Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: Startup in Residence-programma

Praktijkvoorbeeld Startup in Residence

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) heeft onlangs een eerste SiR-programma afgerond. Het tweede programma zal meer nadruk leggen op samenwerking van het ministerie met andere overheden. 

Bijzonder

Om oplossingen van startups te kunnen aankopen, gebruikt BZK een specifieke Europese aanbestedingsprocedure: het ‘innovatiepartnerschap’. Daarnaast heeft de Haagse Inkoop Samenwerking (HIS) de aanbestedingsdocumenten voor BZK ingekort. BZK is de eerste overheidsorganisatie die op slechts drie A4’tjes aanbesteedt.

Geleerde lessen en tips

• Formuleer de challenges van je SiR-programma concreet.
• Gebruik innovatiepartnerschap om oplossingen van startups aan te kopen.
• Werk samen met andere overheden en bestuurslagen aan maatschappelijke uitdagingen.

‘Via het SiR-programma maken we gebruik van startups. Maar het programma is voor ons als ministerie ook een soort persoonlijke startup-ervaring; we leren nieuwe dingen, betrokkenen kunnen ervaringen uitwisselen en we proberen het programma op die manier steeds beter te maken.’ Aan het woord is Fianne Smith, SiR-programmamanager bij BZK. ‘Zo kunnen we uit de eerste editie, die we net achter de rug hebben, succesfactoren halen voor de volgende keer. Want al kan het nog beter, het wás een succes – van begin tot eind.’

Hoe het ministerie het programma begon? ‘We zijn als ministerie altijd op zoek naar oplossingen voor de vraagstukken die we als organisatie op willen lossen. In het SiR-programma noemen we dat challenges. We verspreidden deze challenges vervolgens via social media, acceleratorprogramma’s, eigen netwerken en startup-hubs. Uit de honderd inschrijvingen selecteerde ons ministerie 5 startups die een halfjaar lang met een budget van maximaal 25.000 euro hun oplossing mochten uitwerken tot een prototype. Met de gekozen aanbestedingsprocedure ‘innovatiepartnerschap’ kan het ministerie vervolgens een succesvol ontwikkelde oplossing inkopen – tot een miljoen euro.’

Smith onderscheidt drie grote succesfactoren: ‘Enthousiasme in de hele organisatie. Een relatief eenvoudige manier van aanbesteden. En afstemming van de verschillende werkmethodes van overheden en startups.’

Enthousiasme in de organisatie

Om met het enthousiasme te beginnen: ‘De minister zag in SiR meteen een kans om het ministerie up to date te houden. En ambtenaren vinden het interessant om nauw samen te werken met startups; om nieuwe ideeën te horen voor de dossiers waaraan zij dagelijks werken.’

Smith vertelt dat meetbaarheid en concreetheid voor het ministerie zeer belangrijke aspecten bleken voor een goede challenge. Zoals het concreet formuleren en valideren van de doelstellingen, evenals het in cijfers uitdrukken in hoeverre een challenge een succes is. Om zo óók collega’s te enthousiasmeren om mee te doen.

Tegelijkertijd bleek juist het concreet en meetbaar formuleren van de challenges lastiger dan gedacht, aldus Smith. ‘Daarnaast zijn er meerdere visies over hoe je een maatschappelijke uitdaging het beste op kan lossen, vanuit diverse overheden. Eigenlijk wil je alle stakeholders erbij betrekken. Dat lukte in de eerste editie nog niet. In het volgende SiR-programma gaan we samenwerken met de provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag en de ministeries van Economische Zaken en Klimaat en Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Alle partijen zijn enthousiast over samenwerking voor SiR. We krijgen nog steeds verzoeken van andere overheidsorganisaties die hierbij aan willen haken.’

Eenvoudige manier van aanbesteden

Een tweede belangrijke succesfactor van SiR bij BZK is de keuze voor het ‘innovatiepartnerschap’, aldus Smith. Met deze aanbestedingsprocedure kan men een innovatie na de ontwikkelfase gaan inkopen. Dat lukt met geen enkele andere aanbestedingsprocedure. We worden gebeld vanuit Londen, Parijs en Berlijn door enthousiaste organisaties die meer willen weten over onze ervaring met deze nieuwe vorm van aanbesteden.’

