Fase 1: Voorbereiden inkoopopdracht internationale sociale voorwaarden

Op deze pagina:
Bepalen toepassing 
Analyseer risico's inkoopketen 
Vraag aandacht in een marktverkenning  
Specificeren 
MVO Nederland

Bepalen toepassing internationale sociale voorwaarden

Bepaal allereerst of er (grote) risico's zijn, bijvoorbeeld met behulp van de Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) risicochecker. Zijn er risico's op schending van sociale normen in de keten? Breng deze risico's in kaart, noem ze in de aanbesteding en vraag de leverancier om due diligence uit te voeren.

Bij aanbestedingen voor leveringen, diensten en werken groter of gelijk aan de Europese aanbestedingsdrempelwaarde is het toepassen van de internationale sociale voorwaarden voor rijksinkopers verplicht wanneer de aanbesteding binnen een van de 8 risico categorieën valt. Het staat u vrij om ze ook toe te passen onder deze drempel.

De 8 risicocategorieën die de Rijksoverheid voor haar inkopen heeft vastgesteld zijn:

• Bedrijfskleding
• Consumptieve dienstverlening: Catering en Grondstoffenmanagement en afvalzorg
• Energie
• Werkplekomgeving
• Laboratorium
• ICT werkomgeving Rijk
• Datacenters
• Connectiviteit: Dataverbindingen en 4G en 5G mobiele dataverbindingen

Toepassing bij andere opdrachten

Maak de afweging of u bij kleinere opdrachten de internationale sociale voorwaarden toepast. De inspanning van de leverancier moet proportioneel zijn, oftewel in verhouding zijn met de omvang van de opdracht. Bij kleine opdrachten kan die verhouding scheef zijn. In dat geval hoeft u geen internationale sociale voorwaarden toe te passen. Is er intern beleid op de internationale sociale voorwaarden? Of zijn er aanzienlijke risico's op schending van de normen? Dan is het aan te raden om de internationale sociale voorwaarden wel toe te passen. De Nederlandse overheid verwacht van multinationale ondernemingen die onderdeel zijn van de internationale keten dat zij due diligence reeds toepassen. Dit kunt u in uw overweging mee nemen.

Analyseer risico's in inkoopketen

Ga na of er concrete aanwijzingen voor risico's op schending van de sociale normen in een productgroep of regio zijn. De MVO risicochecker geeft een snelle online risicoanalyse en toont de risico’s van een bepaald product op het gebied van duurzaamheid, arbeidsomstandigheden en mensenrechten. De inkoper brengt met de tool de MVO-risico’s van een aanbesteding eenvoudig in kaart. De risicochecker is onder meer gekoppeld aan de CPV-codes. Niet van alle sectoren zijn risico's bekend. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat ze er niet zijn. Media, onderzoeken en niet-gouvernementele organisatie (ngo's) zoals Electronics Watch kunnen ook een bron van informatie over risico's zijn. Verder kunt u nagegaan of er voor deze sector al een IMVO-convenant is waarbinnen afspraken zijn gemaakt over de aanpak van (de belangrijkste) risico's. Het bestaan van een dergelijk convenant maakt het makkelijker voor de leverancier om een Risicoanalyse en PvA te maken en resultaten te tonen. Op de website van de Rijksoverheid is de MVO Sector Risico Analyse gepubliceerd.

Vraag aandacht in een marktverkenning

Zet de internationale sociale voorwaarden op de agenda in een marktverkenning. Zo kunt u vast aandacht voor het onderwerp vragen bij potentiële inschrijvers en samen onderzoeken of er aanwijzingen zijn voor risico's.

Due diligence

Bij Due diligence staan de rechten van werknemers in lokale gemeenschappen in de gehele productieketen centraal. Due diligence is het proces waardoor bedrijven aan kunnen geven hoe zij hun huidige en potentiële negatieve effecten kunnen identificeren, voorkomen of mitigeren en rekenschap daarover afleggen als een integraal onderdeel van de bedrijfsbesluitvormings- en risicomanagementsystemen. Hierbij kan het betrekken van relevante belanghebbenden helpen om het beleid aan te scherpen en effectief te laten zijn. Het gaat hierbij om een continu doorlopend proces van risicoanalyse, het nemen van de juiste maatregelen, het monitoren van de uitvoering daarvan en het communiceren hierover aan de stakeholders van het bedrijf. Verantwoording hierover wordt gegeven door middel van jaarrapportages van de leverancier.

Specificeren 

Na de voorbereiding is het belangrijk om duidelijk aan te geven wie welke verantwoordelijkheid heeft en welke risico's zich in de keten afspelen. Hierdoor kunt u duidelijk maken wat er redelijkerwijs van de inschrijvers verwacht mag worden.

