Grenswaarde KPI van 100% was duidelijk (week 32)

Feiten en omstandigheden

Het COA (Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers) heeft in de eerste helft van 2024 een Europese aanbestedingsprocedure voor de levering van kantoormeubilair gepubliceerd. In hoofdstuk 1.5 van het Beschrijvend document wordt de grondslag voor 2 kritische prestatie indicatoren (KPI) beschreven. Aanbestedende dienst vraagt van Inschrijver per KPI aan te geven welke grenswaarde hij zichzelf oplegt te realiseren gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst.

Op de aanbesteding hebben 5 partijen een inschrijving gedaan, onder wie Vepa.

Op 11 juni 2024 heeft het COA de voorlopige gunningsbeslissing bekend gemaakt. Twee inschrijvers – onder wie [bedrijfsnaam] zijn op de eerste plaats geëindigd met een gelijke score van 850 punten, zodat een loting tussen deze twee deelnemers zal moeten worden gehouden. Vepa is op de vierde plaats geëindigd met een score van 650,24 punten. Uit de gunningsbeslissing volgt dat Vepa ten aanzien van Subcriterium K3 een ‘voldoende’ heeft gescoord en daarmee voor dit subcriterium 100 punten heeft gekregen (op een mogelijk totaal van 400). Op 21 juni 2024 heeft Vepa aan het COA bericht dat zij zich niet met de gunningsbeslissing kan verenigen, met name waar het de beoordeling van Subcriterium K3 betreft.

Bij bericht van 24 juli 2024 heeft het COA geantwoord dat zij zo spoedig mogelijk zal gaan bezien of de bezwaren van Vepa dienen te leiden tot een herziening van gunningsbeslissing, maar dat zij niet zal overgaan tot uitstel van de Alcateltermijn omdat uitstel niet, althans niet zonder gevolgen voor de andere inschrijvers, kan worden verleend. Vepa is erop gewezen dat Vepa om definitieve gunning aan de winnende inschrijver te voorkomen, binnen de gestelde termijn van 20 dagen een kort geding aanhangig moet maken. Dat heeft Vepa vervolgens bij dagvaarding van 28 juni 2024 gedaan. Vepa vordert dat de voorzieningenrechter het COA verbiedt de Opdracht op basis van de gunningsbeslissing aan enige partij te gunnen. Het oordeel van de rechter:

Geen enkel voorbehoud of uitzondering

“Niet in geschil is dat Vepa in haar inschrijving een uitwerking voor Subcriterium K3 heeft gegeven. In haar inschrijving heeft Vepa ook (in woorden ) opgeschreven welke grenswaarde per KPI zij zichzelf oplegt. Immers: Vepa begint hoofdstuk 3.1 met de zin ‘de grenswaarde per KPI die wij onszelf opleggen’ (onderstreping voorzieningenrechter). Vervolgens schrijft Vepa onder ‘Grenswaarde KPI 1 Levertijden’: “Jullie vragen: kunnen wij leveren binnen de gestelde termijnen? Ons antwoord hierop is: ja, dat kunnen wij. Sterker nog, we gaan graag nog een stapje verder.” En hierna herhaalt Vepa nogmaals (in een groengedrukt kader) met de kop: ‘GRENSWAARDE KPI 1: Levertijden’. Wij leveren conform jullie KPI Levertijden in maximaal 8 weken.’ Vepa maakt hierbij in haar inschrijving geen enkel voorbehoud of uitzondering. Naar het voorlopig oordeel van de voorzieningenrechter volgt hieruit voldoende duidelijk dat Vepa van mening is dat zij onder alle omstandigheden binnen de gevraagde termijn van acht weken kan leveren en dat zij zichzelf dus een KPI-grenswaarde van 100% oplegt. Dat Vepa geen percentage noemt is tegen die achtergrond begrijpelijk: als zonder voorbehoud wordt gesteld dat er op tijd wordt geleverd, is helder dat een 100% tijdige levering wordt aangeboden en voegt een verdere berekening in een breukdeel (met als uitkomst 100%) weinig toe.”

Duidelijk dat Vepa een grenswaarde van 100% aanbiedt

“Hetzelfde geldt voor wat Vepa in haar inschrijving heeft aangeboden ten aanzien van de KPI-grenswaarde voor reparaties (KPI 2). Vepa schrijft immers, in antwoord op de vraag ‘Welke grenswaarden leggen wij onszelf op voor Reparaties binnen de termijn’: ‘wij leveren service en support ruim binnen de eisen die jullie stellen in het PvE.’ (onderstreping voorzieningenrechter). Vepa concretiseert dit vervolgens verder – in een groengedrukt kader, onder de kop “Grenswaarde KPI 2: reparaties binnen de termijn” – door toe te lichten dat storingen binnen 4 werkuren in behandeling worden genomen en ofwel binnen 8 werkuren worden verholpen (als het gaat om storingen die het primaire werkproces verstoren), ofwel binnen 5 werkdagen worden verholpen (als het gaat om storingen die het primaire werkproces niet verstoren). Deze nader uitgewerkte termijnen zijn in alle gevallen (ruim) binnen de gestelde 14 dagen termijn en ook hier maakt Vepa geen enkel voorbehoud of uitzondering bij de termijnen die zij aanbiedt. Voldoende duidelijk is daarmee dat Vepa ook ten aanzien van reparaties een KPI-grenswaarde van 100% aanbiedt. Nu op basis van de inhoud van de inschrijving duidelijk was dat Vepa zichzelf voor zowel leveringen als reparaties een KPI-grenswaarde van 100% oplegde, had het COA de inschrijving ook op die manier moeten begrijpen, ook al stond het percentage 100% zelf niet in cijfers genoemd.”

Gunningsbeslissing kan niet in stand blijven

“Gelet op het voorgaande kan de gunningsbeslissing niet in stand blijven. De beoordeling van de inschrijving van Vepa is onvolledig geweest omdat de door Vepa opgegeven KPI-grenswaarden en (in elk geval) de beheersmaatregelen niet zijn beoordeeld. De voorzieningenrechter zal het COA daarom opdragen de gunningsbeslissing in te trekken en de inschrijving van Vepa ten aanzien van Subcriterium K3 nogmaals te laten beoordelen, met als uitgangspunt dat Vepa heeft ingeschreven met een KPI-grenswaarde van 100%, voor zowel KPI 1 als KPI 2.”

(VdLC publishers/consultants BV, 14 augustus 2024)

Lees de volledige uitspraak op rechtspraak.nl