Ministerie van Justitie en Veiligheid: Startup in Residence-programma

Praktijkvoorbeeld Startup in Residence

Het ministerie van Justitie en Veiligheid is het eerste ministerie dat een SiR-programma organiseerde, waarbij startups het ministerie van innovatieve ideeën en werkmethodes voorzien. Inmiddels heeft het ministerie twee Startup In Residence (SiR)-programma’s uitgevoerd en is het gestart met een derde traject. Ook is de ‘JenV Hub-Startups’ gelanceerd.

Bijzonder

JenV Hub-Startups is een online platform en samenwerkingsruimte om ingewikkelde maatschappelijke uitdagingen op een andere of nieuwe manier aan te pakken. Zo kunnen JenV’ers makkelijk geschikte startups vinden en kunnen startups ongevraagd innovatieve ideeën en oplossingen aanbieden.

Geleerde lessen en tips

• Formuleer de vraagstukken (challenges) van het SiR-programma zo precies mogelijk.
• Zorg dat de startup uw organisatiecultuur goed begrijpt én andersom.
• Toets of een startup geschikt is voor de aard en omvang van het vraagstuk.
• Communiceer met startups op basis van gelijkwaardigheid.
• Stop niet wanneer er een prototype is, maar creëer pilot-omgevingen; test, communiceer hierover en probeer tot verwerving over te gaan.

‘Startups kunnen als geen ander de innovatie brengen die wij zoeken,’ zegt Peter Elias, startup-officer bij JenV. ‘Zij hebben nieuwe creatieve oplossingen voor onze vraagstukken.’ Het ministerie heeft al twee SiR-programma’s gedraaid. Elias: ‘Bij het eerste SiR-programma deed alleen het Directoraat-Generaal ‘Straffen en Beschermen’ mee. Zij hebben de startups 4 vraagstukken voorgelegd. Bij het tweede SiR-programma kwamen meerdere justitieonderdelen met in totaal 9 vraagstukken; zowel maatschappelijke als technologische. Beide SiR-trajecten zijn succesvol afgerond. En een derde traject is onlangs van start gegaan.’

Verfrissende samenwerking

Overheden en startups hebben elkaar veel te bieden, stelt Elias. ‘Startups vinden bij JenV bijvoorbeeld aantrekkelijke opdrachten en JenV haalt naast innovatieve ideeën ook nieuwe werkmethodes binnen. Eerst waren collega’s nog wat onwennig, soms zagen ze water branden. Inmiddels ervaart iedereen de samenwerking met startups als plezierig, opbouwend, leerzaam, uitdagend en relevant. We worden uitgedaagd om op een andere manier naar onze maatschappelijke uitdagingen te kijken. En door de vele vragen die we van startups krijgen, dwingt het soms ons om opnieuw te bedenken waarom we dingen doen zoals we ze doen. Heel verfrissend. Het draagt bij aan onze organisatieontwikkeling.’

Heldere probleemstelling

Het SiR-programma begint met het formuleren van de juiste vraagstukken: de challenges. ‘Dat was aanvankelijk best lastig’, vertelt Elias. ‘Wij zijn gewend om vragen te formuleren in termen van een oplossing. Nu moeten we ons beperken tot een heldere probleemstelling: wat willen we opgelost hebben? En waarom? Het 'hoe' laten we over aan de startup. Daar komt nog bij dat niet al onze opgaven technisch van aard zijn. We willen dus ook andere startups dan alleen tech-startups bereiken.’

Deelnemende justitieonderdelen krijgen een training om de challenges scherp te formuleren. ‘Dat gaat steeds beter. Voor de eerste editie kwamen er in totaal honderd inschrijvingen binnen voor 4 challenges. Afgelopen jaar waren dat er honderd voor 11 vraagstukken. Door de duidelijkere formuleringen wisten startups veel beter of een challenge bij hen paste of niet.’

Verrassende ideeën

‘Om de challenges onder de aandacht te brengen, maken we gebruik van ons eigen netwerk en sociale media, evenals de sociale media van startups zelf. Ook zijn we uit onze 'ivoren toren' gestapt – de startupwereld in. We hebben plekken bezocht waar startups samenwerken, zoals B Amsterdam en de Caballero-Fabriek in Den Haag, maar we zijn ook in de startup-communities van bijvoorbeeld Groningen en Utrecht geweest.’ Vooral bij het eerste SiR-programma moest JenV hard op zoek. ‘Want we wisten ook niet precies waar we moesten zijn’, aldus Elias. We hebben toen dankbaar gebruik gemaakt van de inzichten en netwerken van de startup-ondersteuner StartupDelta. ‘Bij de tweede editie wisten startups óns te vinden.’

De inschrijvers, allemaal uit Nederland, verrasten met hun innovatieve ideeën. ‘Veel hadden we zelf nooit kunnen bedenken. Soms denken we: wat bijzonder, werkt dat wel? En soms hebben we een aha-erlebnis.’ Het aantal inschrijvingen varieert van één tot tien per challenge. Bij de selectie let JenV ook op de kennis, ambitie en organisatiekracht van startups. ‘Ze moeten de omvang en complexiteit van de vraag aankunnen. Een deskundige jury – met onder andere de Kamer van Koophandel, Ondernemend Nederland en ervaren (ex-) startups – helpt ons met deze selectie.’

