Casus: Kantoor Rijksvastgoedbedrijf

Waarom ‘quick fixes’?

De transitie naar circulair en biobased inkopen is ingezet door koplopers, nu is het zaak om het peloton zo snel mogelijk in beweging te krijgen. Om het peloton aan te laten haken moet het voor de keten zo makkelijk mogelijk worden gemaakt. Om die reden zijn we op zoek gegaan naar ‘quick fixes’: oplossingen rondom inkoopvraagstukken die circulair en biobased inkopen in de bouw versnellen.

Dit gebeurde aan de hand van 3 rondes:

• Find: Vind de belemmerende eisen, criteria en voorwaarden in de aanbestedings- en contractstukken voor circulair en biobased bouwmaterialen.
• Fix: Ontwikkel oplossingen voor belemmeringen: schrap, verander of voeg toe?
• Finish: Uitwisselronde om de belangrijkste conclusies tussen groepen uit te wisselen.

Casus

De vierde, en laatste, casus gaat over de optimalisatie van het kantoorgebouw van het Rijksvastgoed bedrijf aan de Bezuidenhoutseweg 73 in Den Haag. Het gebouw is oorspronkelijk gerealiseerd in 1956 naar een ontwerp van de toenmalige Rijksbouwmeester Gijsbert Friedhoff en huisvest nu meerdere gebruikers waarvan de ministeries van EZK en LNV de grootste zijn. Door een hogere bezetting en een andere manier van werken is er behoefte aan meer ontmoeting en inspirerende ruimtes voor overleg en brainstormen. Om die reden ontstond er de wens om een aantal ruimtes aan te passen, waaronder de orangerie en de voormalige fitnessruimte. In de voormalige fitnessruimte worden 2 brainstorm pods gerealiseerd waarbij experimenteren met biobased materialen centraal staat.

Voor de ‘quick-fix’-sessie zijn alle documenten doorgenomen die ook beschikbaar waren bij de officiële aanbesteding op Tenderned voor het ontwerp en realisatie van dit project. Een groep van experts uit de hele keten ging aan de slag om onbedoelde belemmeringen uit deze documenten te ontdekken en aan te passen.

Belangrijkste finds

De belangrijkste find is dat duurzaamheid onvoldoende vertegenwoordigd is in alle fasedocumenten. Er worden vooral prikkels gegeven op risicobeheersing en niet op duurzaamheid. Daarnaast worden kansen niet gegrepen, waar dit wel had gekund bijvoorbeeld door referenties op te vragen voor circulaire en biobased projectervaringen.

Per fasedocument vertelt de groep waar zij belemmeringen zien. Voor duurzaamheid in de brede zin van het woord, en voor circulair en biobased in het bijzonder.

Aanbestedingsleidraad Inschrijvingsfase

Er is een groot programma van eisen, maar het woord duurzaamheid komt nauwelijks voor en is alleen meegenomen in de details (in het document inschrijvingsfase) dus dat levert een flinke zoektocht op als je je wilt onderscheiden in duurzaamheid of specifieke onderdelen van duurzaamheid, zoals circulair en biobased die in de uitvraag helemaal niet genoemd worden.  

Aanbestedingsleidraad Aanmeldingsfase

In de aanmeldingsfase wordt in het referentieformulier geen specifieke toelichting gegeven op biobased materialen. Hergebruik als kans voor circulariteit wordt wel benoemd maar niet benadrukt, wat de groep experts veel te mager vond.

Bestekboeken perceel 1 (orangerie) en 2 (inpandige fietsenstalling)

In de bestekboeken worden de kwaliteitscriteria voor duurzaamheid, circulair en/of biobased niet genoemd. Ook in deze stukken wordt hergebruik kort benoemd maar te weinig benadrukt zoals eerder beschreven. In het bestekboek van de fietsenstalling worden flexibel en duurzaam wel genoemd, maar deze termen worden verder niet uitgewerkt. Hergebruik bouwoptimalisatie wordt in de uitvraag niet genoemd. In de stukken wordt gevraagd om veel onderwerpen af te vinken. Dit laat weinig ruimte over voor het aanbieden van creatieve oplossingen die mogelijk buiten de bestaande ‘vinkjes’ vallen. 

Programma van Eisen

Een Programma van Eisen geeft volop kansen om duurzaamheid een extra kans te geven. In dit PVE staat echter niks vermeld over het aanleveren van een duurzaamheidscertificaat, biobased of circulair. Ook niet voor het inkopen van bouwmaterialen of diensten.

Nota van inlichtingen

Op de vraag “Is het akkoord om de pods biobased uit te voeren?” wordt geen concreet antwoord gegeven. Waarschijnlijk is er expres een abstracte formulering gekozen, “vanwege de mogelijke vertraging die dit zou opleveren”.. Een andere belemmering is dat referenties niet worden uitgevraagd op circulair of biobased.