Doorgaans tellen aanbestedingsdocumenten meer dan 50 pagina’s, vertelt Smith. ‘Daarin staan veel juridische specificaties. Kleine bedrijven ervaren die als een barrière.’ Om die reden heeft het ministerie samen met de Haagse Inkoop Samenwerking (HIS) een nieuwe experiment bedacht. Dat noemen zij 'Aanbesteding op 3 A4'. Het SiR-programma bij BZK was de eerste die hiermee werkte. ‘Zonder bijlagen, juridische termen en lastige voorwaarden. In duidelijke taal. En niet langer dan 3 A4’tjes.’

Afstemming van werkmethodes

‘Een derde succesfactor is dat we startups en ambtenaren goed kennis laten maken met elkaars cultuur en aanpak. Aan beide groepen gaven we hiervoor trainingen. Dat kwam de co-creatie in residence – op het ministerie dus – ten goede.’
Overheden en startups zijn bijna elkaars tegenpolen qua manier van werken, stelt Smith. ‘We kunnen veel van elkaar leren. Als ministerie bijvoorbeeld om kortcyclischer te werken en daarbij veel meer te valideren bij de doelgroep. Hoe vaak vragen wij als overheidsorganisatie eigenlijk aan burgers: 'Zou je dit handig vinden of niet?' Wat we ook meer kunnen doen: vroeg durven falen. Als je na elke korte cyclus kijkt wat er wel en niet goed is gegaan, is dat niet alleen leerzaam, maar ben je ook nog op tijd om dingen aan te passen.’

‘Aan de andere kant kunnen startups leren van overheden. Startups zijn bijvoorbeeld best ongeduldig. Voor ambtenaren is 'snel' binnen een maand, voor startups is dat morgen. Om te laten zien waarom iets bij ons langer duurt, hebben we een ‘collaboration canvas’ met elkaar ingevuld. Hierop staat links hoe de overheid het probleem ziet, rechts hoe de startup de oplossing ziet. De vraag is: hoe gaan we van probleem naar oplossing? Daarbij tekenen we uit welke stakeholders allemaal bij dat proces betrokken zijn en er iets over moeten zeggen. Dat overzicht leidt bij startups al snel tot begrip.’
Mede door dat begrip was de samenwerking tussen het ministerie en de startups uitstekend. Evenals de resultaten. ‘Drie oplossingen vonden we zelfs zó goed dat we besloten om ze aan te kopen’, zegt Smith. ‘We zitten nu in het proces van aankopen. Voor de andere twee denken we mee over partijen waar hun oplossing het beste past. Zo krijgt elke oplossing een goede bestemming.’

SiR-deelnemer Geronimo.AI

‘Onze tool toont razendsnel welke boer de regels overtreedt’

Niet alle boeren die grond pachten van de overheid, houden zich aan de regels. Hoe stel je die overtredingen vast als Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties? En hoe voorkom je ze? Geronimo.AI, een startup van 4 oud-TU-studenten, kwam met een efficiënte tool.

Het Rijksvastgoedbedrijf wil zijn pachtgronden vruchtbaar houden. Daarom zijn er regels die de pachtende boeren verplichten om wisselteelt toe te passen. Niet alle boeren houden zich hieraan. ‘Wij hebben een instrument ontwikkeld om razendsnel te zien waar de regels overtreden worden’, zegt Luc van den Ende, medeoprichter van Geronimo.AI. ‘Het gaat om een zelflerend algoritme dat gebruikmaakt van satellietdata. Je kunt er goed mee analyseren welk gewas zich waar bevindt.’

Ruimte voor oplossingen

Van den Ende prijst het SiR-programma. ‘Anders dan bij normale aanbestedingen wordt alleen het probleem op tafel gelegd. De startup kan zelf een oplossing bedenken. En die oplossing mag tijdens het traject ook nog veranderen! Die flexibiliteit is fantastisch.’ Geronimo.AI is nu heel hard bezig met opschaling van de tool. ‘Dat is nog niet gebeurd, maar we zien er wel kansen voor. We zijn met diverse partijen aan het praten.’ Daarbij helpt de goede samenwerking met het ministerie. ‘Dat zo’n groot instituut vertrouwen in ons heeft, helpt ons in de communicatie naar andere klanten en andere stakeholders.’

 

Dit is één van de praktijkvoorbeelden uit een reeks waarin aanbestedende diensten en ondernemers ingaan op hun ervaringen en lessen met Startup in Residence (SiR). Binnen een Startup in Residence programma werken overheden en (jonge) innovatieve ondernemers gezamenlijk aan nieuwe oplossingen. Het is een vorm van innovatiegericht inkopen waarin niet een specifiek product of dienst wordt gevraagd, maar juist de nog onbekende (deel-)oplossing voor een vraagstuk.