Duurzaam opdrachtgeverschap in Helmond: Circulaire bouw van Huis voor de Stad
Helmond heeft een nieuw gemeentehuis: het Huis voor de Stad. Medewerkers en inwoners zijn er met recht trots op, want de gemeente koos niet voor de makkelijkste bouwroute. Er zijn zo veel mogelijk duurzaamheidskansen gegrepen, wat onder meer resulteerde in ruim 99% hergebruik van het oude stadskantoor. Hoe is dit circulaire project zo’n groot succes geworden? (oktober 2024)
De gemeente Helmond was toe aan een nieuw onderkomen. De medewerkers waren verspreid over 4 verschillende gebouwen die hard toe waren aan onderhoud. Er moest één toekomstbestendig gebouw voor in de plaats komen. “Voor het Huis voor de Stad hebben we een visie met 5 uitgangspunten geformuleerd”, zegt Thea Musters, aanjager van maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI). “Het nieuwe gebouw moet duurzaam zijn, inclusief en toegankelijk, economisch vitaal, eigentijds en flexibel, passend en verantwoord.”
MVOI-beleid als basis
De uitgangspunten zijn geworteld in het MVOI-beleid waaraan de gemeente zich al jaren heeft gecommitteerd en zijn een logisch vervolg van het landelijke MVOI-manifest dat Helmond heeft ondertekend. Duurzaamheid en circulariteit spelen hierin een belangrijke rol. “Logisch”, vindt wethouder en bestuurlijk opdrachtgever Harrie van Dijk. “Als je kijkt naar de toekomst dan moeten we kiezen voor circulair. Met de realisatie van het Huis voor de Stad willen we inwoners het goede voorbeeld geven. Het is gebruiken wat je hebt.”
Geen programma van eisen
Jordie van Berkel-Schoonen gaf als programmanager en daarmee intern opdrachtgever vanaf het begin leiding aan het ambitieuze project. “We streefden naar de next best practice: het best mogelijke voorbeeld van duurzaamheid en circulariteit en dáár nog een schepje bovenop.” Al vroeg in het proces schreef de gemeente een aanbesteding uit voor de bouw. “We hebben bewust geen programma van eisen opgesteld”, zegt Van Berkel-Schoonen. “Doel was om een architectenbureau uit te dagen om zelf met een zo duurzaam en circulair mogelijk plan te komen.”
“We durfden op uitgangspunten van de visie aan te besteden en gaven ingeschreven partijen in de gunningsfase ruimte voor dialoog” – Jordie van Berkel-Schoonen, programmanager Huis voor de Stad
Aanbesteding: minimaal 80% circulair
Uit een voorbereidende marktverkenning wist de gemeente dat een eis van 80% circulair mogelijk was. “In de gunningscriteria beloonden we inschrijvers voor elk percentage boven deze minimale eis”, zegt Van Berkel-Schoonen. “En door onze focus op duurzaamheid én kwaliteit durf ik echt wel te zeggen dat we goedkoper uit zijn gekomen. Uiteindelijk kwam de beste inschrijving onder ons budget kwam. Hun voorstel was om de oude gebouwen te oogsten in plaats van te slopen en voor het nieuwe gebouw de bestaande fundering, het casco en de liftkokers te behouden. Dat scheelt materiaal-, transport- en handlingkosten.”
Ruimte en vrijheid voor opdrachtnemer
Het bureau was enthousiast over de ruimte en de vrijheid die ze van de gemeente kregen. Van Berkel-Schoonen: “We durfden op uitgangspunten van de visie aan te besteden en gaven ingeschreven partijen in de gunningsfase ruimte voor dialoog. Hierdoor wisten we de goede partij te kiezen. Je zag de glinstering in hun ogen om uitgedaagd te worden én om ons uit te dagen.”
Visie als houvast
Van Dijk beseft dat de bouw van een nieuw gemeentehuis een valkuil kan zijn voor de bestuurlijk verantwoordelijke. “Een belangrijke basis was de visie op het Huis voor de Stad. Telkens als het moeilijk werd, kon ik daarop terugvallen. De visie was vastgesteld in de raad en had een breed draagvlak, omdat we de input van inwoners en ondernemers hebben gebruikt.”
