Aanbestedingskalender in de praktijk: Gemeente Het Hogeland

Sinds 2019 gaan de Groningse gemeenten Bedum, Eemsmond, de Marne, Winsum en het sociale werkvoorzieningsschap Werkplein Ability samen onder de naam gemeente Het Hogeland. De inkoopafdeling van deze nieuwe gemeente is nu decentraal georganiseerd. Tegelijkertijd werden inkoopopdrachten veel groter, waardoor er meer openbare aanbestedingen worden gedaan. Ook moesten de verschillende contracten van de vier fusiegemeenten geharmoniseerd worden. Zo ging de gemeente bijvoorbeeld van vier verschillende contracten voor koffie naar één.

1000-banenplan

Om meer inzicht te krijgen in het aantal aanbestedingen dat zou komen, besloot de kersverse gemeente voortaan een aanbestedingskalender op de gemeentewebsite te publiceren en daarvoor een tool te gebruiken. Aanleiding was het zogenoemde 1000-banenplan. Dit plan omvat de ambitie van de gemeente Het Hogeland om als inkopers en bestuurders meer samen te werken met ondernemers en opleiders uit de omgeving en economische kansen te benutten. En zo tegelijkertijd met de aanbestedingseis voor ‘social return’ ook meer mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan een baan te kunnen helpen.

De inkoopadviseurs werkten destijds nog met Excel-bestanden. Inkoopadviseur Lianne Jongholt (Sociaal Domein) hierover: “Die bestanden stuurden de inkoopadviseurs die er toen werkten naar de verschillende teams met het verzoek deze in te vullen. Daarvan maakten ze vervolgens één bestand. Daar keek de afdeling Communicatie nog een keer naar en daarna publiceerden ze deze op de gemeentewebsite. Nu gebruiken we bij inkoop een tool waarin we alle inkoopprojecten plaatsen. De verschillende teams bij de gemeente kunnen die op elk moment actualiseren en aanvullen. Dat is fijner werken en voorkomt fouten of dubbele gegevens. In de Excelbestanden stonden nog wel eens dubbelingen. In de planningstool die we gebruiken, filter je die er zo uit. De tool is bovendien gebruikersvriendelijker.”

Deadlines stellen

Hoewel de afdeling Inkoop er nu minder werk aan heeft, heeft nog niet elk team de deadlines voor publicatie van de aanbestedingen scherp. Jongholt: “Daarom inventariseren we twee keer per jaar welke inkoopprojecten eraan komen en welke contracten aflopen en zetten daar een deadline bij om de actuele informatie op te halen. Dan weten de teams wanneer er weer een nieuwe aanbestedingskalender online wordt gezet en er dus actie van hen nodig is.”

Deze inventarisatie duurt zo’n twee tot drie weken. Vervolgens gaat de tekst nog een keer langs de afdeling Communicatie. Die plaatst de aanbestedingskalender op de gemeentewebsite en verspreidt de kalender via de socialmediakanalen van de gemeente. Binnen drie weken staat er dus een nieuwe aanbestedingskalender online. De gemeente houdt bij wanneer en waar de aanbestedingskalender wordt geopend. “Er doen nu meer regionale ondernemers mee. Ook attenderen we wel eens ondernemers in de omgeving op de aanbestedingskalender, bijvoorbeeld als er aanbestedingen zijn die mogelijk voor hen interessant zijn”, aldus Jongholt.

Samenwerking met andere gemeenten

Ze raadt het andere gemeenten dan ook zeker aan om een aanbestedingskalender op hun website te plaatsen. Zeker als ze eveneens ondernemers uit het mkb willen aantrekken. Daarnaast helpt het volgens Jongholt ook om meer gezamenlijk met andere gemeenten in een inkooptraject op te trekken als je van elkaar weet welke inkoopprojecten eraan komen. “Zo hebben wij bijvoorbeeld goed contact met de gemeente Eemsdelta en doen we wel eens aanbestedingstrajecten samen.”

Eigen aanbestedingskalender?

Overweegt uw gemeente ook om een aanbestedingskalender te publiceren? Beter Aanbesteden heeft naast dit praktijkvoorbeeld ook informatie en aandachtspunten op een rij gezet over een aanbestedingskalender, samen met een model aanbestedingskalender. Meer over andere mogelijkheden of voorbeelden om de toegang van het MKB tot opdrachten te vergroten.

Tips voor organisaties die met een aanbestedingskalender willen werken:

• Zet al je inkooptrajecten online, ook die waarbij meervoudig onderhands inschrijven mogelijk is.
• Zorg voor een ruime inventarisatieronde en stel een duidelijke deadline.
• Attendeer regionale ondernemers in je omgeving op de aanbestedingskalender.
• Kijk ook naar samenwerkingsmogelijkheden met andere gemeenten die een openbare aanbestedingskalender hebben.