Gelijkwaardige samenwerking

‘Na de selectie werken we 5 maanden nauw samen met de startups’, vertelt Elias. ‘Elke startup leert onze organisatiecultuur goed kennen en krijgt een ontwikkelbudget dat past bij de individuele ontwikkelbehoefte. Daarnaast krijgen ze toegang tot onze organisatie, onze netwerken en onze data, voor zover dat juridisch kan en mag. Kortom, alles wat nodig is om een prototype te ontwikkelen als oplossing voor een vraagstuk. Het is echt een samenwerking.’

Om dat te laten slagen, is gelijkwaardigheid belangrijk, stelt de startup-officer. ‘Er is geen traditionele verhouding van opdrachtgever-opdrachtnemer. De startup is baas over zijn eigen ontwikkelproces. Als opdrachtgever moet je daar heel bewust van zijn. En je moet onthouden dat het een experiment is. De collega die nauw met de startup samenwerkt, moet van zijn leidinggevende de ruimte en het vertrouwen krijgen om het experiment aan te gaan.’

Betrouwbare kennisplek

‘Met de kennis die we hebben opgedaan tijdens de eerste twee SiR-programma’s brengen we nu verschillende verbeteringen aan in de derde editie. Waar we tegenaan liepen? Bijvoorbeeld dat de programma’s eindigden met het ontwikkelde prototype. Ze richtten zich dus niet op het verdere traject: toepassing, aankoop en opschaling. De aanbestedingsprocedure waarmee we werkten, de meervoudige onderhandse procedure, bood daar geen ruimte voor.’

JenV ontwikkelt nu een nieuwe werkwijze die deze ruimte wél biedt. En het ministerie heeft intussen een weg gevonden om drie oplossingen verder uit te werken en te beproeven. ‘Zo hebben JenV-ketenpartners pilots gedraaid met een softwareapplicatie van Pandora Intelligence. Deze tool maakt het levensverhaal van een persoon zichtbaar door gegevens uit verschillende documenten langs één tijdslijn te ordenen. Dit is nieuw.’

Ook nieuw is dat JenV de SiR-aanpak uitbreidt en professionaliseert. Dat doet ze met de ‘JenV Hub-Startups’. ‘We creëren een betrouwbare kennisplek, een soort marktplaats, waar het aanbod van startups en de vraagstukken samenkomen. Zo halen we op een overzichtelijke manier de buitenwereld binnen en weet de buitenwereld ons ook beter te vinden. Daarnaast willen we meer dan eenmaal per jaar SiR-programma’s draaien en direct kunnen starten als een vraagstuk opkomt. Het samenwerken met startups als “het nieuwe normaal” komt daarmee concreet binnen bereik.’

SiR-deelnemer Terra Nova

‘Ons bordspel wordt nu op 550 scholen gebruikt’

Het ministerie van Justitie en Veiligheid wil de verbinding tussen lager opgeleiden en de rechtstaat versterken. Hoe? De startup Stichting Terra Nova ontwikkelde een eenvoudig maar zeer effectief bordspel.

‘Om jongeren meer bij de samenleving te betrekken hebben we met en voor vmbo- en mbo-studenten een dialoogspel ontwikkeld,’ zegt Lisa Hu, oprichter van Stichting Terra Nova. ‘In dit spel maken we grote, abstracte thema's overzichtelijk en concreet: zo kan iedereen er over meepraten. De jongeren worden al spelend zelf aan het denken gezet over hoe je een ideale maatschappij inricht. Ze leren te kijken vanuit verschillende perspectieven naar dilemma's. Op 550 scholen wordt het spel nu gebruikt. En we blijven het spel met jongeren doorontwikkelen, want zij ervaren dagelijks waar het schuurt in de samenleving.’

Binnen en buiten verbinden

Hu: ‘Startup in Residence is een unieke samenwerking die het ministerie en de buitenwereld met elkaar verbindt. Met buitenwereld bedoel ik niet alleen andere bedrijven, maar überhaupt de buitenwereld die je binnen de muren van overheidsgebouwen niet of nauwelijks tegenkomt. Jongeren, praktisch geschoolden, mensen met minder fortuinlijke achtergronden of levenslopen. Mensen waar de overheid zich hard voor maakt, maar die zij weinig ontmoet.

Voor ons als startup zijn er korte lijntjes met tal van nieuwe contacten en veel ruimte om je verder te ontwikkelen. We kregen verschillende trainingen en workshops van het ministerie. Zo leerden we bijvoorbeeld over ondernemen in een politiek-bestuurlijke omgeving. Ook de duidelijke maatschappelijke opdracht trok ons aan, als sociale ondernemer: heel prettig om samen vanuit dit kader aan een groter doel te werken.’

Korte lijntjes

‘We hadden het grote geluk met een zeer betrokken interne opdrachtgever te werken,’ vertelt Hu. ‘Die betrokkenheid is een voorwaarde voor een geslaagd SiR-traject. Zij was bij elke co-creatiesessie. Hoe meer je erin stopt als interne opdrachtgever, des te meer haal je eruit.’

Dit is een van de praktijkvoorbeelden uit een reeks waarin aanbestedende diensten en ondernemers ingaan op hun ervaringen en lessen met Startup in Residence (SiR). Binnen een Startup in Residence programma werken overheden en (jonge) innovatieve ondernemers gezamenlijk aan nieuwe oplossingen. Het is een vorm van innovatiegericht inkopen waarin niet een specifiek product of dienst wordt gevraagd, maar juist de nog onbekende (deel-)oplossing voor een vraagstuk.