Casus: Renovatie maatschappelijk vastgoed

Waarom ‘quick fixes’?

De transitie naar circulair en biobased inkopen is ingezet door koplopers, nu is het zaak om het peloton zo snel mogelijk in beweging te krijgen. Om het peloton aan te laten haken moet het voor de keten zo makkelijk mogelijk worden gemaakt. Om die reden zijn we op zoek gegaan naar ‘quick fixes’: oplossingen rondom inkoopvraagstukken die circulair en biobased inkopen in de bouw versnellen.

Dit gebeurde aan de hand van 3 rondes:

• Find: Vind de belemmerende eisen, criteria en voorwaarden in de aanbestedings- en contractstukken voor circulair en biobased bouwmaterialen.
• Fix: Ontwikkel oplossingen voor belemmeringen: schrap, verander of voeg toe?
• Finish: Uitwisselronde om de belangrijkste conclusies tussen groepen uit te wisselen.

Casus

In deze casus nemen we de aanbesteding (januari 2023) van het project ‘Levensduur verlengende renovatie St. Josephschool’ in Breda onder de loep. Het doel is om de school te transformeren tot een toekomstbestendige school met kinderopvang. De inrichting van het huidige schoolgebouw is verouderd en sluit onvoldoende aan bij de onderwijsvisie en de leerlingenprognose. Het doel van de levensduur verlengende renovatie is een veilige, gezonde en rijke leer- en werkomgeving met maximale ontwikkelingskansen.

De renovatie van de St. Josephschool heeft een aantal kenmerken die de complexiteit van het project bepalen en van invloed zijn op de gewenste samenwerkingsvorm:

Renovatie van bestaande bouw

Dit brengt een bepaalde complexiteit met zich mee, omdat er een ruimtelijk (fysiek) kader is waarbinnen het programma dient te worden gerealiseerd.

Verduurzaming historisch gebouw (met beschermd stadsgezicht)

Dit brengt extra uitdagingen met zich mee. Met name na-isolatie van de buitenschil met behoud van de monumentale gevel en elementen vraagt om specialistische kennis en maatwerk.

Behoud karakteristieke uitstraling

Diit wordt bepaald door de gevels, historische elementen en de afwerkingen in het gebouw. Behoud hiervan vraagt om specialistische kennis en samenwerking tussen adviseurs (ontwerp) en aannemer (maakbaarheid).

Binnenstedelijk

Het gebouw bevindt zich in de binnenstad van Breda met beperkte ruimte voor transportbewegingen en bouwplaats-inrichting. Dit vraagt om een aannemer die ervaring heeft met binnenstedelijke bouwprojecten en die maatwerk kan leveren in de bouwlogistiek (bv. via bouwhub).

Voor de ‘quick-fix’-sessie zijn 2 documenten doorgenomen: de aanbestedingsstrategie en het plan van aanpak. Een groep van experts uit de hele keten ging aan de slag om onbedoelde belemmeringen uit deze documenten te ontdekken en aan te passen.

Belangrijkste finds

(Bijna) geen circulaire ambities geformuleerd

Wat opviel in de aanbestedingsstrategie is dat er geen organisatorische duurzaamheidsdoelstellingen zijn aangehaald. Ook wordt circulariteit en biobased niet nader toegelicht. Wel wordt er een onderdeel van circulariteit als succescriterium genoemd: namelijk dat de ontwikkeling duurzaam, flexibel en toekomstbestendig moet zijn.

Het ontbreekt aan samenhang van duurzaamheid in de uitvraag

Een tweede punt dat werd gevonden is dat duurzaamheid als overkoepelend thema niet wordt toegelicht. Er wordt gerept over flexibel en toekomstbestendig bouwen en beperkt over duurzame energie, maar de relatie met de andere duurzaamheidsthema’s wordt niet gemaakt. Zonde, volgens de experts!

Uitvraag disciplinair ingericht

Een derde punt dat de experts opviel was dat de uitvraag disciplinair is ingericht. De aannemer is in de lead en de rol van de architect lijkt ondergeschoven. Hierdoor is de kans op integrale oplossingen (die interdisciplinair zijn) kleiner, terwijl die wel wenselijk zijn. Volgens de experts zou de rol van de architect op zijn minst gelijkwaardig moeten zijn of samen met andere adviseurs in de lead.

Duurzaamheid (niet) passend bij budget

Volgens de experts was het goed dat er in de aanbestedingsstrategie verwezen wordt naar succesfactor: “Zo laag mogelijke TCO (levensduurkosten)”, waarbij ontwerpkeuzes gemaakt moeten worden vanuit het TCO gedachtegoed. Echter, zij stelden vast dat het financieringsmodel tegenstrijdig is met dit gedachtegoed.