Benoem risico's in de aanbesteding

Omschrijf de risico's in uw bestek (of nota van inlichting) en benoem dat van de opdrachtnemer verwacht wordt dat hij due diligence doet. De leverancier moet na gunning niet alleen een plan van aanpak voor zijn due diligence maken voor het voorkomen of verkleinen van de risico's, maar hier ook jaarlijks over rapporteren.

Voorbeeld

Het productieproces van ICT-hardware heeft zich in de laatste decennia voor het grootste deel naar lagelonenlanden verplaatst. Overwegend jonge vrouwen, vaak migranten, werken voor lage lonen in de speciale economische zones als China, India, Thailand en Mexico. De problemen die aan het licht komen zijn onder andere:

• Lage lonen, soms onder het wettelijke minimum
• Lange werktijden met teveel en vaak onbetaalde overuren
• Gezondheidsrisico's door het werken met giftige stoffen
• Geen vakbondsvrijheid, waardoor werknemers niet voor hun rechten
• Misbruik v. kwetsbare groepen arbeiders, zoals jonge vrouwen, migranten, studenten, uitzendkrachten

Dieper in de keten doen zich problemen voor bij de winning van grondstoffen. In een computer worden zeker 30 metalen verwerkt. Veel van deze metalen worden onder slechte arbeids- en milieuomstandigheden gedolven.

• Kinderarbeid
• Onveilige en ongezonde werkplek
• Geen leefbaar loon
• Bijdragen aan gewapende conflicten
• Geweld tegen vrouwen

Veel ICT-producten eindigen als e-waste. Slechts 1/6 van het wereldwijd geproduceerde elektronisch afval op verantwoorde wijze hergebruikt of verwerkt. De omstandigheden waaronder e-waste wordt verwerkt zijn vooral in lagelonenlanden vaak zeer slecht en schadelijk voor de gezondheid en voor het milieu.

Sluit geen partijen uit

Binnen de rijksoverheid zijn de internationale sociale voorwaarden geen verplichte selectie- of gunningscriteria, maar bijzondere uitvoeringsvoorwaarden. Dit betekent dat de voorwaarden alleen van toepassing zijn op de uitvoering van de opdracht. Na gunning gaat u met de leverancier in gesprek over zijn due diligence aanpak. Deze lijn is echter het minimum en er is ruimte om ook in de selectie en gunningscriteria ISV op te nemen.

Wees duidelijk over de verwachtingen

Geef duidelijke toelichting in de aanbestedingsdocumenten wanneer het in een risico-sector valt. Geef aan dat van de leverancier wordt verwacht dat zij mensenrechten respecteren. Dit betekent dat zij bij gunning van het contract een beleid hiervoor kunnen laten zien en een keten- en risico-analyse. Een plan van aanpak om de risico's verder te onderzoeken en te mitigeren moet binnen drie maanden na sluiting van het contract zijn ingeleverd.

Zorg voor een duidelijke rolverdeling

Breng in de voorbereiding in kaart wie binnen de eigen organisatie betrokken is bij de toepassing van de internationale sociale voorwaarden en welke rol zij spelen in welke fase. Tijdens de contractperiode is het belangrijk dat de interne klant of contractmanager controleert of de leverancier de gemaakte afspraken nakomt. Bespreek de rollen en verantwoordelijkheden vooraf met de betrokkenen intern, zodat de internationale sociale voorwaarden ook in de uitvoering goed geborgd zijn. Ondersteuning door een interne of externe expert op duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen kan gewenst zijn.

Toepassingsvorm internationale sociale voorwaarden

Het Europese- en nationale- aanbestedingsrecht biedt mogelijkheid tot het toepassen van ISV bij het verstrekken van overheidsopdrachten. ISV kan bij Europese aanbestedingen op 2 manieren in de aanbesteding worden opgenomen:

• Als contractvoorwaarde/ bijzondere uitvoeringsvoorwaarde of als minimumeis.
• In de gunningscriteria als 'wens' in het programma van eisen bijvoorbeeld als objectief subgunnuningscriterium of als subgunningscriterium in de vorm van een plan van aanpak.

De toepassing van ISV moet in overeenstemming zijn met het Gemeenschapsrecht en daarom voldoen aan de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht: non-discriminatie, objectiviteit, transparantie en proportionaliteit. In het geval van toepassing van ISV als minimumeis (eventueel gecombineerd met een subgunningscriterium) moet het verband houden met het voorwerp van het contract.

Verwijs leveranciers door naar MVO Nederland

Leveranciers kunnen bij MVO Nederland terecht met vragen over de internationale sociale normen in de keten. Zij kunnen contact opnemen via @email of bij vragen over de MVO risicochecker via @email.