Inkopen en accountantscontrole decentrale overheid
Het dossier Inkopen en jaarlijkse accountantscontrole biedt tips over het identificeren en voorkomen van financiële onrechtmatigheden. Ook biedt het ondersteuning bij het opstellen van de spendanalyse en rechtmatigheidsverantwoording.
Gemeenten en provincies moeten per boekjaar 2023 en waterschappen per boekjaar 2024 zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen en verwerken in de jaarrekening. De accountant controleert vervolgens de jaarrekening en (de toelichting op) de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid.
Stappen per thema
Thema’s die een accountant beoordeelt bij het controleren van de rechtmatigheidsverantwoording:
-
Voorbereidingsfase aanbesteding
In de voorbereidingsfase van een aanbesteding maak je als aanbestedende dienst meerdere stappen en keuzes. Bijvoorbeeld over de samenstelling van de opdracht, de keuze voor een procedure en de raming. Deze stappen motiveer en documenteer je in het inkoopdossier.
-
De overeenkomst
In de overeenkomst leg je de gemaakte afspraken vast. De voorwaarden voor de overeenkomst staan in de aanbestedingsstukken, de eventuele conceptovereenkomst en de van toepassing verklaarde algemene voorwaarden.
-
Spendanalyse
Om te toetsen of uitgaven rechtmatig zijn, is het belangrijk dat je periodiek een spendanalyse maakt. Er zijn verschillende manieren om een spendanalyse te maken. Er is geen voorgeschreven format.
-
De te nemen maatregelen
Per onderwerp zijn er meerdere maatregelen die je organisatie kan treffen om:
- onrechtmatigheden in het aanbestedingsproces te voorkomen
- te zorgen voor nakoming van de kernvoorwaarden uit de overeenkomst
- te komen tot een periodieke spendanalyse die kan dienen als jaarlijkse rechtmatigheidsverantwoording.