Fase 3: Contracteren, realiseren & in dialoog internationale sociale voorwaarden

Op deze pagina:
Beoordeel het IMVO-beleid
Beoordeel de Risicoanalyse
Beoordeel het Plan van Aanpak
Toets en monitor de voortgang in de jaarlijkse rapportage
Blijf in dialoog

Als de standaard contractbepaling internationale sociale voorwaarden (ISV) van de rijksoverheid is opgenomen in het contract, beoordeel je de due diligence  (gepaste zorgvuldigheid) inspanningen van de opdrachtnemer en bespreek je deze. Het zwaartepunt van een goede uitvoering van ISV ligt in deze fase.

Contractmanagement is belangrijk om te zorgen dat opdrachtnemers hun ketenverantwoordelijkheid nemen. Het laat zien dat je als opdrachtgever werkelijk verantwoordelijkheid neemt voor een verantwoorde keten, die in lijn is met wet- en regelgeving. Het niet opvolgen van afspraken in het contract, wekt de indruk dat je als opdrachtgever de misstanden niet echt belangrijk vindt. Dit kan zelfs een averechts effect hebben op de mate waarin de markt in toekomstige aanbestedingen Ketenverantwoordelijkheid serieus neemt.

Voor inkopers en opdrachtnemers is het toepassen van ISV nieuw terrein. Zorg dat je tijdens de hele contractperiode in gesprek blijft over de ISV. Zie het als een leerproces. Elke inspanning is een positieve bijdrage aan betere omstandigheden in de keten. Transparantie en onderling vertrouwen is essentieel om de ISV succesvol toe te passen.

Wat houden de ISV Rijk in?

• De ISV worden in het contract opgenomen als contractbepaling.
• Een opdrachtnemer geeft invulling aan het naleven van ISV door het uitvoeren van due diligence. In de ISV zijn hiervoor uitvoeringstermijnen bepaald.
• Uiterlijk 3 maanden na definitieve gunning van de opdracht levert de opdrachtnemer een risicoanalyse van de waardeketen van het product op.
• Uiterlijk 6 maanden na definitieve gunning verstrekt de opdrachtnemer een plan van aanpak dat beschrijft hoe de opdrachtnemer de gesignaleerde risico’s gaat mitigeren.
• Tijdens de looptijd van het contract levert de opdrachtnemer jaarlijks een schriftelijk verslag over de naleving van de ISV.

1. Beoordeel het IMVO-beleid

Je opdrachtnemer overhandigt een kopie van het MVO-beleid bij de contractuele stukken. De vorm is vrij, omdat ieder bedrijf hier op een eigen manier invulling aan kan geven. Het kan gaan om een bestaand due diligence-rapport of een stuk op de website, in het jaarverslag, of het kan gaan om verschillende uitgebreide documenten, zoals gezondheids- en veiligheidsbeleid, personeelsbeleid, leveranciersbeleid of gedragscode voor opdrachtnemers. Sommige bedrijven hebben tegenwoordig een apart mensenrechten- en milieubeleid.

De Handreiking due diligence voor bedrijven kun je met je opdrachtnemer delen, als richtlijn voor wat je van hen verwacht. Heeft een opdrachtnemer nog geen concreet beleid waaruit blijkt dat het bedrijf zich committeert aan respect voor mensen-, natuur- en milieurechten? Het kan zijn dat je opdrachtnemer nog nauwelijks begonnen is met IMVO en nog geen goed beeld heeft van de risico's op het moment dat het contract is getekend.

Maak dan een afspraak met de opdrachtnemer om binnen 3 maanden na het ondertekenen van het contract de risicoanalyse en het beleid te bespreken.

Maak gebruik van de Checklist Beoordelen MVO-Beleid van bedrijven.

