Evaluatieformulier aanbestedingsproces

Direct naar de evaluatieformulieren:

Gebruik van het evaluatieformulier

Je kunt het evaluatieformulier met 10 vragen gebruiken als basis voor je eigen evaluatie. Het formulier behandelt verschillende onderdelen van de aanbesteding. Bijvoorbeeld over de toegankelijkheid van documenten, de gestelde voorwaarden, of de gestelde termijnen. De laatste vraag betreft een algemene beoordeling van het aanbestedingsproces. Onderaan het document krijgt de inschrijver de kans om verdere opmerkingen te noteren. Je kunt zelf vragen toevoegen, weglaten of aanpassen. Dit is afhankelijk van verschillende factoren, zoals de inkoopvolwassenheid en aanbestedingsprocedure.

Meetmethode

De eerste 10 antwoorden zijn op basis van een 5-puntsschaal en een ‘niet van toepassing’. De laatste vraag gaat over de algemene tevredenheid van de inschrijver over het aanbestedingsproces. Deze beantwoordt de inschrijver met een score van 1 tot en met 10, waarbij 1 voor de slechtste en 10 voor de beste ervaring staat.

Versturen evaluatieformulier

Stuur het evaluatieformulier met toelichting naar de inschrijvers na de definitieve gunning van de opdracht. Dat kan:

• per e-mail
• via de berichtenmodule van het aanbestedingsplatform naar de inschrijvers
• viaeen enquêtetool plaatsen, waarbij je de inschrijvers de link naar de enquête toestuurt.

Je kunt ook in het aanbestedingsdocument aangeven dat je het proces na afloop evalueert en je verzoekt de inschrijvers om medewerking. Het is mogelijk dat inschrijvers sociaal gewenste antwoorden kunnen geven wanneer de evaluatie niet anoniem is.

Rapportage maken

De antwoorden van de evaluatieformulieren verwerk je in een rapportage. Dat kan op basis van een individuele aanbesteding of je voegt verschillende aanbestedingen samen bijvoorbeeld van een bepaalde categorie of periode.

Rapportage individuele aanbesteding

Als je slechts één ingevuld formulier ontvangt, neem deze dan door met je team. Ontvang je meerdere evaluatieformulieren? Bekijk dan ieder formulier apart, maar ook als totaalpakket. Je krijgt dan beter inzicht in terugkomende opmerkingen. Door scores samen te voegen, kun je de evaluatie van de aanbesteding beter beoordelen.

Rapportage algemene beoordeling 

Wil je meer weten over de algemene beoordeling van je aanbestedingsprocessen? Voeg dan periodiek de evaluaties van meerdere aanbestedingen bij elkaar voor een rapportage. Denk hierbij na over het volgende:

• Over welke periode wil je rapportages maken? Bijvoorbeeld halfjaarlijks of jaarlijks?
• Zijn er voldoende data zijn om conclusies te trekken?
• Is er voldoende tijd en/of mankracht binnen je organisatie?
• Zijn er binnen je organisatie veel aanbestedingen? Hoe wil je hierover rapporteren? Per proceduresoort of inkooppakket?

Rekenvoorbeelden rapportages

In de rapportage kun je percentages van de antwoordcategorieën berekenen of het gemiddelde van de scores. Bijvoorbeeld 40% van de inschrijvers vond de aanbestedingsdocumenten onvoldoende duidelijk, 40% was neutraal en 20% was tevreden. Of inschrijvers beoordelen deze aanbesteding gemiddeld met een 6,8.
Heeft een deelnemer één of meer vragen niet ingevuld? Vergelijk dan de scores van de vragen die wel zijn ingevuld. Je telt dan de niet ingevulde vragen niet mee in het geheel.

Voorbeeld opbouw rapportage

Rapporteren over de evaluaties kan op verschillende manieren. Probeer het beknopt en overzichtelijk te houden.

Wat kun je in een rapportage opnemen?

• Introductie: beschrijf het doel van de evaluatie, welke organisatie het betreft, welke aanbesteding(en) is/zijn geëvalueerd en over welke periode.
• Resultaten van de evaluatie: welke scores (in percentages en het gemiddelde van de laatste vraag) en welke opmerkingen gaven inschrijvers.
• Opvolging van resultaten en actiepunten: wat wordt met de resultaten gedaan, zie hieronder voor tips.
• Bijlage: leeg evaluatieformulier.

Aan de slag met de resultaten

Je kunt op verschillende manieren aan de slag met de resultaten van de evaluaties. Denk bijvoorbeeld aan het contact opnemen met de inschrijver of het intern bespreken van de resultaten.

Vraag inschrijvers om toelichting

Als een inschrijver opmerkingen heeft over het verloop van de aanbestedingsprocedure is het nuttig om contact op te nemen voor meer informatie. Tips en verbeterpunten uit deze gesprekken kun je meenemen in de rapportage en bij het formuleren van actiepunten. Contact opnemen kan bovendien bijdragen aan wederzijds begrip.

Deel resultaten van evaluaties intern

Door de uitkomsten van evaluaties intern te bespreken, kun je actiepunten formuleren. Wat zijn bijvoorbeeld verbeterpunten en wat moet je (juist) blijven doen.

• Blijkt bijvoorbeeld uit de evaluatie dat de documenten niet helemaal duidelijk waren? Vraag voor een volgende aanbesteding een collega van een andere afdeling vragen om het document door te lezen alsof deze gaat inschrijven.
• Geven inschrijvers aan dat er te weinig ruimte was voor innovatie oplossingen? Overweeg een volgende keer of een (uitgebreidere) marktconsultatie of -verkenning een oplossing is.

Vraag het PIANOo

He je vragen of opmerkingen over het evaluatieformulier of de bijbehorende toelichting? Stel dan je vraag via het vragenloket van PIANOo.