Gemeente Haarlem: Startup in Residence-programma

Dit praktijkvoorbeeld is uitgewerkt voordat het Coronavirus uitbrak in Nederland. Voedselverspilling op kantoor is nu geen of een minder actueel vraagstuk. De testfase van het project staat daarom op dit moment in de wacht. De lessen en tips van de gemeente bij het toepassen een SiR-programma gelden echter nog steeds. Daarom publiceren we dit voorbeeld toch in een reeks SiR-voorbeelden.

Praktijkvoorbeeld Startup in Residence

Via het SiR-programma kwam de gemeente Haarlem in contact met een startup die een innovatieve oplossing had voor het tegengaan van voedselverspilling tijdens vergaderlunches. Startups die wilden deelnemen aan SiR konden zich inschrijven op verschillende vraagstukken of challenges van de metropoolregio Amsterdam. Gemeenten binnen die regio mochten zelf beslissen bij welke challenges zij zich wilden aansluiten. Kooijman: ‘Gemeente Haarlem sloot zich aan bij een aantal vraagstukken in het sociale domein. Daarnaast was er een wildcard', vertelt hij. ‘Dat wil zeggen dat startups ook een oplossing konden voorstellen voor een probleem dat zij zélf signaleerden. De gemeente en startup testen deze oplossing nu.'

Bijzonder

Met de wildcard konden startups in het SiR-programma een oplossing aandragen voor een probleem dat zij zelf signaleerden. Voedselverspilling is ook geldverspilling. Gemiddeld gooit een organisatie 5.000 broodjes per jaar weg. Dat staat gelijk aan ongeveer 30.000 euro.

Geleerde lessen en tips

• Geef de ontwikkeling van de oplossing tijd en ruimte. Het is belangrijk om de oplossing goed te testen.
• Hanteer een flexibele deadline, maar zorg wel dat je stappen blijft zetten naar het gewenste resultaat.
• Durf te experimenteren. Doe dat met vertrouwen, maar houd er ook rekening mee dat het traject kan mislukken.
• Sta open om van ondernemers te leren. De beste oplossingen komen vaak voort uit een samenkomst van verschillende perspectieven.
• Blijf goed communiceren. Zorg ervoor dat je collega’s op de hoogte zijn van het traject. Betrek ze bij de ontwikkelingen en creëer een breed draagvlak.

‘Daar haken we op aan!’, dacht Stephan Kooijman toen hij hoorde van het SiR-programma van de metropoolregio Amsterdam. Hij houdt zich binnen de gemeente Haarlem bezig met circulaire economie en duurzame ontwikkeling, twee gebieden die veel baat hebben bij de innovatieve oplossingen die SiR-deelnemers kunnen bieden. ‘Bij die onderwerpen richten we ons niet alleen op de samenleving buiten onze muren. We vragen ons ook af hoe duurzaam wij als gemeente zélf zijn.’

Challenges en wildcard

De metropoolregio Amsterdam organiseerde een Startup in Residence-programma. Startups die wilden deelnemen aan SiR konden zich inschrijven op verschillende vraagstukken of ‘challenges'. Gemeenten binnen die regio konden aansluiten bij die challenges. Kooijman: ‘Gemeente Haarlem sloot zich aan bij een aantal vraagstukken in het sociale domein.’ Daarnaast was er een wildcard, vertelt hij. ‘Dat wil zeggen dat startups ook een oplossing konden voorstellen voor een probleem dat zij zélf signaleerden.

Gesprek met cateraar

Bij de wildcard is Stephan Kooijman betrokken geraakt. Hoe? Het begon bij een gesprek met de cateraar die de gemeentelijke lunches verzorgt. Kooijman en de cateraar concludeerden dat er verbetering mogelijk was op het gebied van voedselverspilling. ‘Vergaderingen en evenementen van de gemeente gaan vaak gepaard met een verzorgde lunch. Daarvoor levert de cateraar broodjes. Maar regelmatig gaat een vergadering niet door of komen er mensen niet opdagen. Dan blijven er veel broodjes over, die vervolgens in de prullenbak belanden. Ontzettend zonde.’

Bewuste keuze maken

‘Kort daarna was ik op een bijeenkomst van het SiR-programma. Ik luisterde er naar de pitches van startups die zich op de wildcard hadden ingeschreven. Eén van hen was BestelBewuster van ondernemer Bruce Westeneng. Het was bijna té toevallig: hij wilde voedselverspilling tegengaan in de catering van de gemeente.’

Kooijman was meteen enthousiast. Net als zijn collega’s. ‘Onze leidinggevenden binnen de afdeling Facilitaire zaken weten dat duurzaamheid en circulair handelen belangrijke thema’s zijn in deze tijd. Ze stonden meteen open voor het idee om met BestelBewuster samen te werken. 'Doen!', zeiden ze.’

Dwingen tot zelfreflectie

‘Toen ben ik met Bruce Westeneng gaan praten en hebben we de software een aantal keer getest. Dat was – en is – een langdurig traject, omdat we de software in de informatiesystemen van de gemeente moeten implementeren. Die implementatie vereist grote zorgvuldigheid.’, zegt Kooijman. ‘De eerste tests zijn veelbelovend. Maar we hebben nog te weinig data. Dus nu willen we de software breder gaan testen. Hoe we deze tests gaan uitvoeren, weten we nog niet precies. Misschien door de software een aantal maanden bij twee afdelingen in te zetten. Dat betekent wel dat je er veel mensen bij moet betrekken en dat is soms lastig. Het kost tijd en overleg. Natuurlijk moet het op een gegeven moment wel tot een resultaat leiden. Maar we willen de ontwikkeling de ruimte geven, dus we hanteren een flexibele deadline.’

