Monitor Beter Aanbesteden 2024

Algemeen

De Monitor Beter Aanbesteden 2024 bevat enkele nieuwe en aangepaste vragen, bijvoorbeeld over de invloed van AI. Positief is dat de respons met 77% is gestegen ten opzichte van 2022. De resultaten laten zowel gelijkenissen als verschillen zien. De monitor laat zien hoe de percepties zijn veranderd en waar nog verbeteringen mogelijk zijn.

• Onveranderd: Zowel aanbestedende diensten als marktpartijen beoordelen hun eigen prestaties positiever dan die van de andere groep.
• Veranderd: Aanbestedende diensten zijn minder positief geworden over zowel de marktpartijen als over hun eigen prestaties. Marktpartijen zijn juist positiever geworden over de prestaties van aanbestedende diensten en de eigen prestaties.

Wat zien marktpartijen?

Uit de Monitor 2024 blijkt een aantal positieve ontwikkelingen:

• Meer duidelijkheid en toegankelijkheid: Marktpartijen beoordelen aanbestedingsdocumenten nu beter dan in 2022.
• Betere aansluiting: De aansluiting tussen vraag en aanbod wordt positiever ervaren.

Daarnaast vinden marktpartijen dat ze goed zijn voorbereid om deel te nemen aan aanbestedingen en dat ze snel onvolkomenheden in uitvragen signaleren, wat de samenwerking professioneler maakt. Deze aspecten zijn echter niet significant veranderd sinds 2022. De mening van aanbestedende diensten over marktpartijen is grotendeels hetzelfde gebleven.

Wat zien aanbestedende diensten?

Uit de Monitor 2024 komen de volgende inzichten:

• Eigen processen: Aanbestedende diensten beoordelen de zorgvuldigheid van hun gunningsbeslissingen positief.
• Dialoog: Ze merken dat marktpartijen steeds actiever deelnemen aan gesprekken tijdens het aanbestedingsproces.

Aanbestedende diensten gebruiken nauwelijks AI bij het opstellen van aanbestedingsdocumenten. Veel diensten wachten beleid af of experimenteren slechts. Marktpartijen maken al meer gebruik van AI, hoewel dit nog niet overal gangbaar is. Deze ontwikkelingen tonen verschillen in innovatie en gebruik van nieuwe technologie tussen de 2 groepen.

Ruimte voor verbetering bij aanbestedende diensten en marktpartijen

Hoewel er positieve ontwikkelingen zijn, blijven er belangrijke aandachtspunten. Marktpartijen zijn minder positief dan aanbestedende diensten over:

• De ruimte voor dialoog tijdens het proces.
• Proportionele verdeling van risico’s en aansprakelijkheden.
• De haalbaarheid van planningen.

Ook aanbestedende diensten zelf zijn hierover minder positief dan in 2022. Verbeterpunt: Meer ruimte creëren voor dialoog, risico’s en aansprakelijkheden beter verdelen en realistischer planningen. Hier ligt nog een (blijvende) uitdaging voor beide partijen.

Ruimte voor innovatie

Beide groepen zijn minder positief over de ruimte voor innovatieve oplossingen door marktpartijen. Dit zien we ook in de top 10 innovatievriendelijk inkopen. En komt ook naar voren in een daling in het gebruik van het innovatiepartnerschap. Mogelijke oorzaken:

• Overheden leggen volgens marktpartijen nog steeds teveel risico’s bij hen neer, terwijl innovatie juist risicobereidheid vraagt.
• Marktpartijen geven aan dat innovatiegericht inkopen meer interactie en dialoog vraagt dan nu wordt geboden.

Zowel aanbestedende diensten als marktpartijen moeten samenwerken om innovatie te bevorderen, risico’s eerlijk te verdelen, en voldoende ruimte te bieden voor dialoog en creatieve oplossingen.

Conclusies

De resultaten van de Monitor Beter Aanbesteden 2024, vergeleken met die van 2022, geven een gemengd beeld:

• Verbeteringen: Op sommige vlakken, zoals duidelijkheid en toegankelijkheid van aanbestedingsdocumenten, is vooruitgang geboekt.
• Uitdagingen: Andere aspecten, zoals ruimte voor dialoog, proportionele risicoverdeling en ruimte voor innovatie, blijven aandachtspunten.

Met 156 respondenten is de monitor niet representatief voor heel 'aanbestedend Nederland'. Dit was in 2022 ook het geval. Toch geven de resultaten waardevolle inzichten, zeker in combinatie met andere bronnen.

Druk op het aanbestedingsproces

• Minder inschrijvingen: Aanbestedende diensten ontvangen minder reacties op hun uitvragen, terwijl het inkoopvolume blijft stijgen.
• Capaciteit en kennis: Er is een tekort aan capaciteit en expertise bij aanbestedende diensten, wat invloed kan hebben op meningen van deelnemers en resultaten. Maar biedt ook kansen voor verbetering en groei.

Aanbevelingen

• Blijvende aandacht is voor het verbeteren van het aanbestedingsproces blijft noodzakelijk.
• Investeer in dialoog, open communicatie tussen partijen versterkt de samenwerking.
• Bewustwording en kennisdeling kan en moet helpen om uitdagingen aan te pakken en de samenwerking transparanter en evenwichtiger te maken.

De dynamiek in de huidige markt vraagt om voortdurende inzet voor beter aanbesteden.