Belangrijkste fixes 

Benut duurzame kansen in het proces

De belangrijkste fixes werden gezien in het proces. Voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure had de opdrachtgever wellicht Unsolicited Proposal Inschrijvers kunnen betrekken. Dus een 'ongevraagd voorstel' of 'eigen initiatief' kunnen uitvragen. Hiermee kunnen marktpartijen pro-actief (innovatieve) oplossingen aandragen voor een probleem, voordat een opdrachtgever de kaders heeft opgesteld. Op die manier creëer je vooraf ruimte in de planning voor een uitvoering met bijvoorbeeld biobased materialen. Als er dan tijdens het proces een vraag wordt gesteld naar een biobased uitvoering, loop je dan minder risico op een ‘wezenlijke wijziging’. Als je wil weten wat het verschil is tussen een wezenlijke wijzigingen of een niet-wezenlijke wijziging kun je hierover meer lezen.

Als algemene fix werd geopperd dat we in de toekomst meer moeten gaan werken met een Programma van Wensen of Kansen, in plaats van een Programma van Eisen. Dit maakt dat thema’s als circulair, biobased of gezondheid als kansen kunnen worden aangeboden en gewaardeerd en niet alleen maar werken als belemmerende risico’s. Wie vervolgens de meeste kansen biedt, kan positief worden beoordeeld en geselecteerd op de beste aanpak.

Maak concreet wat je waardeert

Als je circulair extra wilt waarderen, is een heldere omschrijving van het begrip van groot belang. Een verduidelijking helpt, zoals de toevoeging dat je gebruik van primaire grondstoffen kunt beperken door in te zetten op hernieuwbare en secundaire grondstoffen. En vervolgens kun je de extra inzet waarderen door extra punten toe kennen als beloning, bijvoorbeeld gekoppeld aan een bepaald percentage toepassing van hernieuwbare en/secundaire grondstoffen. In een PVA zijn Bouwlogistiek en Samenwerking kansrijke onderwerpen om de markt concreet op uit te dagen. Ook het opvragen en waarderen van circulaire en biobased referenties geeft de markt de kans om concreet te laten zien waar en hoe zij het verschil al eerder hebben gemaakt in projecten.

Benoem expliciet duurzame rollen

Het is belangrijk dat duurzaamheid niet tussen wal en schip valt. Daarom is het belangrijk om per fase en over de fasen heen, expliciet duurzame rollen te benoemen als ‘Bewaker’ van de circulaire ambities in het aanbestedingsteam of in de stuurgroep van de opdrachtgever. Neem ook iemand in het aanbestedingsteam op, die het team herinnert aan circulariteit en biobased, elke keer weer. En zorg tenslotte dat iemand er zicht op houdt dat circulariteit als onderdeel van het eisenpakket voor uitvoeringsprojectteam wordt meegenomen.

Stel speelgeld beschikbaar

Geef speelgeld voor de biobased en circulaire oplossingen. Zo voorkom je dat er met rommel wordt gebouwd. En label vervolgens de budgetten door van tevoren vast te leggen welk aandeel ervan biobased en circulair moet zijn ‘Zoveel van het budget moet aan biobased oplossingen worden uitgegeven’.

Laat ruimte voor alternatieven

Binnen de brainstorm pods zijn nu biobased materialen en producenten voorgeschreven. ‘Goed dat het uitgevraagd is’, zegt het expertteam, ‘maar benut óók de kans om de markt extra te bevragen op biobased alternatieven in de markt, of er misschien een nóg betere oplossing is’.

Denk na over end-of-life scenario’s

Circulariteit gaat over langdurig hoogwaardig gebruik van grondstoffen. Dit betekent dat je verder moet kijken dan de (eerste) levensduur van je project of gebouw. Dit kan door het bouwbestek uit te breiden met een losmaakbaarheidsplan, ofwel een losmaakbaarheidsbestek. In de aanbestedingsleidraad wordt hergebruik nu genoemd als kans, maar de omschrijving van hergebruik kan worden verrijkt door te specificeren in welk scenario van herbestemming het materiaal gaat uit faseren. Hierin kan hergebruik worden uitgesplitst naar pand, product of verbranding. Waardeer hierin de hoogwaardige scenario’s van hergebruik beter (hergebruik op pandniveau) dan de laagwaardige scenario’s (verbranding).

Finish: Wat ga je morgen anders doen?

De Quick-Fix-sessie werd afgesloten met een terugkoppelronde van de deelnemers. Wat ga je op basis van de lessen van deze sessie anders doen? Bart Breedijk die deze casus behandelde, geeft zijn belangrijkste Finish:

Deelnemer Bart Breedijk, programmamanager duurzame huisvesting bij Heijmans

“Wat voor mij de belangrijkste take away is, is dat het belangrijk is om een persoon van het begin tot het eind binnen het projectteam verantwoordelijk te maken voor duurzaamheid. Dit hoeft dan niet een adviseur te zijn, maar iemand die continu het even onder de aandacht brengt zo van 'Maar past dit nu wel in de duurzame ambities die we met elkaar hebben afgesproken?'. Als we dit niet doen verwatert het en komen we er op het laatst achter dat het toch niet is gelukt. Dit is volgens mij een eenvoudige snelle oplossing die tot een mooi resultaat leidt en het hele team op een andere gedachten brengt.”

 

De Quick-Fix sessie werd georganiseerd door de Buyer Groups van PIANOo.