Met deze triple helix innoveert de landmacht sneller

‘Help onze landmacht om sneller te innoveren.’ Zo luidt sinds 2016 de oproep van het ministerie van Defensie aan kennisinstituten en het mkb. Om die hulp in goede banen te leiden, zette het ministerie het kernteam Concept Development & Experimentation (CD&E) op. ‘Je bent niet aan het innoveren als je de oplossing al hebt.’ (juli 2019)

Praktijkvoorbeeld innovatiegericht inkopen

De landmacht heeft een kernteam opgezet dat verantwoordelijk is voor snellere innovatie van de landmacht. Dit CD&E werkt samen met het mkb en kennisinstituten om al experimenterend tot vernieuwende oplossingen te komen.

Bijzonder

Het is voor het eerst dat het ministerie van Defensie op deze schaal samenwerkt met het mkb en kennisinstituten voor de innovatie van de landmacht.

Vroeger werden problemen pas gedetecteerd en opgelost ná de ontwikkeling van een operationeel concept. Nu gebeurt dit al tijdens experimenten ín dat ontwikkelproces.

Ook het ‘Fieldlab SmartBase’ is vernieuwend: een fysieke locatie waar innovatie-experimenten uitgevoerd worden.

Voordelen

Het kernteam CD&E schakelt snel en flexibel met het mkb.

De afdeling Inkoop geeft al vanaf een vroeg stadium advies aan het kernteam CD&E. Daardoor is het op tijd duidelijk als er problemen voorzien worden, bijvoorbeeld op het gebied van wet- en regelgeving.

Succesvolle trajecten hebben gezorgd voor aanpassingen in de regelgeving.

Nadelen

Veel mkb’ers weten niet hoe ze zich moeten inschrijven voor een Defensie-aanbesteding.

Door beperking die de overheid in regelgeving met betrekking tot het aanbesteden oplegt, is het opschalen van experimenten lastig.

Bij CD&E zoeken we naar oplossingen voor mogelijke toekomstige problemen in het optreden van de landmacht.’ Aan het woord is Luitenant Kolonel Edwin Leidelmeijer, stafofficier bij CD&E. Hij is vanaf het eerste moment betrokken bij dit snelwerkende kernteam, dat in 2016 begon met vier mensen en er inmiddels vijfentwintig telt. ‘We zijn een groep met heel uiteenlopende achtergronden en expertises. Samen met kennisinstituten en het mkb vormen we als overheidsinstantie een “triple helix”. Met z’n allen zoeken we al experimenterend naar technische of procesmatige oplossingen, om deze vervolgens in te kopen. Denk bijvoorbeeld aan het efficiënter maken van logistiek, het inzetten van autonome drones of ontwikkelen van onze operationele energietransitie – waarbij we manieren vinden om minder energie te verbruiken of groenere energiebronnen inzetten.’

De uitdaging: te weinig snelheid en flexibiliteit

Defensie wil toekomstgericht inkopen, vertelt Leidelmeijer. ‘Op het gebied van zowel technieken als processen. Maar deze technieken en processen veranderen zó snel, dat de ontwikkelingen lastig bij te houden zijn voor een grote organisatie als ons ministerie. De inkoop van innovaties moet sneller en flexibeler om bij te blijven of zelfs een voorsprong te hebben.’
Vroeger werkte Defensie alleen met grote bedrijven, die hun eigen Research & Development-afdeling hadden. ‘Maar die bleken niet snel en flexibel genoeg’, zegt Majoor Peter Knispel, inkoopadviseur bij CD&E. ‘Deels door hun omvang. En deels doordat ze vaak vanuit een ander belang werken dan innovatie: zoveel mogelijk verkopen. We besloten daarom samenwerking te zoeken met mkb’ers: snellere, flexibelere bedrijven die ons innovatiebelang – betaalbaar – vooropstellen.’

De aanpak: snel ontwikkelen en uitproberen

CD&E werkt door ‘kortcyclisch’ tot innovaties te komen: al binnen twee tot vijf jaar moet er een toekomstbestendige oplossing liggen. Leidelmeijer: ‘Deze relatief korte trajecten blijken te leiden tot oplossingen waar wij echt iets aan hebben. Dit komt onder andere doordat wij de eindgebruiker (de operationele eenheden) betrekken bij de ontwikkeling. Ook heeft dat snelle resultaat geleid tot draagvlak binnen onze organisatie voor samenwerking met externe partijen.’
Dit draagvlak was nodig om de innovatie-uitvraag anders aan te pakken dan vroeger. ‘Voorheen was zo’n uitvraag alleen voorbehouden aan Defensie-inkopers en verwervers. Nu lichten wij als CD&E kennisinstituten en het mkb in over onze uitdagingen en vragen wij ze om tot een technische of procesmatige oplossing te komen. Omdat we kortcyclisch innoveren, kijken we vooral naar voorstellen die snel implementeerbaar zijn. Wij verbinden de verschillende partijen, versnellen ontwikkeling voor experimenten en initiëren implementatie.’ CD&E kijkt voor de implementatie van een concept naar het Technological Readiness Levels (TRL). Dit is een schaal die loopt van 1 tot en met 9 die de mate van ontwikkeling aangeeft. Hierbij staat 1 voor ‘een idee’ en 9 voor ‘de implementatie’. CD&E werkt het liefst met innovaties op TRL 8 of 9. ‘Als de innovatie op dat niveau zit, gaan we experimenteren en kijken we of de oplossing daadwerkelijk geschikt is voor Defensie’ aldus Leidelmeijer.