2. Beoordeel de Risicoanalyse

Uiterlijk 3 maanden na definitieve gunning van de opdracht levert de opdrachtnemer een risicoanalyse aan. Dit is stap 2 van het due diligence-proces. Een risicoanalyse bevat:

• Een beschrijving van de eerste schakel(s) of gehele keten van het productieproces. Dit is afhankelijk van wat je hebt opgenomen in de uitvoeringsvoorwaarde.
• Een analyse van de risico's op schending van arbeids- en mensenrechten in de keten.

De risicoanalyse moet inzicht geven hoe eigen activiteiten, en van zakelijke relaties, risico's vormen voor mens en milieu in de (gehele) productieketen, inclusief oorzaken van de risico’s en prioritering ervan. Het bedrijf moet daarom (actueel) inzicht hebben in de (belangrijkste) productieketens. Het gaat dan niet alleen om de eerste leverancier, maar ook om de risico's bij hun toeleveranciers. Het kan ingewikkeld voor een bedrijf zijn om daar achter te komen. Toch begint het daar.

Je beoordeelt of en de mate waarin bedrijven inzicht hebben in hun ketens en de risico’s. En hebben ze deze beoordeeld en geprioriteerd? Een goede risicoanalyse voldoet aan een aantal kenmerken. Deze zijn opgenomen in de Checklist Beoordelen Risicoanalyse van bedrijven. Deze kun je gebruiken bij de beoordeling van de risicoanalyse als je die hebt gevraagd in de aanbesteding als selectie- of gunningscriterium of in de contractfase.

Maak gebruik van de Checklist Beoordelen Risicoanalyse van bedrijven.

Om een goede risicoanalyse te kunnen maken, moet de opdrachtnemer zijn keten(s) goed kennen. Je kunt als opdrachtgever hierbij helpen door een (grove) risicoanalyse te maken en zo focus aan te brengen in de aanbesteding. Om sector- of productrisico’s in beeld te krijgen kun je verschillende bronnen raadplegen.

‘Geen risico’s'

Geeft de opdrachtnemer aan dat ze de risico's niet (h)erkennen of dat ze al voldoende maatregelen hiervoor nemen, kun je hier op doorvragen. Bedrijven zijn over het algemeen niet graag transparant over de risico's op mensenrechtenschendingen, omdat het bijvoorbeeld om concurrentie en/of reputatie-gevoelige informatie gaat. Sommige opdrachtnemers voelen zich niet of beperkt verantwoordelijk voor het gedrag van toeleveranciers verder in de keten. Daarnaast kan een bedrijf zich onvoldoende bewust zijn van de risico's. Bied vertrouwelijkheid van gesprekken. Het gaat namelijk niet om het afgeven van een garantie dat er geen risico’s zijn, maar hoe je deze kunt beperken.

Risico's in Nederland

Wanneer een product, dienst of werk geheel in Nederland plaatsvindt, kan het zijn dat er geen risico’s zijn. Bijvoorbeeld omdat de opdrachtnemer of zijn toeleveranciers zich geheel houden aan de Nederlandse wet, die in de basis overeenkomt met internationale mensenrechten standaarden. Helaas worden ook in Nederland mensenrechten geschonden, vooral in sectoren waar kwetsbare mensen, zoals migranten werken. Bijvoorbeeld in de schoonmaakbranche, logistiek of tuinbouw. Ook kunnen bepaalde diensten geheel of gedeeltelijk worden uitgevoerd in het buitenland, denk aan call centers. In beide gevallen verwacht je van een opdrachtnemer dat ze in een plan van aanpak aangeven wat ze doen om risico's te en/of te mitigeren.

3. Beoordeel het Plan van Aanpak

Uiterlijk 6 maanden na definitieve gunning van de opdracht verstrekt de opdrachtnemer een plan van aanpak om de risico's die in de risicoanalyse zijn vermeld te mitigeren. Dit is niet nodig als een opdrachtnemer aannemelijk heeft kunnen maken dat er geen risico’s zijn. Dit is stap 3 van het due diligence-proces.

