Geleerde lessen inkooptraject circulaire kantoorinrichting Rijkswaterstaat

De ambitie van de Rijksoverheid is om de inkoopcategorie kantoorinrichting te transformeren van een lineaire naar een circulaire categorie (dus van delven, produceren, gebruiken en weggooien naar produceren, gebruiken, inleveren en hoogwaardig hergebruiken).

Circulaire kantoorinrichting

Concreet betekent dit dat het bestaande meubilair zo lang mogelijk in de behoefte moet voorzien. Bij het ontstaan van nieuwe behoeftes kijkt de Rijksoverheid eerst naar producten, componenten en materialen die reeds in omloop zijn. Wanneer in de behoefte enkel kan worden voorzien door nieuwe producten, worden deze getoetst op strenge circulariteitseisen. Na gebruik van de producten door de Rijksoverheid worden deze zo optimaal mogelijk ingezet in volgende cycli. De eerste stap hiertoe was een aanbesteding circulaire kantoorinrichting, waarin een groeimodel is vastgelegd voor zowel de eigen organisatie als de leveranciers.

Onderzoek potentie en haalbaarheid

Voorafgaand aan de aanbesteding circulaire kantoorinrichting voor het Rijk, heeft adviesbureau TurnToo onderzoek gedaan naar de potentie en haalbaarheid van een circulaire categorie kantoorinrichting. Het onderzoek 'De route naar een circulaire kantoorinrichting' wees uit dat er veel toepassingen binnen het Rijk mogelijk zijn met forse besparingen tot gevolg. Daarnaast biedt het volume van de aanbesteding en de rol van de overheid als voorbeeldfunctie voor de maatschappij grote kansen wat betreft circulariteit.

Aanbesteding en impact op de markt

Het betrof een Europese aanbesteding met 4 percelen waarvoor 4 raamcontracten zijn opgesteld, met een omzetwaarde van in totaal 200 miljoen euro voor de totale looptijd van 10 jaar. Een partij kon maximaal 2 percelen winnen. De duur van de overeenkomsten is 3 jaar met opties tot verlenging oplopend tot maximaal 10 jaar (verlenging respectievelijk 3, 2 en 2 jaar).

Het gaat hierbij om prestatie overeenkomsten om een langdurige leveranciersrelatie op te bouwen en kwaliteit te waarborgen. Leveranciers onderschrijven de uitdagende aard van deze aanbesteding en geven aan dat de impact op de markt groot was. Ze waarderen de manier waarop het Rijk dit traject in de markt heeft gezet.

Samenvatting succes

• De aanbesteding heeft de beweging naar een circulaire economie in de markt versneld.
• Er is een duidelijke visie op circulair meubilair ontstaan (rapport TurnToo).
• De visie op circulair meubilair is doorvertaald naar het inschrijvings- en beoordelingsdocument en in de KPI’s waarop de contracten gemonitord worden.
• Er is een duidelijk en consistent inschrijvings- en beoordelingsdocument geformuleerd.
• De circulaire gunningscriteria sloten naadloos aan op de ambitie en doelstellingen van de categorie.
• De kwalitatieve circulaire gunningscriteria waren doorslaggevend.
• Er is gewerkt met een integraal categorieteam waarin de categoriemanager, de contractmanager, de programmanager circulaire economie en de inkoper vertegenwoordigd waren.
• Voor de leveranciers is een webinar ingericht als helpdesk voor het gebruik van de circulaire tool waarmee gewerkt is.
• De beoordelaars werden verplicht een opleidingsbijeenkomst te volgen waarin onder andere de gestelde definitie van circulariteit in relatie tot meubilair is toegelicht.
• De aanpak en inrichting van de consensusbijeenkomst die door een begeleider in goede banen werd geleid en waarbij gewerkt is met anonieme cijfers en cijferkaarten was erg effectief. Door de groepsgrootte werd de gemeenschappelijke deler duidelijk.

Vanuit de marktpartijen

• Vanwege de grootte van de aanbesteding, heeft de aanbesteding een grote impact op de markt. Hierdoor heeft het Rijk een circulaire impuls aan de markt kunnen geven.
• De duidelijke visie op circulariteit en het gebruik van de definities van de circulaire loops.
• De extra tijd die marktpartijen hebben gekregen bovenop de wettelijke termijn van de aanbestedingswet.

Samenvatting lessons learned

• Koppel het creëren van draagvlak binnen de eigen organisatie en het uitvoeren van het aanbestedingstraject los van elkaar.
• Zorg dat er beleid is vastgesteld over circulariteit (in relatie tot kantoorinrichting).
• Zorg dat de juiste kennis beschikbaar is (juridisch, inhoudelijke expertise, product- en materiaalkennis, circulair).
• Experimenteer en leer met kleinschalige aanbestedingen. De omvang van de opdracht en daarmee het belang voor de markt was groot. De markt had liever gezien dat de 4 percelen apart in de markt waren gezet.
• Neem de tijd voor de keuze van een circulaire tool, bepaal wat je eruit wilt halen en test de tool.
• Bedenk en beschrijf duidelijk in het inschrijvings- en beoordelingsdocument wat je wilt verifiëren en hoe je dit doet.
• Neem de tijd voor de voorbereiding van de aanbesteding.

Document