CoP Innovatiegericht inkopen in de GWW - verslag 8 juni 2021

In deze Community of Practice (CoP) delen overheden kennis en ervaring over innovatiegericht inkopen. Deelnemers aan de CoP zijn change agents: sleutelfiguren bij (semi-)publieke organisaties in de GWW die gedreven zijn om het inkoopbeleid van hun organisatie te veranderen. Samen gaan zij in gesprek over hoe je innovaties stimuleert via een aanbesteding, hoe je als opdrachtgevers beter samenwerkt en hoe je succesvolle innovaties opschaalt.

Advies voor beroepsgroep

De online kennissessie in juni bestond uit 2 delen. Eerst vertelden deelnemers over hun eigen mislukkingen en successen bij het opschalen van innovaties. Vervolgens werd de groep over diverse break-out rooms verdeeld om daar dieper op het thema in te zoomen. De vraag die hierbij centraal stond: 'Stel dat je mensen in je eigen beroepsgroep moet vertellen hoe zij het best innovaties kunnen opschalen: wat adviseer je dan? Wat moet je wel of juist niet doen?’

Ruimte voor verbetering

Bij het delen van mislukkingen vertelde een deelnemer hoe het zijn overheidsorganisatie maar niet lukte om grootschalig gebruik van Industrieel, Flexibel en Demontabel (IFD)-bruggen van de grond te krijgen. ‘We willen IFD graag toegepast zien op álle te bouwen bruggen in Nederland. Bij IFDgebruik je namelijk gestandaardiseerde onderdelen, waardoor hergebruik en vervanging veel makkelijker wordt. Zo bespaar je kosten én CO2-uitstoot. Veel beheerders kennen deze ontwikkeling nog niet, waardoor zij allerlei remmende eisen stellen. Dat is jammer, want omdat IFD onderhoud eenvoudiger maakt, dient het juist het belang van beheerders.’

Onzekere businesscases

Een andere deelnemer vertelt hoe er ook in de waterkeringswereld verbetering mogelijk is. ‘Er is veel technische ontwikkeling, bijvoorbeeld op het gebied van dijkversterkingen en verankeringstechnieken. Daar worden pilots voor georganiseerd, waar bekende grote bedrijven, overheden en kennisinstellingen bij betrokken zijn. Maar het blijft bij pilots. Hier zijn verschillende redenen voor. Bijvoorbeeld dat de regelgeving rondom technische innovaties onzeker is. Dat maakt een businesscase eveneens onzeker, waardoor de lucht eruit gaat.’

Voorkeur voor elektrisch

De deelnemers hadden gelukkig ook volop succesverhalen. Zo vertelde één van hen over het beheer van gevels in een bepaald stadsdeel. ‘Inwoners bepalen bij dit project of aannemers het beheer goed uitvoeren. Wat zij belangrijk vinden, staat in dit beheer centraal. Dat werkt goed. Bewoners voelen zich gehoord en aannemers zijn er ook blij mee, omdat zij zo efficiënter kunnen werken. Nu kijken we of we dit type burgerparticipatie kunnen opschalen, zodat andere stadsdelen ook kunnen profiteren.’ 

Een ander positief voorbeeld gaat over stratenmakers die met elektrisch, emissieloos materieel werken. ‘Zij wilden daar eerst niet aan: elektrische apparatuur had bij hen een slecht imago. Maar nu ze ervaren hebben hoe fijn het is om met stil materieel te werken, willen ze niet anders meer. Ze eísen nu zelfs elektrisch!’

Tips voor opschaling

In de break-out rooms kwamen talrijke suggesties op tafel die om innovaties beter op te schalen. Bijvoorbeeld deze:

• Betrek beheerders
  Het is voor opschaling van innovaties belangrijk dat inkopers nauw samenwerken met beheerders. Dit zou de start van een aanbestedingsproces moeten zijn, niet het sluitstuk. Goede samenwerking vereist dat beheerders intrinsiek overtuigd raken dat het goed is een innovatie te gebruiken.
• Waardeer beheerders
  Ook vereist het dat inkopers een goede relatie onderhouden met beheerders. Voor zowel overtuigen als relatieonderhoud is het nodig om met beheerders in gesprek te gaan en waardering aan hen te tonen.
• Zie de denkverschillen
  Beheerders moeten het gevoel krijgen dat zij gezien worden in hun behoeftes en dat er voor hen veel te winnen is. Het is daarbij voor inkopers essentieel rekening te houden met de specifieke manier van denken van beheerders. Inkopers denken namelijk vanuit projecten, beheerders vanuit beheercycli. Inkopers gaan bij een project van a naar b – en verwachten direct na b een meetbaar resultaat. Een beheerder is echter gericht op de langere termijn en zijn resultaten zijn moeilijker meetbaar.
• Scherp pilots aan
  Bij een pilot wordt tegenwoordig vaak de Plan, Do, Check, Act-cyclus gehanteerd. Dat is verstandig. Alleen worden ‘Check’ en ‘Act’ vaak vergeten. Daardoor is niet duidelijk of wat gedaan wordt echt werkt. En dus ook niet of er bijgestuurd moet worden. Vaak weet men evenmin wat men moet doen als de pilot een succes is of als deze faalt.
• Let op pilot-politiek
  Ook op een ander vlak is aanscherping mogelijk. Zo worden pilots vaak als politiek instrument gezien, niet als opstapje naar opschaling. Wordt een innovatie voor het eerst toegepast en is het een succes? Dan is dat als politicus of bestuurder een prachtig moment om te scoren; voor zoiets komen journalisten en fotografen graag langs. Maar dezelfde innovatie vaker inzetten is een stuk minder sexy. Dat verklaart vaak deels waarom het moeilijk is om daar intern (financiële) steun voor te krijgen.
• Vind goede contractmanagers
  Contractmanagers moeten zorgen dat iedereen alle afspraken nakomt. Dat is in veel projecten hun voornaamste taak. Het is meestal geen probleem dat een contractmanager ambtelijk, technisch en operationeel ingesteld is. Maar voor het opschalen van innovaties is meer nodig. Hiervoor moeten contractmanagers namelijk ook lef hebben en een vooruitziende blik inzetten. Bovendien moeten ze niet alleen vanuit de inhoud werken, maar ook openstaan voor nieuwe oplossingen en doelgericht zijn. Alleen met die aanvullende kwaliteiten kunnen ze weloverwogen besluiten nemen over innovaties.

Ook ervaringen delen?

Deelname aan de CoP ‘Innovatiegericht Inkopen in de GWW’ is helaas gesloten. Wel organiseert de CoP enkele ‘Pop-up cafés’ waarbij ook andere geïnteresseerden kunnen aanschuiven om mee te praten over het stimuleren van innovaties in aanbestedingen, betere samenwerking tussen opdrachtgevers en het opschalen van innovaties. Houdt hiervoor de Agenda of de PIANOo Alert in de gaten.