Subsidie Beter Aanbesteden 2022

Kennisverbreding van circulaire inkoop in de verhuisbranche: Erkende Verhuizers

Erkende Verhuizers wilde de kennis over circulaire inkoop onder inkopers uit hun branche verbeteren. Met aandacht voor het tijdig en juist betrekken van de markt bij een inkoopvraag, ruimte voor innovatie en de inzet van inkoop als strategisch instrument bij een maatschappelijk doel als duurzaamheid.

Ze organiseerden 6 fysieke werk- en intervisiebijeenkomsten om de dialoog tussen ondernemers en publieke opdrachtgevers te bevorderen en concurrerende verhuisbedrijven gingen actiever samenwerken. Dit leverde een business case op. Vraag bij Erkende Verhuizers informatie over de business case op.

Inrichting MVOI-tafel binnen Inkoop Platform Noord Nederland (IPNN): Gemeente Emmen

Gemeente Emmen verkende met andere leden van het Inkoop Platform Noord Nederland (IPNN) hoe zij Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) organisatorisch kunnen inbedden. Er werd een MVOI-Tafel ingericht, als ontmoetingsplek voor stakeholders en hun achterban uit verschillende organisaties. Met deze ontmoetingen werd ingezet op een samenwerking met de regionale markt. Lees het einddocument Ledenconsultatie en marktverkenning MVOI-Tafel.

Ook interesse om deel te nemen? Meld je dan ook voor deze MVOI-tafel.

Kennisontwikkeling publieke inkopers verhuisdiensten: Stichting Code Verantwoord Marktgedrag - Organisatie voor Erkende Verhuizers (OEV)

Binnen de facilitaire sector ontbreekt het inkopers soms aan tijd en kennis om een uitvraag met een goede prijs-kwaliteit verhouding te maken. Brancheorganisatie Erkende Verhuizers kwam daarom met tools en compacte handreikingen over het inkoopvak. Lees meer over dit initiatief (pdf) In het Beter Aanbesteden Magazine.

De Handreiking Inkoop biedt kennis over de uitgangssituatie aan de opdrachtgeverskant en het inkoopvak en hoe je inschrijvingen kunt beoordelen. De Code Verantwoord Marktgedrag is een speciale handreiking over de indexatiemethode en de verschillende soorten indexen. Bekijk de volledige handreikingen.

Beter aanbesteden door kwaliteit en impact: Sociaal Werk Nederland

Aanbestedingen worden vaak gegund aan de inschrijver met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) op basis van de beste prijs/kwaliteit verhouding (BPKV). Branchevereniging Sociaal Werk Nederland zag  leden worstelen met aanbestedingsprocedures met BPKV als gunningscriterium. Het proces leidde tot extra uitvoeringslasten, terwijl er vaak al een structureel tekort is aan mensen en middelen.

Sociaal Werk Nederland ging de dialoog aan over aanbestedingen tussen gemeenten en aanbieders in het sociaal domein. Het doel was effectiever en efficiënter aanbesteden op kwaliteit en impact als het gaat om sociaal werk. Er waren 2 lokale dialoogsessies met gemeenten en leden. Én een inspiratiebijeenkomst met Stichting RIJK voor sociale werkorganisaties, gemeenten en andere stakeholders. Bekijk de inspiratiegids Betere dialoog bij Inkoopproces voor meer informatie over dit initiatief.

Ideale ideële gunningscriteria: Gemeente Ede

Met inkoop kun je een belangrijke bijdrage leveren aan het behalen van maatschappelijke doelstellingen, ook wel ideële doelstellingen genoemd. Gemeente Ede merkte op dat gemeenten en opdrachtnemers behoefte hadden aan een eenduidig pallet van deze ideële doelstellingen binnen de sectoren Grond-, Weg- en Waterbouw (GWW), Bouw, IT, Sociaal Domein, Facilitair, Financieel en Personeel.

Met de leidraad vanuit gemeente Ede kun je ideële gunningscriteria bepalen en je vindt er uitleg over de beste bijbehorende meetmethode(n). Enkele tips zijn:

• Betrek een contractmanager bij het bepalen van eisen en KPI’s.
• Zoek met verwante aanbestedende diensten naar manieren om dezelfde gunningscriteria te hanteren.
• Combineer de bouwblokkenmethode met een Plan van Aanpak als het moeilijk is om invulling te geven aan SROI (Social Return On Investment).
• Neem duurzaamheid al mee in de planfase om tot een zo duurzaam mogelijk ontwerp te komen, bijvoorbeeld volgens de Aanpak Duurzame GWW.
• Gebruik de MVI-criteriatool voor inspiratie bij het uitvragen van ideële gunningscriteria.

Verbeterslag implementatie aanbesteding Inkoop Beschermd Wonen: Gemeente Groningen

Gemeenten in Groningen werkten samen in een programma voor beschermd wonen en opvang. De gemeenten wilden knelpunten in inkoop en aanbesteden verbeteren door zich te richten op de thema’s implementatie en samenwerking in het werkveld.

Gemeenten verbeterden de samenwerking met stakeholders door af te stemmen over strategie, inhoud en tempo. Zo voldoen ze aan de ondersteuningsvraag van de burger en verkleinen ze risico's. De nieuwe inzichten zijn gebundeld en kunnen gemeenten gebruiken in een volgend aanbestedingstraject.

