Gemeente Barneveld meet impact duurzaam inkopen met nieuwe methodiek

Duurzaamheid is als gunningscriterium niet meer weg te denken uit de aanbestedingspraktijk. De precieze impact is sinds kort te meten met een methode van emeritus prof. dr. Jan Telgen en Willemien Hoogenraad MSc, beiden verbonden aan het Public Procurement Research Center (PPRC). Met deze aanpak zijn 58 Barneveldse aanbestedingen geanalyseerd uit de periode 2018 tot en met 2022. Daarmee is zichtbaar gemaakt wat deze gemeente betaalde voor extra duurzame prestaties door leveranciers. Het meetinstrument is nadrukkelijk ontwikkeld voor aanbestedende diensten en is kosteloos beschikbaar, inclusief werkinstructie.

Van abstractie naar inzicht

Telgen legt uit: "In aanbestedingen kunnen leveranciers gewoonlijk punten verdienen of fictieve kortingen krijgen voor een aantal gunningscriteria: zoveel punten voor het plan van aanpak, zoveel voor bijvoorbeeld CO2-reductie en zoveel voor prijs. Wij hebben nu meetbaar gemaakt in welke mate de gemeente duurzaamheid daadwerkelijk als voorwaarde stelt. Met andere woorden: hoeveel geld wil de gemeente investeren in duurzaamheid? Daarmee vertalen we per aanbesteding de redelijk abstracte puntentellingen en kortingen naar inzicht. Op die manier zie je bijvoorbeeld of aanbestedende diensten bereid zijn om een ton extra te betalen voor het verschil tussen géén CO2-reductie en een 100% reductie. Je kunt de punten voor alle aanbestedingen ook optellen, zodat je een compleet overzicht krijgt."

Verder kijken dan beschermde vleermuis

Het meetinstrument biedt een uitgelezen mogelijkheid om concrete waarden te koppelen aan duurzame ambities. Ook Kees Schipstra, hoofd Inkoop van de gemeenten Ede en Barneveld, ziet dat: "In Barneveld stond het thema al vroeg op de kaart en duurzame gunningscriteria worden al geruime tijd opgenomen in aanbestedingen," zegt hij. "Dat begon met name met Social Return on Investment (SROI). Later kwamen daar andere onderwerpen bij zoals biodiversiteit, CO2-reductie en het hergebruik van materialen." Inmiddels is duurzaamheid verankerd in het hele aanbestedingsproces. Schipstra: "In de afgelopen 10 jaar is Barneveld stevig gegroeid, van een kleine 50 duizend inwoners naar zo'n 60 duizend inwoners. We verwachten dat die groei doorzet. We hebben dan ook veel aanbestedingen in de bouw en infrastructuur. Per aanbesteding kijken we nauwgezet naar wat we aan duurzaamheid kunnen doen. Als de hoofdopdracht van een aanbesteding het bouwen van een energie-neutrale woonwijk omvat, dan is het uitgangspunt voor iedereen duidelijk. Maar dat is natuurlijk lang niet altijd het geval. We zorgen ervoor dat er ook dán altijd iemand met verstand van zaken in het team zit die de aandacht vestigt op duurzaamheid en die verder kijkt dan alleen de wettelijk verplichtingen."

Boter bij de vis

Nu de waarde van de duurzame aspecten van alle aanbestedingen over een periode van 4 jaar in kaart is gebracht, wordt zichtbaar dat de gemeente niet alleen duurzame intenties heeft, maar ook meer en meer boter bij de vis doet. Schipstra: "Het is heel interessant om te zien dat er een zichtbaar stijgende lijn zit in het uitvragen van duurzaamheidscriteria én in de bereidheid om daarvoor te betalen. We weten nu beter wat we hebben uitgevraagd en hoe dat heeft uitgepakt. Ons onderzoek heeft een heel mooi, compact overzicht opgeleverd, waaruit je kunt afleiden wat de invloed is van de inzet op duurzaamheid als gunningscriterium." Schipstra ziet verschillende voordelen. Zo kunnen directies en bestuurders aan de gemeenteraad en inwoners concreet laten zien hoeveel belang de gemeente hecht aan duurzaamheid. Aanbestedende diensten kunnen uit deze overzichten ook afleiden hoe je impact maakt met duurzame gunningscriteria. Ondernemers kunnen bovendien aantonen dat duurzaamheid gaat om het leveren van concrete toegevoegde waarde.”

Ruimte om de markt uit te dagen

Telgen wijst nog op een ander inzicht uit het onderzoek: "Wat ook goed zichtbaar wordt, is het verschil tussen wat je bereid bent te betalen en datgene wat je feitelijk extra uitgeeft aan duurzaamheid. Met onze methodiek kun je een signaal geven naar de markt dat je minder hebt geïnvesteerd in duurzame maatregelen dan dat je bereid was om te doen en dat er nog een wereld te winnen is op dit gebied. Er is ruimte om de markt uit te dagen om met betere oplossingen te komen, want dat krijg je pas voor elkaar als je dat extra gaat belonen." Schipstra vult aan: "Dat komt inderdaad heel mooi uit het onderzoek. Je geeft zo een duidelijk antwoord op de vraag: wat doen we écht op het gebied van duurzaamheid? Bij ons blijkt ook dat we best een aanzienlijk bedrag uitgeven aan duurzame maatregelen en dat de tijd dat de laagste prijs een grote rol speelde zoals 20 jaar geleden, echt voorbij is.”

Ook impact in kaart van innovatie of social return

Het meetinstrument is ontwikkeld in het kader van het programma Beter Aanbesteden en is dan ook expliciet bedoeld voor gemeenten en publieke dienstverleners. Telgen: "Met Barneveld hebben we ons met name gericht op duurzaamheid, maar je kunt de methode net zo goed inzetten om de impact van innovatie te meten." Die bredere toepasbaarheid heeft de belangstelling van Schipstra: "Een thema als innovatie zie je steeds vaker in aanbestedingen. Dan wil je graag ook weten hoe vaak hier aandacht voor is en hoe deze maatregelen worden gewaardeerd. Het is heel prettig dat de methode hiervoor geschikt is."

Werkinstructie meetbare duurzaamheidsinspanningen

De door de PPRC ontwikkelde methodiek, om duurzaamheidsinspanningen bij aanbestedingen te kunnen meten, is uitgewerkt in een werkinstructie voor gemeenten en andere overheden. De instructie geeft weer hoe je duurzaamheidsinspanningen berekent bij 2 verschillende gunningsmethoden: Gunnen op Waarde en de Gewogen Factor Score. Er kunnen 3 manieren toegepast worden om bij ieder van deze Beoordelingsmethoden de impact op het gebied van duurzaamheid te meten:

• Bereidheid: het maximale bedrag dat de aanbestedende dienst bereid is extra te betalen voor de hoogst mogelijke score door inschrijvers op duurzaamheid.
• Uitgave: wat er feitelijk extra is betaald door de aanbestedende dienst voor duurzaamheid bij de winnende offerte.
• Toegenomen Waarde: het verschil in uitgave op het gebied van duurzaamheid tussen de winnende offerte en de offerte die op alleen op prijs (goedkoopste inschrijfsom) zou winnen.