Gemeente Amsterdam: Startup in Residence-programma

Praktijkvoorbeeld Startup in Residence

De gemeente Amsterdam heeft nu 5 Startup in Residence-programma’s gedraaid met telkens 10 tot 20 vraagstukken (‘challenges’). Amsterdam is voorloper in Nederland als het gaat om deze samenwerking met innovatieve ondernemers.

Bijzonder

De gemeente draaide als eerste organisatie in Nederland een Startup in Residence-programma. Daarnaast vereenvoudigde Amsterdam de inkoopprocedures voor startups qua taal en criteria.

Geleerde lessen en tips

• Ga voor een langetermijnsamenwerking met startups. Bepaal binnen die samenwerking steeds kortetermijndoelen.
• Laat mentors, zoals ervaren ondernemers, startups coachen. Ook bij het bedenken van vervolgstappen voor de fase ná het Startup in Residence-programma.
• Het SiR-programma geeft zes maanden lang trainingsprogramma’s aan zowel de startups als de ambtenaren. Ambtenaren leren om anders te kijken naar een vraagstuk. Met als potentieel resultaat: alternatieve, nieuwe oplossingen en een nieuwe manier van werken.

Hoe creëer je spreiding van toeristen? En hoe zorg je ervoor dat afval van de straat blijft? De gemeente Amsterdam staat voortdurend voor zulke uitdagingen. En er komen telkens nieuwe bij. Via het SiR-programma nodigt de gemeente startups uit om creatieve oplossingen te ontwikkelen voor dit soort problemen. ‘SiR heeft een positieve impact op de stad, op de Amsterdammer én op onze organisatie’, zegt Minouche Cramer, startup-officer bij de gemeente.

We hebben inmiddels 5 programma’s met succes gedraaid en veel afdelingen hebben meegedaan.’ Cramer onderscheidt verschillende soorten resultaten. ‘Ik ben vooral heel enthousiast over de effectieve oplossingen die startups aandragen. Over de inkoopprocessen die toegankelijker worden. En over de nieuwe manier van werken die onze gemeente zich eigen heeft gemaakt.’

Zelf vraagstukken signaleren

Voor het SiR-programma verzamelt de gemeente vraagstukken (‘challenges’) die geschikt zijn voor oplossingen van startups. Cramer: ‘We gaan eerst altijd op zoek naar de vraag achter de vraag. Anders gezegd: we diepen een vraagstuk van tevoren goed uit en bepalen onder meer welke andere gemeente-afdelingen erbij betrokken zouden kunnen zijn. Dat leidt tot betere resultaten.’

SiR-challenges gaan over lokale uitdagingen, maar SiR-deelnemers kunnen uit de hele wereld komen. Zo waren er al inschrijvers uit Amerika, India en Oost-Europa. Het gros komt echter uit Nederland. ‘Inschrijvers horen over de challenges via ons netwerk, social media, startupnetwerken, posters en flyers.’ Per SiR-programma dienen zo’n 100 tot 150 startups een oplossing in. De meeste doen dat voor de ‘wild cards’. Cramer: ‘Dat wil zeggen dat ze met een oplossing komen voor vraagstukken die wij niet hebben gedefinieerd. Ze hebben zo’n vraagstuk dan zélf in Amsterdam gesignaleerd.’

Toegankelijkheid stimuleren

‘Bij de selectie van alle inschrijvingen letten we op visie, innovatie, realisatie, schaalbaarheid, herhaalbaarheid en impact’, zegt Cramer. ‘Met de geselecteerde startups willen we graag voor de lange termijn een samenwerking aangaan. Het is daarbij onze bedoeling om een grote klant te worden’. Hiervoor is het belangrijk om succesvolle pilots snel te kunnen opschalen. ‘Om dat zonder aanvullende aanbestedingsprocedures te kunnen doen, maken wij voor het SiR-programma gebruik van een Europese aanbesteding.’

Gebruikelijke inkoopprocedures zijn voor kleine partijen zwaar en ingewikkeld. Zo kun je bij een startup bijvoorbeeld niet aankomen met een boeteclausule van tienduizenden euro’s. We proberen daarom de inkoop en contracten proportioneel te maken’, zegt Cramer. ‘Bovendien willen we begrijpelijke taal gebruiken. Niet te ambtelijk en juridisch. Die toegankelijkheid is een blijvend aandachtspunt.’

