IUC koopt eerlijke koffie in op basis van scherpe gunningscriteria

Praktijkvoorbeeld ketenverantwoordelijkheid

Senior inkoper André van den Broek en categoriemanager consumptieve dienstverlening Rob Heijink werken bij het IUC, onderdeel van RVO. Voor de inkoop van koffie voor 6 overheidsgebouwen wilden ze de lat graag hoog leggen. “We hadden altijd al minimale eisen voor koffie”, zegt Van den Broek. “Zo kopen we producten met een fairtrade, rainforest-keurmerk of een gelijkwaardig keurmerk in. Maar liever zien we dat leveranciers zelf ook helpen misstanden in de koffieproductieketen te voorkomen en dat ook kunnen aantonen. Hoe werken zij aan ketentransparantie, aan traceerbaarheid van de gebruikte producten en aan een eerlijke prijs voor koffieboeren?”

Enthousiaste opdrachtgever                  

Van den Broek en Heijink lieten zich inspireren door een marktverkenning van Rijkswaterstaat uit 2019. Ze besloten op basis hiervan zelf een criterium te ontwikkelen voor een nieuwe aanbesteding van koffie in de 6 overheidsgebouwen. “FMHaaglanden, opdrachtgever van de aanbesteding, reageerde enthousiast”, vertelt Heijink. “Ze stelden zelfs voor om niet alleen de kantines en koffiecorners mee te nemen in de uitvraag, maar ook de koffie die wordt geschonken tijdens de vergaderingen.” Ook social return kreeg een plek in de aanbesteding. Heijink: “We vinden het belangrijk dat mensen met afstand tot de arbeidsmarkt aan de slag kunnen als barista in de kantines en koffiecorners.”

Gunningscriteria formuleren

“We volgden de ISV-eisen (Internationale Sociale Voorwaarden, red) en doopten die met onze aanvullende eisen en wensen om tot Eerlijke Prijs Transparantie”, zegt Heijink. “Daarmee belonen we organisaties die vooroplopen met verantwoorde ketens.”

Ketentransparantie stimuleren

Hoe formuleer je de aanbesteding zo dat je leveranciers beweegt tot ketentransparantie?

De eerste stap is om een minimale garantieprijs voor boeren vast te stellen. Voor de aanbesteding van het IUC gold de eis dat producerende koffieboeren minimaal de officiële fairtrade prijs (1,40 dollar per pound) plus een premie (0,20 dollar) ontvangen. “Dit maakt een kopje koffie voor ons uiteindelijk 1 eurocent duurder, maar hierdoor kan de koffieboer wel een beter inkomen verdienen. Een relatief klein verschil met een grote impact”, zegt Heijink.

Vervolgens werd de gunning bepaald door de mate waarop de plannen van inschrijvers ingingen op een transparante, eerlijke en duurzame keten. “We hebben dit criterium met hulp van MVO Nederland en Future Coffee Collective goed kunnen aanscherpen”, zegt Van den Broek. “We lieten het vooral aan de inschrijver over om de koffieketen zo transparant mogelijk te beschrijven. Laat maar zien hoe zo’n productieketen eruitziet, wat de koffieboer ongeveer verdient en natuurlijk ook wat het ons gaat kosten.’’

Tot slot golden de ISV als voorwaarden voor de inschrijvers. “Daarnaast namen we eisen op om bestrijdingsmiddelen te verminderen en arbeidsomstandigheden te verbeteren”, zegt Heijink.

Aan de hand van de kwaliteit van de ingediende documentatie van de inschrijvers konden ze een fictieve korting of bijtelling krijgen op hun inschrijfprijs. Van den Broek: “300.000 euro korting bij een goed beschreven plan en 300.000 euro bijtelling bij een matig of incompleet plan. Voor een verwachte inkoopsom van 2,2 miljoen euro kan dit echt het verschil maken.”

Gunning voor 8 jaar

In 2020 is een contract getekend met de gegunde inschrijver. Voor een periode van 8 jaar is ketentransparantie geen kwestie meer van koffiedik kijken. Om ervoor te zorgen dat de leverancier de beloftes op papier ook echt nakomt, is het IUC kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) overeengekomen op basis van die beloftes. Denk bij KPI’s bijvoorbeeld aan de bij inschrijving aangeboden prijs voor een kilo koffie en het percentage dat boven op de gevraagde minimumprijs (eis) wordt betaald. “Zo kunnen we goed monitoren welke stappen de leverancier zet om voor transparantie in de keten te zorgen”, zegt Van den Broek. De resultaten moeten nog gemeten worden.

Kijk voorbij de contractperiode

Van den Broek en Heijink kijken ook voorbij het eind van de contractperiode. “Dat deden we al bij de uitvraag”, zegt Heijink. “We vroegen inschrijvers aan te geven hoe de ontwikkeling naar een transparante keten er na 8 jaar uitziet. Dit onderwerp verdient namelijk continu aandacht en we willen niet dat de transparantie stopt nadat het contract is beëindigd.”

Tips van André van den Broek en Rob Heijink (IUC):

• Neem voldoende tijd om je aanbesteding voor te bereiden. Betrek in een vroeg stadium de experts met relevante kennis van de keten. Kom je onder tijdsdruk te staan, dan lukt het je niet om dieper in zaken te duiken zoals ketenverantwoordelijkheid en -transparantie.
• Ga vooraf met de opdrachtgever in gesprek. Je kunt allerlei aanvullende wensen hebben voor de inkoop, maar als je de opdrachtgever niet meekrijgt, dan wordt het wel heel lastig om iets extra’s op te zetten.