Aparte projectorganisatie
Ook de wijze waarop het project was georganiseerd droeg bij aan het succes. Van Dijk: “De projectorganisatie hebben we naast de ambtelijke organisatie gezet. Daarin zijn we klein begonnen en hebben we agile gewerkt, puur kijkend wat we op het moment zelf nodig hadden. Uiteindelijk waren honderden mensen betrokken omdat de bouw iedere afdeling en ieders werk raakte.”
“Als je kijkt naar de toekomst dan moeten we kiezen voor circulair. Met de realisatie van het Huis voor de Stad willen we inwoners het goede voorbeeld geven” – Harrie van Dijk, wethouder Helmond
Klankbordgroepen
Van Berkel-Schoonen spreekt van een veranderproces waarbij je als organisatie kunt bewegen als olietanker of als speedboot. “Omdat we los stonden van de staande organisatie konden we snelheid maken. Maar we moesten het wel met elkaar doen en de mensen meekrijgen. Over wat we deden en waar we naartoe werkten waren we altijd heel transparant; iedereen mocht meekijken. We organiseerden inloopuren en zetten klankbordgroepen op.” Een voorbeeld is de klankbordgroep van de gemeenteraad. Van Dijk: “Daarin voerden we echt inhoudelijke discussies. Uiteindelijk zijn de leden van de klankbordgroep ambassadeurs geworden van het Huis voor de Stad.”
Samenstelling programmateam
Van Berkel-Schoonen vormde een programmateam samen met een tweede projectmanager, een technisch projectleider, een financieel adviseur, een bestuursadviseur, een communicatieadviseur en diverse ondersteuners op het gebied van inkoop, aanbestedingen en facilitaire zaken. Daarmee kon het team zo veel mogelijk risico’s mitigeren. “Team Inkoop was betrokken zodra er sprake was van een aanbesteding, zoals voor de bouw”, zegt Musters. “Ik was bij enkele van deze aanbestedingen betrokken als het over duurzaamheid ging.”
“Wat de grootste winst is? Eigenlijk het feit dat we elke kans voor een circulaire oplossing hebben proberen te grijpen” – Thea Musters, aanjager van maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen, gemeente Helmond
Expertise uit de markt halen
Met het Huis voor de Stad is Helmond een bijzonder circulair gebouw rijker. “Wat de grootste winst is? Eigenlijk het feit dat we elke kans voor een circulaire oplossing hebben proberen te grijpen”, zegt Musters. “Dit deden we zonder zelf vastomlijnde kaders te stellen, maar juist door expertise uit de markt te halen en steeds terug te grijpen op de uitgangspunten van onze visie.
Passend en verantwoord
Van Dijk glimlacht. “Het Huis voor de Stad is passend en verantwoord geworden, gewoon op z’n Helmonds. Het mooiste vind ik dat iedereen heel trots is. Nu het gebouw er staat is de stemming zeer positief.”
Tips van Harrie van Dijk, Jordie van Berkel-Schoonen en Thea Musters (gemeente Helmond) over duurzaam (intern) opdrachtgeverschap:
- Ontwikkel, bijvoorbeeld vanuit het Manifest MVOI een breed gedragen visie op maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen en zorg voor politiek en bestuurlijk commitment, zodat je daarop kunt terugvallen.
- Wees transparant in je plannen, vertel altijd het eerlijke verhaal, zoek de dialoog op en durf je kwetsbaar op te stellen.
- Zet een aparte, snel opererende projectorganisatie op om vaart te maken. Haak daarbij goed aan bij de staande organisatie, bijvoorbeeld door middel van klantbordgroepen.
- Benut de expertise van de markt. Timmer een aanbesteding niet dicht met een programma van eisen, maar daag marktpartijen uit om gedurende het gehele ontwikkelproces met duurzame, circulaire oplossingen te komen.
- Laat geen enkele kans voor verduurzaming liggen en focus daarbij niet alleen op het te realiseren gebouw, maar neem ook de werkprocessen onder de loep.