Mentors

In het samenwerkingsproces is de begeleidende rol van mentors volgens Cramer heel belangrijk. ‘Normaal is de gemeente opdrachtgever voor een partij en die levert dan wat de overheid bedacht heeft. Maar nu is er co-creatie tussen ons en de startup; we ontwikkelen gezamenlijk een perfect passende oplossing. Dat is behoorlijk anders; het vraagt betrokkenheid van iedereen.’ Mentors helpen daarbij, zegt Cramer. ‘Zij coachen startups op ondernemerschap, niet op inhoud; dat doet de gemeente. Het is belangrijk dat mentors ook kijken hoe de startups kunnen groeien na het programma.’

Startups en collega’s trainen

Het echte samenwerken begint wanneer de startup ‘in residence’ komt bij de gemeente. ‘Dat betekent niet dat ze altijd binnen de muren van onze organisatie werken, maar wel dat ze hier veel zijn en nauw met ambtenaren samenwerken. Soms is die samenwerking een flinke uitdaging voor beide partijen. Ze zijn niet aan elkaars denk- en handelwijze gewend.’

Om de twee werelden samen te brengen geeft het SiR-programma 6 maanden lang trainingsprogramma’s aan zowel de startups als de ambtenaren. Cramer: ‘We geven SiR-deelnemers trainingen op het gebied van bijvoorbeeld customer journeys en businessmodellen en laten daarnaast zien hoe de gemeente werkt. Bijvoorbeeld op het gebied van besluitvorming.

Aan de andere kant laten we onze collega-ambtenaren zien hoe startups werken; bijvoorbeeld wat de ondernemers moeten investeren aan tijd en geld om tot een goed resultaat te komen. Daar staan onze collega’s lang niet altijd bij stil. Daarnaast is de ‘startup way of working’ ook heel inspirerend voor ambtenaren: startups zijn onderzoekend, actief en resultaatgericht; dat komt terug in hun design thinking en hun agile - en lean-methodieken. Het klinkt gek, maar nog niet genoeg ambtenaren gaan naar buiten om de Amsterdammer te vragen: wat vind je van dit plan? Dat soort dingen leren onze collega’s van SiR. En daar zijn ze heel enthousiast over.’

Op haar beurt wordt Cramer enthousiast over de toekomstplannen voor het SiR-programma. ‘We overwegen bijvoorbeeld om challenges voortaan elk jaar rondom een specifiek thema te concentreren. En om meer samen te werken met andere overheidsorganisaties en grote partijen. Ook onderzoeken we of er behoefte is aan een innovatieplatform dat samenwerking tussen markt en overheid beter faciliteert en zo innovatie versnelt. We blijven dus uitproberen, ontwikkelen en uitbreiden!’

SiR-deelnemer Global Guide Systems

‘Ons platform versoepelt het verkeer op de grachten’

De Amsterdamse grachten worden steeds drukker bevaren. Tegelijkertijd houden slechts 2 langzaam varende boten 300 kilometer water in de gaten. De handhaving moet dus efficiënter en effectiever. Hoe? Global Guide Systems bedacht dé oplossing voor deze SiR-challenge.

‘Wij hebben een verkeersinformatiesysteem bedacht voor een soepele verkeersstroom op de Amsterdamse grachten,’ zegt Geert Kroon, medeoprichter van Global Guide System. ‘Met onze dashboardoplossing kunnen we alle verkeerstromen volgen, analyseren en dus ook structureren. Informatie over bijvoorbeeld snelheid, gedrag en drukte – gegevens die binnenkomen via camerabeelden, geluidssensoren en andere bronnen – kunnen we nu samenbrengen op één platform.’

Onschatbare waarde

‘Normaal hadden wij als klein bedrijf nooit aan zo’n vraagstuk van de stad mogen werken. Door SiR kregen we een eerlijke en reële kans om binnen korte tijd heel concreet te laten zien wat we kunnen waarmaken voor de gemeente. Die kans is voor ons van onschatbare waarde. Nu gaan er deuren open die anders nooit opengegaan waren.’

Andere partijen

‘Direct na onze succesvolle pilot kregen we een structurele opdracht van de gemeente Amsterdam. Gedurende 2 jaar hebben we ons dashboard geïmplementeerd voor handhavende partijen. Recent kregen we een vervolgopdracht voor de komende vier jaar. En er zijn nu ook andere partijen die interesse hebben in ons systeem.’

 

PIANOo publiceert een reeks inspirerende verhalen over het programma Startup in Residence (SiR) van Metropoolregio Amsterdam. Binnen het programma werken (jonge) innovatieve ondernemers in opdracht van de publieke sector aan maatschappelijke vraagstukken. Dit biedt kansen voor innovatieve ondernemers en publieke opdrachtgevers krijgen zo verrassende oplossingen.