Geen herbeoordeling maar nieuwe gunningsbeslissing (week 33)

Feiten en omstandigheden

Digidact is een inkooporganisatie, gericht op ICT voor onderwijsinstellingen. Zij heeft een Europese aanbesteding gehouden voor de levering van en ondersteunende dienstverlening bij 'ICT-hardware volgens de openbare aanbestedingsprocedure. Het betreft een aanbesteding Apple apparatuur (perceel 1) en Chromebooks en Windows (perceel 2). Op 28 maart 2024 heeft Digidact aan Pro Warehouse bericht dat Pro Warehouse niet het hoogste aantal punten heeft behaald in het aanbestedingsproces, en dat zij voornemens is de opdracht aan een andere partij te gunnen.

Op 5 april 2024 heeft Pro Warehouse bij Digidact geklaagd over de voorgenomen gunningsbeslissing van 28 maart 2024 (productie 8 bij de dagvaarding). In haar brief vraagt Pro Warehouse om een antwoord op de vraag op welke wijze de toegekende plussen en minnen (a) zich verhouden tot en (b) optellen tot de per casus toegekende eindscore. Ook meent zij dat de beoordeling van haar inschrijving door Digidact op meerdere punten onbegrijpelijk en onjuist is, zo blijkt uit haar brief.

Op 10 april 2024 heeft Digidact een reactie gegeven op de kritiekpunten van Pro Warehouse. In deze reactie gaat Digidact nader in op de door Pro Warehouse bekritiseerde onderdelen van de beoordeling van de casusposities zoals in de voorlopige gunningsbeslissing verwoord.

Vervolgens heeft Pro Warehouse tijdig een kort geding aanhangig gemaakt waarmee zij opkomt tegen de voorgenomen gunning aan ARP. Het oordeel van de rechter:

Gunningsbeslissing bevat enkel de eindscores

“De voorzieningenrechter stelt vast dat de mededeling van de gunningsbeslissing niet (de) kenmerken en relatieve voordelen van de inschrijving van ARP bevat. De mededeling bevat enkel de eindscores van ARP (en Pro Warehouse) op de beide casusposities en een toelichting op de eigen inschrijving van Pro Warehouse. Daaruit blijken niet de kenmerken en de relatieve voordelen van de inschrijving van ARP. Blijkens de Memorie van Toelichting bij artikel 2.130 Aw is die bepaling in het leven geroepen om betrokken inschrijvers te faciliteren in de mogelijkheid om doeltreffend beroep te kunnen instellen tegen de gunningsbeslissing en moeten zij bij de bekendmaking van de gunningsbeslissing alle relevante informatie ontvangen om dit te kunnen doen. Het opnemen van alleen de eindscores van de winnende inschrijving in combinatie met een toelichting op de eigen inschrijving van Pro Warehouse acht de voorzieningenrechter daartoe niet voldoende.”

Absolute beoordelingsmethodiek

“Digidact heeft aangevoerd dat zij daarmee mocht volstaan aangezien sprake was van een absolute beoordelingsmethodiek. Daargelaten de vraag of dat, gezien de beschreven werkwijze van de beoordelingscommissie in onderdeel 3.6 van het beschrijvend document wel juist is (“In eerste instantie zullen de leden van de beoordelingscommissie de inschrijvingen individueel beoordelen, waarbij de leden geen inzicht hebben in de geoffreerde prijzen. Zij lezen alle casusuitwerkingen door en op basis van voortschrijdend inzicht (iteratief proces) zullen zij vervolgens de casusuitwerkingen beoordelen volgens de beoordelingsmatrix”) moet zelfs in het geval dat een absolute beoordelingsmethodiek wordt gehanteerd het enkel opnemen van de scores, gelet op de hiervoor aangehaalde ratio van artikel 2.130 Aw, als onvoldoende worden gezien. Een aanbesteder behoort in haar gunningsbeslissing de relevante voordelen van de winnende inschrijver zo concreet mogelijk te onderbouwen. Dat heeft Digidact niet gedaan.”

Nadere toelichting op later tijdstip voldoet niet

“Met de door Digidact bij brief van 17 mei 2024 aan Pro Warehouse toegezonden nadere toelichting op haar gunningsbeslissing heeft Digidact niet alsnog voldaan aan de eisen van artikel 2.130 Aw. Ook indien veronderstellenderwijs wordt aangenomen dat Digidact met die brief wél in voldoende mate de kenmerken en relatieve voordelen van de uitgekozen inschrijving heeft opgegeven en ook voorbij gegaan wordt aan het – mede gezien de datum waarop het kort geding aanhangig werd gemaakt - late moment waarop die brief is toegezonden (6 kalenderdagen met daarin het Pinksterweekend), dan voldoet zij daarmee nog steeds niet aan de eisen van artikel 2.130 Aw die voorschrijven dat de relevante redenen (waaronder in ieder geval begrepen de kenmerken en relatieve voordelen van de uitgekozen inschrijving) in de mededeling van de gunningsbeslissing moeten worden bekendgemaakt. Uit de tekst van deze bepaling vloeit voort dat aan deze eis niet is voldaan wanneer deze redenen op een later tijdstip aan de inschrijver worden bekendgemaakt, zoals in dit geval is gebeurd. Ook de Hoge Raad heeft in het arrest KPN/Staat geoordeeld dat een latere aanvulling van de relevante redenen in beginsel niet mogelijk is.

Het voorgaande leidt de voorzieningenrechter tot de conclusie dat de huidige gunningsbeslissing geen stand kan houden. De voorzieningenrechter zal Digidact dan ook veroordelen om de gunningsbeslissing ten aanzien van ARP in te trekken en om, voor zover zij de opdracht nog wil gunnen, aan Pro Warehouse een nieuwe, met in achtneming van het vorenoverwogene, gemotiveerde gunningsbeslissing te doen toekomen. Anders dan Pro Warehouse meent leidt het gebrek niet tot gevolg dat de inschrijving(en) opnieuw moet(en) worden beoordeeld; vooralsnog valt op basis van de thans voorliggende (ontoereikende) motivering van het gunningsvoornemen immers niet vast te stellen dat sprake is geweest van een ondeugdelijke beoordeling die tot herbeoordeling noopt.

(VdLC publishers/consultants BV, 21 augustus 2024)

Lees de volledige uitspraak op rechtspraak.nl