Een voorbeeld van een gerealiseerd experiment is de Protective Shelter – of het ‘Hercules Systeem’ – van de startup Daedalissimo. Een systeem dat Defensie samen met de startup testte. Het is een opblaasbaar, scherf- en kogelwerend systeem dat snel makkelijk op en af te bouwen is. Met dit systeem hebben militairen al vanaf de eerste dag op locatie goede bescherming in extreme en/of dreigende situaties.

Inkoop vroeg betrekken en regels wijzigen

Snel experimenteren en daar de eindgebruiker bij betrekken werpt dus vruchten af. Datzelfde geldt voor het feit dat de afdeling Inkoop al vanaf een vroeg stadium bij het proces betrokken is. ‘Vroeger werd die afdeling pas betrokken als er tot aankoop overgegaan werd’, aldus Knispel. ‘Daardoor werd vaak te laat duidelijk of er obstakels lagen qua wet- en regelgeving. Nu zoeken inkopers dit al veel eerder in het traject uit, zodat we op tijd een andere richting in kunnen slaan met innovaties. Dat komt de snelheid van dat traject enorm ten goede.’
CD&E heeft niet alleen een andere manier van uitvragen tot stand gebracht. Het kernteam heeft ook gezorgd voor andere interne regels. Knispel: ‘Voor aanbestedingen gelden intern nu minder procedures. We moeten ons nog wel houden aan de wettelijke aanbestedingsregels, maar dankzij aangepaste regelgeving hoeven we minder stappen te doorlopen om financiële middelen beschikbaar te krijgen.’

Het resultaat: verrassende nieuwe ideeën

‘We hebben als CD&E een bepaalde beweeglijkheid in gang gezet’, vertelt Leidelmeijer. ‘Niet alleen binnen de organisatie maar ook daarbuiten. Door kortcyclisch te innoveren en samen te werken met het mkb komen we veel sneller dan vroeger tot passende technische en procesmatige oplossingen. Ook het betrekken en centraal stellen van de eindgebruiker binnen het CD&E proces, zorgt voor een verhoogde kans op succes voor goede oplossingen.’
Het feit dat veel mensen nu bekend zijn met CD&E en dat kenniscentra en mkb’ers het team weten te vinden, noemt Leidelmeijer een enorm succes. ‘Wij hebben zelf lang niet altijd de beste oplossing voor onze uitdagingen. Hadden we die wel gehad, dan was innovatie niet nodig geweest. We willen dus dat het mkb en kennisinstituten ons verrassen met nieuwe ideeën en oplossingen. En we zijn erg blij dat dit steeds vaker gebeurt.’

Tips en geleerde lessen:

‘Betrek de afdeling Inkoop zo snel mogelijk bij het opstellen van het pakket van eisen. Hiermee voorkom je latere hobbels die je dwingen terug te keren naar de tekentafel.’

‘Wees niet uitsluitend opdrachtgever. Wij zoeken bijvoorbeeld mét het mkb en/of kennisinstituten naar oplossingen: we innoveren samen.’

‘Heb van tevoren al duidelijk het budget en experimentplan op papier. Zo kun je budgetoverschrijding voorkomen en verklein je de kans dat je later opnieuw moet aanbesteden.’

‘Wetgeving valt niet te veranderen, maar regelgeving is flexibel. Hierin kan meer dan je van tevoren denkt. Zolang je maar aan kan tonen dat jouw plan beter is.’

Fieldlab Smartbase

Om de innovatieve ideeën die CD&E met het mkb en kennisinstituten ontwikkelt zo realistisch mogelijk te kunnen testen, heeft de landmacht de ‘Fieldlab Smartbase’ ontwikkeld. Deze ‘basis van de toekomst’ is een fysieke locatie bij het Defensie Complex in Ede. Het ministerie heeft er zo realistisch mogelijk een militair kamp nagebouwd – inclusief beschermende muren. In dat oefenkamp voeren onderzoekers en eenheden experimenten uit met innovaties, telkens aan de hand van één of meerdere van de volgende thema’s: water, energie, bescherming en logistiek. De Fieldlab Smartbase faciliteert CD&E-experimenten waar innoverende bedrijven zelf niet de mogelijkheid of ruimte voor hebben. Bedrijven kunnen hier hun innovatieve concepten dus in militaire context uitproberen.