Meten van duurzaamheidsinspanningen: Gemeente Barneveld

Duurzaamheid is als gunningscriterium niet meer weg te denken uit de aanbestedingspraktijk. De gemeente Barneveld wilde deze impact meetbaar maken met een methodiek van prof. dr. Jan Telgen (PPRC). Telgen gebruikte hiervoor de aanpak van Gunnen op Waarde. Er werden in totaal 58 aanbestedingen geanalyseerd uit de periode 2018-2022.

Met de opgeleverde werkinstructie kunnen Barneveld en overige gemeenten hun duurzaamheidsinspanningen berekenen via de 2 gunningsmethoden: Gunnen op Waarde en de Gewogen Factor Score:

• Bereidheid: het maximale bedrag dat de aanbestedende dienst extra wil betalen voor de hoogst mogelijke score op duurzaamheid.
• Uitgave: wat er feitelijk extra is betaald door de aanbestedende dienst voor duurzaamheid bij de winnende offerte.
• Toegenomen Waarde: het uitgaveverschil voor duurzaamheid tussen de winnende offerte en de offerte die op alleen op prijs (goedkoopste inschrijfsom) zou winnen.

Lees verder over deze meetmethode in het Beter Aanbesteden magazine (pdf). Gemeente Barneveld ontving in 2023 de MVOI-pluim van PIANOo voor dit initiatief.

Bijeenkomsten Beter Aanbesteden: OWO-gemeenten

OWO is de intergemeentelijke samenwerking tussen de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland. In bijeenkomsten bracht OWO de dialoog tussen belanghebbenden bij aanbestedingen op gang en zorgde ze voor kennisdelen en verbinding tussen de OWO- gemeenten en de ondernemers.

De doelgroep bestond uit gemeenten, inkopers en budgethouders uit de eigen gemeenten. Ook lokale en regionale ondernemers, inkoopadviseurs bedrijfsvoerders (bij OWO) en andere belanghebbenden waren aanwezig. De bijeenkomsten gingen in op innovatie /duurzaamheid en lokaal ondernemen.

Om te laten zien hoeveel impact je met het instrument Inkoop kunt maken, organiseerde team Inkoop van de OWO-gemeenten ook een ‘inkooptoer’, om de omringende gemeenten te laten zien wat ze doen. én om te laten zien hoe ze de vakafdelingen kunnen faciliteren of adviseren.
Lees het interview met wethouder Rob Jonkman (pdf) in het Beter Aanbesteden Magazine.

Themabijeenkomsten Beter Aanbesteden: MKB Rotterdam Rijnmond

MKB Rotterdam Rijnmond ervaarde knelpunten bij aanbestedingen door de gemeente Rotterdam en de marktpartijen. Inkopers en marktpartijen leken niet altijd voldoende oog of kennis voor elkaar te hebben voor een succesvolle aanbesteding. Daarnaast was er een onduidelijk uitnodigingsbeleid.

Er werden 3 themabijeenkomsten georganiseerd met als hoofdthema; ‘Beter Aanbesteden’ voor het mkb,  gemeente Rotterdam en omliggende gemeenten. Om zo gezamenlijk allerlei knelpunten op te lossen. Kennis en begrip van elkaars positie via een goede dialoog moet kwalitatief betere aanbestedingsstukken én (meer) inschrijvingen opleveren.

Lees tips om de dialoog aan te gaan in het interview met MKB Rotterdam Rijnmond (pdf) in het Beter Aanbesteden Magazine.

Tender Attractiveness - 5 factoren die een aanbesteding aantrekkelijker maken: Gemeente Rotterdam

De gemeente Rotterdam kreeg regelmatig (te) weinig inschrijvingen voor aanbestedingen. Geopperd werd dat de vormgeving (aantal pagina’s van de leidraad en de timing van publicatie) van invloed was. De gemeente Rotterdam liet dit vraagstuk statistisch onderzoeken door PPRC en Universiteit Twente. Uit het onderzoek bleek dat een aanbesteding buiten de vakantieperiodes en/of een korter aanbestedingsdocument een grotere kans geven op meer inschrijvingen.

Het onderzoeksrapport van de gemeente is openbaar toegankelijk, zodat alle aanbestedende diensten een hulpmiddel hebben om extra te letten op factoren die het aantal inschrijvingen (per sector) negatief kunnen beïnvloeden. Lees het artikel Tender Attractivess (pdf) in het Beter Aanbesteden Magazine.

Meer resultaat met duurzaam aanbesteden: Gemeente Purmerend

De gemeente Purmerend wilde de kennis over duurzaamheid vergroten onder inkopers om zo de hoge duurzaamheidsambities van de gemeenten te halen en kansen optimaal te benutten voor het mkb. In 2019 werden afspraken gemaakt over circulair inkopen en opdrachtgeverschap. De Metropoolregio Amsterdam, gemeenten, de provincie Noord-Holland en de Vervoerregio richten zich bij die afspraken op 10% circulair inkopen in 2022, 50% in 2025 en volledig circulair inkopen rond 2030. Voor de realisatie van deze ambities is een juiste aanpak nodig.

De bestaande middelen en kennis over de toepassing van duurzaamheid in een aanbestedingsproces worden toegelicht in dit adviesrapport. Lees het interview met gemeente Purmerend (pdf) in het Beter Aanbesteden Magazine.