelt. “Je hebt immers de hele keten nodig om circulair te bouwen.” Maar liefst 120 belangstellenden kwamen af op de bijeenkomst. “We gaven uitleg over het project, de aanbestedingsprocedure en een miniworkshop over de beoordelingsmethode, zodat partijen van tevoren een goede inschatting konden maken van hun kansen.”

Mededingingsprocedure met onderhandeling

De gemeente koos voor de mededingingsprocedure met onderhandeling. “Deze procedure maakt het mogelijk om extra onderhandelingsronden toe te voegen”, zegt Vossebelt. “Dat is een groot voordeel, juist als je op zoek bent naar volstrekt nieuwe oplossingen die niet meteen voorhanden zijn. Je kunt een extra ronde inzetten als blijkt dat de markt hetgeen je vraagt niet wil of kan leveren. Dan kun je als aanbestedende dienst je eisen bijstellen en mogen inschrijvers een volledig nieuwe inschrijving doen.”

Zo circulair mogelijk

Uiteindelijk lukte het om in een beperkt aantal ronden een marktpartij de opdracht te gunnen: Rots Bouw. De hoofdaannemer vormde samen met Lichtstad Architecten, de gemeente en Rendemint een bouwteam om het ontwerp en de bouw van de sporthal stap voor stap zo circulair mogelijk te maken. “Bij de aanbesteding hebben we duidelijk gemaakt dat zo’n beetje niets in het ontwerp van tevoren vaststaat”, zegt De Klerk. “Is er binnen het budget een meer circulaire optie? Dan is de aannemer verplicht die te kiezen. Om die reden moesten alle offertes open op tafel liggen en diende de aannemer een circulaire analyse te maken van de te materialen.”

Launching customer

In het bouwteam was het een kwestie van geven en nemen tussen gemeente en aannemer. “Onze rol als launching customer hebben we ruimhartig genomen”, zegt Vossebelt. “Bijvoorbeeld door zelf meer risico’s te nemen en open te staan voor veranderingen. Dat hoort bij circulair opdrachtgeverschap. Zo realiseerden we prachtige douchewanden zonder tegels, waardoor ze geheel herplaatsbaar zijn. Maar voor de vloeren lukte dat niet; dat was daar de enige concessie. En als je bijvoorbeeld materiaalgebruik voor een plafond wil voorkomen, dan moet je erbij neer kunnen leggen dat de geluidsoverdracht wat groter is.”

Succesfactor en leerpunt

Zo staat er nu een sporthal met minimaal materiaalgebruik, waar lijm en kit uit den boze zijn, waar de focus ligt op circulariteit met nieuwe materialen, geschikt voor hergebruik en recycling. “Een belangrijke succesfactor was dat de gemeente van tevoren de tijd heeft genomen om een gefundeerde keuze te maken in de circulaire ambitie versus de bereidheid om die waar te maken”, zegt De Klerk. “Daar is echt aan vastgehouden.”

Tips van Bert Vossebelt en René de Klerk voor circulair opdrachtgeverschap

• Begin inkooptrajecten met het vastleggen wat je ambities en doelen zijn op het gebied van circulariteit en toets die vooraf aan de bereidheid van de organisatie. Heb je dat intern vastgesteld, dan kun je daar als opdrachtgever ook steviger aan vast houden.
• Communiceer duidelijk wat je onder begrippen als circulair, recycling en hergebruik verstaat. Zo voorkom je discussies hierover.
• Faciliteer (niet vrijblijvend) de markt om de herkomst en samenstelling van materialen te analyseren, zodat circulariteit objectief te meten is.
• Organiseer een marktconsultatie voor alle partijen in de productieketen. Want ze zijn allemaal nodig om tot circulaire oplossingen te komen.
• Overweeg bij innovatieve inkooptrajecten een mededingingsprocedure met onderhandeling. Zo geef je de markt en jezelf de ruimte om eisen die achteraf gezien onmogelijk zijn, bij te stellen.
• Vergeet niet om de eindgebruiker mee te nemen in je circulaire project. Zij zijn immers de uiteindelijke gebruikers van het circulaire gebouw.