Rol van inkopers bij innovatiegericht inkopen

Door flexibele aanbestedingsprocedures en functionele specificaties te hanteren geeft u ruimte aan innovatieve oplossingen tijdens inkooptrajecten. Daarbij verdienen intellectueel eigendom en het managen en verdelen van risico’s uw speciale aandacht, omdat dit contractuele zaken zijn die u buiten innovatietrajecten minder snel tegenkomt.

Verwerf en deel kennis van niet-traditionele aanbestedingsvormen

Innovatie kan worden gestimuleerd door gebruik te maken van andere aanbestedingsvormen dan de gebruikelijke. Zoals de concurrentiegerichte dialoog, Innovation Impact Challenge (voorheen SBIR) of een innovatiepartnerschap. Als inkoopadviseur kent u deze aanbestedingsvormen. Vergroot en deel deze kennis, zodat meer mensen weten wat de mogelijkheden zijn.

• Ga na welke kennis nog ontbreekt met betrekking tot de niet-traditionele aanbestedingsvormen en contractvormen.
• Communiceer waar men deze kennis kan vinden, en vertel over de mogelijkheden ervan. Organiseer bijvoorbeeld een serie bijeenkomsten voor opdrachtgevers en projectleiders, waarin u laat zien wat de niet-traditionele aanbestedingsvormen voor uw organisatie kunnen betekenen.
• Investeer in opleidingen en trek medewerkers aan die bewezen ervaring hebben met de inzet van niet-traditionele aanbestedingsvormen.
• Bedenk hoe u bruikbare ideeën en kennis met betrekking tot innovatiegericht inkopen vasthoudt in de organisatie.
• Werk een strategie uit hoe u als organisatie leveranciers- en contractmanagement gaat invullen en wie daarin welke rol heeft.

Bied ruimte voor vernieuwing in de inkooptrajecten

Om innovaties te kunnen inkopen, is het van belang dat effectieve vernieuwing zich bewijst in de markt. Heb daarbij oog voor de kosten-baten op langere termijn, aangezien de maatschappelijke meerwaarde zich vaak pas na verloop van tijd manifesteert.

Daarnaast moet er ook in de niet-financiële bepalingen ruimte zijn voor innovatieve toepassingen, bijvoorbeeld door functioneel te specificeren. De praktijk leert dat dit vaak lastig kan zijn, bijvoorbeeld omdat nieuwe materialen niet geaccepteerd worden, of omdat er criteria opgelegd worden in de aanbesteding die niet relevant zijn bij een nieuwe manier van werken. Ga hier dus soepel en transparant mee om.

U kunt ook overwegen een ‘ontwikkelopdracht’ binnen de contractduur op te nemen. Hierdoor krijgt de opdrachtnemer een prikkel om te blijven innoveren.

Bespreek innovatie regelmatig met opdrachtgevers

Samenwerken is bij innovatietrajecten van groot belang. Door voorafgaand aan een opdracht stil te staan bij de kansen voor innovatie en de passende aanbestedingsvorm, kunnen deze kansen ook worden benut. Innovaties verdienen zich bij grote opdrachten en van kleinere projecten in een programma samengebundeld, makkelijker terug. Dit vergt wel een proactieve houding van accountmanagers en een open houding van budgethouders en opdrachtgevers.

Voor de korte termijn

Breng in gesprekken met opdrachtgevers de kansen voor innovatie aan de orde en ga samen met hen na waar opdrachten voor producten, werken of diensten kunnen worden samengevoegd. Of kijk hoe het op een andere manier interessanter gemaakt kan worden voor marktpartijen.

Kijk met name waar schaalvergroting mogelijk is in het aanbestedingstraject. Inkoop kan bijvoorbeeld samen met de dienst Beheer en de verantwoordelijke voor programma’s en projecten, kijken naar hun jaarplannen en meerjarenplannen, en ze voorstellen doen voor clustering van soortgelijke leveringen, werken of diensten in een programma.

Schaalvergroting kan ook vertaald worden in langere contracten of in andere type contracten, zoals ontwikkelcontracten. Bied waar nodig marktconsultatie aan.

Voor de langere termijn

Evalueer de resultaten van deze accountgesprekken op het gebied van innovatie. Kijk in het bijzonder naar hoe proactief accountmanagers zijn, en naar de manier waarop de opdrachtgevers aan hun kant de relatie hebben vormgegeven.

Monitor resultaten

Inzicht in de effectiviteit van de innovatieve oplossing(en), maakt het mogelijk bewezen innovaties verder in te zetten in de organisatie. Het maakt het ook mogelijk om te leren van mislukkingen. Maak bij het contracteren van leveranciers al afspraken over de oplevering van gegevens waarmee de effectiviteit van een innovatieve oplossing kan worden gemeten.

Denk na over een vorm van contractmanagement waarbij de resultaten van innovatieve oplossingen periodiek met de leverancier worden geëvalueerd. Spreek af hoe zal worden geëscaleerd in de samenwerking als niet het gewenste resultaat wordt geleverd.

Bekijk ook de andere rollen

Lees wat de rol is van bestuurders, opdrachtgevers en innovatieadviseurs.