Het plan van aanpak bevat:

• Een overzicht en beschrijving van de inspanningen die de opdrachtnemer zal leveren om de risico's te mitigeren.
• Een planning voor de inspanningen die de opdrachtnemer zal leveren.
• (optioneel) een toelichting op het tot stand komen van het plan van aanpak, bijvoorbeeld informatie over de betrokkenheid van stakeholders.

Veel bedrijven hebben behoefte dit vooraf te bespreken. Wacht hier niet te lang mee, want hoe verder in de contractfase, hoe kleiner de kans op naleving.

In principe gaat het plan van aanpak over het beheersen en monitoren van de risico’s. Maatregelen om risico’s te vermijden hangen ook af van de aard van de betrokkenheid van het bedrijf bij de geconstateerde misstanden, de mate van invloed hierop en welke ‘redelijke’ inspanning hierbij past. Vaak is de complexiteit van de keten zo groot, dat een opdrachtnemer keuzes moet maken, op welke risico’s het zich als eerste richt in zijn plan van aanpak.

Welke maatregelen neemt een opdrachtnemer om risico’s te mitigeren?

1. Een bedrijf moet activiteiten stoppen die negatieve gevolgen veroorzaken voor mensenrechten en milieu of een bijdrage daar aan leveren.
2. Een bedrijf ontwikkelt en implementeert plannen om negatieve gevolgen te voorkomen of te beperken in zijn keten.
3. Een bedrijf zorgt voor herstelmaatregelen als zij daadwerkelijk negatieve gevolgen veroorzaken of eraan heeft bijgedragen.

Maak gebruik van de Checklist Beoordelen Plan van Aanpak ISV van bedrijven.

Op welke manier is de opdrachtnemer betrokken bij de risico's (veroorzaker, bijgedragen of verbonden)? Schendingen door het eigen bedrijf moet de opdrachtnemer onmiddellijk aanpakken. Bij directe toeleveranciers kan hij een onafhankelijk onderzoek en verbeterplan eisen en eventueel contractuele maatregelen nemen. Bij schendingen door partijen verderop in de keten kan de opdrachtnemer de dialoog aangaan en proberen druk uit te oefenen. Bijvoorbeeld via zijn directe leveranciers, het IMVO-convenant van de sector (indien bestaand) of via samenwerkingsverbanden met NGO's, vakbonden, enzovoort.

Redelijke inspanning

Welke 'redelijke inspanning' je van de opdrachtnemer mag verwachten hangt af van verschillende factoren, zoals de grootte van het bedrijf, de lengte van de keten en de machtsverhoudingen tussen ketenpartijen. Opdrachtnemers kunnen in ieder geval directe toeleveranciers beïnvloeden door ook due diligence volgens OESO-richtlijnen op te nemen in hun contracten en naleving hiervan te monitoren. Kijk naar succesvolle inspanningen van andere bedrijven in de sector. Zij kunnen een voorbeeldfunctie vervullen.

Vorm

Het plan van aanpak is vormvrij. Dit kan gaan om een weergave van bestaande maatregelen, een nieuw plan of een combinatie van beide. Dit hangt af van hoe ver een bedrijf is met IMVO . Verwijs naar de OESO Due Diligence Handreiking voor IMVO.

Keteninitiatief

Als de opdrachtnemer aangesloten is bij een keten-/sectorinitiatief, zoals een IMVO-convenant, kan dit worden gezien als een actie om de risico's in zijn keten te verkleinen. Het bedrijf zal beter in staat zijn om de benodigde inspanningen (beleid, risicoanalyse en plan van aanpak) te laten zien. De opdrachtnemer kan hier melding van maken in het plan van aanpak. Een bedrijf kan zijn impact vergroten door meer invloed te creëren. Bijvoorbeeld door samenwerkingen aan te gaan met andere partijen. Dit zorgt er voor dat mensen/organisaties hun gedrag veranderen, bijvoorbeeld de opdrachtnemer, de overheid, de klant. In veel sectoren werken bedrijven gezamenlijk met NGO's of vakbonden aan verbeteringen in de keten.

