Stakeholderanalyse Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Het rapport bevat de resultaten van een deskresearch naar diverse bronnen over betrokken partijen bij MVI-beleid, observaties van interacties tussen aanbestedende diensten en marktpartijen tijdens de marktdag ‘klimaatneutraal en circulair inkopen’ (7 november 2019, PIANOo), schriftelijk ingevulde vragenlijsten en telefonische interviews.

Op basis hiervan hebben Schuttelaar & Partners op 2 niveaus het MVI-stakeholderveld geschetst:

• een interorganisationeel beeld, waarin de verhoudingen tussen de verschillende betrokken stakeholders worden geschetst.
• een intra-organisationeel beeld, waarin wordt ingezoomd op de verhoudingen tussen de verschillende rollen binnen aanbestedende diensten.

Conclusies

Uit de stakeholdersanalyse zijn de volgende conclusies getrokken:

Ambitie op het gebied van MVI

Uit de stakeholdersanalyse komt naar voren dat de ambities op het gebied van MVI door aanbestedende diensten op bestuurs- en beleidsniveau breed worden gedragen. De daadwerkelijke verankering van MVI-ambities binnen aanbestedende diensten verschilt echter nog sterk van organisatie tot organisatie. Ook de mate waarin aanbestedende diensten succesvol zijn in het zetten van de stap van ambitie naar beleid en uitvoering verschilt sterk van organisatie tot organisatie. Het lijkt nog met regelmaat voor te komen dat MVI-resultaten binnen aanbestedende diensten vooral afhankelijk zijn van de ambities en inspanningen van een of enkele enthousiaste individuen in de keten, dit kan elke actor van een bestuurder tot een inkoper zijn, in plaats van de MVI-ambities en inspanningen van de organisatie als geheel. 

Betrokken rollen bij MVI binnen een aanbestedende dienst

De analyse laat zien dat het intra-organisationele stakeholderveld binnen aanbestedende diensten veel verschillende rollen kent. Bestuurder, beleidsadviseur, contractmanager, jurist, projectleider, budgethouder, en inkoper vormen allen belangrijke rollen binnen de MVI-inkoopketen. De meeste respondenten geven aan dat het ideale scenario voor MVI-verankering binnen aanbestedende diensten bestaat uit een situatie waarin al deze rollen kennis hebben van relevante MVI-thema’s, MVI zien als een wezenlijk onderdeel van hun takenpakket en MVI integreren in hun takenpakket. In de praktijk komt het volgens diverse respondenten vaker voor dat MVI slechts in een deel van de interne keten van aanbestedende diensten geïntegreerd is.

Verhoudingen markt en aanbestedende diensten

De communicatie tussen markt en aanbestedende diensten op het gebied van MVI is volgens de meeste respondenten nog niet optimaal. Er is vanuit diverse hoeken behoefte aan aanbestedingen die MVI aantrekkelijk maken voor de markt, met duidelijk test- en meetbare indicatoren.

Kennis

Diverse respondenten geven aan dat zij het idee hebben dat de kennisdeling tussen de verschillende aanbestedende diensten op het gebied van MVI steeds beter verloopt. Zowel kwalitatief als kwantitatief. Er wordt nog wel ruimte voor verbetering gezien.

Aanbevelingen

Het rapport bevat aanbevelingen aan het Rijk op het gebied van ambities voor MVI, de rollen binnen aanbestedende diensten, de verhoudingen tussen markt en aanbestedende diensten en kennis. Voorbeelden hiervan zijn:

• Maak met aanbestedende diensten afspraken om van MVI-ambities en -doelstellingen naar concrete maatregelen en resultaten te gaan in de inkoop en aanbesteding.
• De rol van de inkoper is complex en veelzijdig geworden. Binnen veel aanbestedende diensten lijken rollen als adviseur, analist, strateeg en daadwerkelijk inkoper vaak in dezelfde functie samen te komen. Definieer daarom, binnen de traditionele functie van inkoper, de verschillende subrollen concreter, draag deze uit, faciliteer deze op maat met informatie en training: ten minste voor inkoopadviseurs, uitvoerend inkopers en inkoopanalisten.
• Focus op het verder informeren van de medewerkers van aanbestedende diensten over de (juridische) mogelijkheden en onmogelijkheden om MVI-doelen in aanbestedingen te integreren en om met de markt in contact te treden over wederzijdse behoeften en wensen op het gebied van MVI.
• Verleg de focus nog meer van het opleiden en informeren van inkopers, naar het opleiden en informeren van andere rollen binnen aanbestedende diensten. Denk hierbij in het bijzonder aan bestuurders, beleidsmedewerkers, projectleiders, budgethouders en juristen.

Rapport