Tijdens de ontwikkelingsfase doen zowel de gemeente als de startup lessen op. Kooijman: ‘In het circulaire en duurzame domein speelt gedragsverandering een belangrijke rol. Als gemeente moeten we onszelf dwingen om kritisch naar onze eigen procedures en werkwijzen te kijken – en bereid zijn deze aan te passen. Deze testfase helpt daarbij. Tegelijkertijd maken wij de startup wegwijs in de gemeentelijke organisatie. Het is voor ondernemers best een uitdaging om met een overheidsorganisatie om te gaan. Zo kost besluitvorming vaak meer tijd dan zij verwachten.’

Goed blijven communiceren

Kooijman is een groot voorstander van het SiR-programma. ‘Ik denk dat het heel goed is als overheid en ondernemers nauw samenwerken. Als ze bij elkaar in de keuken kijken. Dat geeft beiden een frisse blik, onder meer op innovatiemogelijkheden – en op punten waar innovatie nog wankelt.’ Niet dat het nooit lastig kan zijn. Kooijman: ‘Het is ontzettend belangrijk om goed te blijven communiceren met de verschillende afdelingen van de organisatie. Je moet ervoor zorgen dat iedereen weet dat er een SiR-traject loopt en dat men hier de meerwaarde van ziet. Ik heb dat zelf al doende geleerd. Aanvankelijk zag ik wel eens opgetrokken wenkbrauwen van collega’s die zich afvroegen waar ik nu precies mee bezig was.’

Risicoloos is het SiR-programma evenmin, zegt Kooijman. ‘Een oplossing kan mislukken. Je zult nooit honderd procent zeker weten of een idee succesvol gaat zijn. Het is experimenteren, durven en goede begeleiding van startups. Als oud-ondernemer hecht ik veel waarde aan ondernemerschap en vind ik het heel leuk om jonge mensen daarin te stimuleren en begeleiden. Maar ik kan me voorstellen dat niet iedereen in een overheidsorganisatie diezelfde passie deelt.’

‘Een ding weet ik zeker’, besluit Kooijman. ‘Nieuwe samenwerkingsverbanden en innovatieve oplossingen zijn hard nodig om een circulaire en duurzame economie te krijgen. Elke gemeente of organisatie die op dat gebied een slag wil slaan, zou ik van harte willen aanraden om met het SiR-programma aan de slag te gaan. Zelfs als er uiteindelijk niets concreets uitrolt, is dat een zeer leerzaam traject.’

SiR-deelnemer BestelBewuster

‘Met onze software kun je duizenden euro’s op broodjes besparen’

Voedselverspilling tijdens zaken- en vergaderlunches. Bruce Westeneng wil dat tegengaan en richtte daarom BestelBewuster op. Samen met vijf collega’s werkt hij aan software waarmee genodigden hun aan- of aanwezigheid én eetwensen kunnen aangeven. Binnen de gemeente Haarlem krijgt hij de kans om deze software grondig te testen.

‘BestelBewuster is mijn tweede bedrijf. Mijn vorige onderneming was ook gericht op voedselverspilling, maar vooral op de menukaarten en horeca. Met BestelBewuster wilde ik me echt richten op de inkoopkant. Op voorkomen in plaats van genezen.’

Meer zicht op hoeveel lunch er nodig is

Bij zakelijke bijeenkomsten staat vaak een compleet buffet klaar, waarvan een groot deel overblijft . Zijn oplossing? ‘Software waarmee mensen kunnen aangeven of ze bij een bijeenkomst aanwezig zijn en wat ze willen lunchen. Daardoor heb je als gemeente meer zicht op wie er precies komt en hoeveel lunch er nodig is. Omdat mensen een bewuste keuze maken, zullen ze bovendien beter nadenken of ze daadwerkelijk kunnen komen. Ook zullen ze tijdig afzeggen als ze verhinderd zijn.’

De gemiddelde verspilling in een organisatie is 5.000 broodjes per jaar. 5.000! Dat is zo’n 30.000 euro per jaar.

Beste benadering

‘Hoewel we ooit bij de gemeente Den Haag begonnen, testen en ontwikkelen we onze software binnen de gemeente Haarlem verder. Dit traject bij de gemeente Haarlem is heel zinvol; het leert ons bijvoorbeeld hoe een overheidsorganisatie in elkaar steekt. Als we nu bij een gemeente aankloppen om ons product aan te bieden, weten we welk soort afdelingen en mensen we moeten benaderen. En op welke wijze we dat het beste kunnen doen.’

 

Dit is een van de praktijkvoorbeelden uit een reeks waarin aanbestedende diensten en ondernemers ingaan op hun ervaringen en lessen met Startup in Residence (SiR). Binnen een Startup in Residence programma werken overheden en (jonge) innovatieve ondernemers gezamenlijk aan nieuwe oplossingen. Het is een vorm van innovatiegericht inkopen waarin niet een specifiek product of dienst wordt gevraagd, maar juist de nog onbekende (deel-)oplossing voor een vraagstuk.