Het betekent niet dat de opdrachtnemer aan al zijn due diligence verplichtingen voldoet. De opdrachtnemer moet controleren of het keteninitiatief alle risico's afdekt. Wanneer dat niet het geval is, zal de opdrachtnemer in zijn plan van aanpak moeten uitwerken welke inspanningen hij voor de (overgebleven) risico's levert om deze te mitigeren.

4. Toets en monitor de voortgang in de jaarlijkse rapportage

De opdrachtnemer geeft tijdens de contractperiode elk jaar schriftelijk aan hoe hij zich heeft ingezet voor de ISV. Als de opdracht korter loopt, dan moet dat na de afronding van de opdracht. Dit is stap 5 uit het due diligence-proces. In het verslag moet de opdrachtnemer laten zien dat hij een 'redelijke inspanning' heeft geleverd en hoe ze mensenrechten- en  arbeidsrechtenschendingen en schade aan natuur en milieu voorkomen en bespreekbaar maken.

In de jaarrapportage beschrijft de opdrachtnemer in ieder geval:

• een actuele risicoanalyse
• de genomen maatregelen uit het plan van aanpak
• hoe signalen over schending van de normen afgehandeld zijn.

Zie ook Checklist Beoordelen Jaarrapportage van bedrijven.

Ontbinding als laatste optie

Als de opdrachtnemer zijn verplichtingen of toezeggingen niet nakomt, ga dan in gesprek over een oplossing. Maak het belang van ketenverantwoordelijkheid inzichtelijk en stimuleer actie. Levert dit niets op, dan kun je extern advies inwinnen, nader onderzoek (laten) uitvoeren, de opdrachtnemer in gebreke stellen of een boete opleggen. De maatregel moet in verhouding staan tot de overtreding. Maar probeer eerst om in overleg met de opdrachtnemer dit op te lossen. Het nemen van te weinig ketenverantwoordelijkheid kan aanleiding zijn om het contract met de opdrachtnemer niet te verlengen.

Als de opdrachtnemer na ingebrekestelling nog steeds geen invulling geeft aan de afspraken over de ISV in het contract, dan is dit een legitieme reden om de overeenkomst te ontbinden. Je beëindigt het contract alleen als je merkt dat het bedrijf niet wil meewerken, alles ontkent en geen goed due diligence-proces heeft ingericht.

5. Blijf in dialoog

Tijdens de uitvoering van de opdracht blijf je in een open en constructieve dialoog met jouw opdrachtnemer. Je monitort samen met het bedrijf de voortgang. Je geeft geen straffen en boetes, maar beloont en stimuleert het bedrijf om meer verantwoordelijkheid te nemen. Je gebruikt het plan van aanpak, de jaarlijkse voortgangsrapportage, audits en keurmerken als informatiebron voor de dialoog. Je kunt dit eventueel verder aanvullen met informatie van stakeholders, NGO’s en keteninitiatieven.

Je bespreekt eventuele misstanden, onderliggende oorzaken, auditbevindingen en follow-up maatregelen. Maak signalen van misstanden bespreekbaar en werk samen met de opdrachtnemer aan een oplossing.

Lees meer over Betekenisvolle stakeholderdialoog in (internationale) ketens en gebruik de tools.

 Verwijs opdrachtnemers door

• Opdrachtnemers kunnen bij MVO Nederland terecht met vragen over de risico’s in de keten. Zij kunnen contact opnemen via @email of bij vragen over de MVO-risicochecker via @email.
• Opdrachtnemers kunnen gebruik maken van de Handreiking due diligence voor bedrijven.
• Opdrachtnemers kunnen bij het IMVO Steunpunt terecht voor vragen en ondersteuning en voor meer Informatie over MVO in het buitenland (rvo.nl).

Wil je meer leren over contractmanagement ISV en hiermee aan de slag? Volg dan module 4 in de e-learning Ketenverantwoordelijkheid.