TCO, de Total Cost of Ownership, bestaat uit Operating Expenditures (OPEX) en Capital Expenditures (CAPEX). OPEX zijn terugkerende, ofwel operationele, kosten. De tegenhanger hiervan zijn CAPAX wat staat voor de initiële (kapitaal)investeringskosten, ofwel de kosten die je vandaag zou maken als je vandaag de investering zou doen. Volgens de experts wordt de financiering voor de renovatie voornamelijk aangedreven vanuit de CAPEX, de kapitaaluitgaven, en niet vanuit de operationele kosten. Hierdoor wordt de TCO-gedachte niet goed toegepast.

Belangrijkste fixes 

Definieer duurzaamheid en stel organisatorische ambities op

Om vrijblijvendheid en vrijwilligheid van circulair en biobased te voorkomen is het van belang om als organisatie duurzaamheidsambities te formuleren. Deze ambities kunnen weer als standaard doelstellingen worden opgenomen in projecten, en waar nodig project specifiek gemaakt.

Om organisaties hierbij te helpen is het verstandig om de toekomstbestendige bouwthema’s als kapstok te gebruiken. Naast circulair- en biobased bouwen zijn de thema’s: gezondheid, klimaatadaptatie en natuurinclusief (zie: Toekomstbestendig Bouwen: duurzaam, goedkoper, sneller bouwen).

Naast strategische doelstellingen is het ook verstandig om de operationele laag van de organisatie (de medewerkers) van kennis te voorzien over bijvoorbeeld duurzaam inkopen. Dit kan via trainingen, voorbeeldcasussen van andere organisaties of excursies. Zo zorgen strategische duurzaamheidsdoelstellingen en een extra kennisinvestering ervoor dat duurzaamheid structureel geborgd wordt in projecten.

Vraag uit op interdisciplinaire samenwerking en stel een duurzaamheidsadviseur aan

Vraag uit op interdisciplinaire team(s) met een integraal duurzaamheidsadviseur die het proces faciliteert. Op die manier worden er volgens de experts de meeste integrale oplossingen (tussen de verschillende disciplines) gevonden en komt dit de duurzaamheid van het project ten goede.

Vraag daarbij ook uit op de visie van de inschrijvers op samenwerking. Hoe zien zij deze samenwerking voor zich? En waar dient de samenwerking aan bij te dragen? Ga hier ook via dialoogvorm op in: selecteer niet alleen op ‘harde criteria’, maar vraag door naar samenwerkingsvaardigheden om samenwerkingspartners te selecteren die hetzelfde (duurzame) doel voor ogen hebben. Samenwerken op basis van vertrouwen is belangrijk en zorgt voor een grotere kans op het halen van het gezamenlijk doel.  

Benader het budget standaard vanuit Total Cost of Ownership (TCO)

De TCO is een methodiek die redeneert vanuit de totale levensduurkosten van een project. Zoals gezegd bestaan deze uit de initiële kosten (de CAPEX) en de operationele kosten van het gebouw (de OPEX). In de praktijk is de focus voornamelijk gericht op de kosten van de initiële investeringsuitgaven van het bouwproces (de CAPEX), en aangezien duurzaamheidsmaatregelen vaak initieel meer geld kosten, sneuvelen deze dan ook eerder in de investeringsbeslissing.

Zonde, aangezien duurzaamheidsmaatregelen tijdens de gebruiksfase ook financieel wat op kunnen leveren, denk hierbij aan energie- of waterbesparende maatregelen (lagere vaste lasten), maar ook vanuit circulaire principes. Door bijvoorbeeld circulair te ontwerpen en te bouwen kunnen gebouwonderdelen eenvoudig worden verwijderd en hergebruikt (lees: doorverkocht). Op die manier vertegenwoordigen zij restwaarde voor de exploitant. Door dit mee te berekenen kunnen de totale levensduurkosten van een duurzaam- en circulair gebouw lager zijn dan die van een traditioneel gebouw.  

Deze TCO-gedachte maakt het mogelijk om investeringsalternatieven ‘eerlijker’ te vergelijken en kan ervoor zorgen dat circulaire en duurzame maatregelen alsnog in de investeringsbeslissing worden meegenomen. Zo kan het toepassen van het TCO-gedachtegoed de transitie naar een circulaire bouweconomie aanzienlijk versnellen.

Finish: Wat ga je morgen anders doen?

De Quick-Fix-sessie werd afgesloten met een terugkoppelronde van de deelnemers. Wat ga je op basis van de lessen van deze sessie anders doen? Lopa van Grim van Arcadis die deze casus behandelde, geeft zijn belangrijkste Finish:

Lopa van Grim junior duurzaamheidsadviseur bouwkunde bij Arcadis

"In projecten zit ik nu vaak aan tafel als assistent-projectleider. In de toekomst ga ik vanuit deze rol vaker de duurzaamheidspet opzetten om de biobased- en circulaire bewustwording te vergroten tijdens de hele doorlooptijd van het project.