Stap 3: Beschrijf de minimale eisen

Minimale eisen

‘Waar moet het innovatietraject en de digitale technologie minimaal aan voldoen?’, is de hoofdvraag om op te focussen bij Stap 3. Beperk uzelf enkel tot díe eisen waarvan u zeker weet dat deze na het ontwikkeltraject niet te wijzigen zijn. Wees hierin kritisch, zodat er gaandeweg niet teveel restricties op de lijst komen. Hoe meer eisen en restricties, hoe meer het creatieve proces belemmerd wordt. Bovendien leert de ervaring dat beleid, richtlijnen en werkwijzen meestal minder dwingend zijn dan vaak wordt beleefd (zie ter illustratie het kader onderaan).

Het is overzichtelijk om de eisen te ordenen. Zo zullen er eisen zijn die voortkomen uit de behoefte. Daarnaast zullen er randvoorwaardelijke eisen zijn: deze eisen geven de grenzen die niet mogen worden overschreden. De uitdaging is om zo veel mogelijk ruimte voor het ontwikkeltraject te creëren.

• Vergeet bij het beschrijven van de minimale eisen ook niet interne en praktische kwesties rondom projectmanagement, zoals:
• Wat is het maximale financiële budget voor de nieuwe technologie?
• Is er voldoende financiering voor het projectmanagement (van A tot Z)?
• Past het ontwikkelen van de innovatie realistisch gezien in de tijdspanne die u in gedachte heeft?
• Is de expertise beschikbaar (intern of extern), die u nodig heeft binnen uw projectmanagementteam?

Opstellen van de eisen

De eisen kunt u opstellen op basis van:

• Voorwaarden van stakeholders en eindgebruikers.
• Bestaande oplossingen: Als de digitale technologie een gebruikte oplossing vervangt, kunnen de eisen van de bestaande oplossing vaak een startpunt zijn. Bijvoorbeeld voor een AI-innovatie zoals ‘voorspellend onderhoud’ (data voorspelt waar en wanneer onderhoud nodig is in de openbare ruimte) is een aantal KPI’s af te leiden van gebruikte indicatoren bij ‘regulier onderhoud’.
• Raakvlakken met andere oplossingen: Welk soort data krijgt u via andere methodes en hoe betrouwbaar is die data? Bijvoorbeeld de inspectie van gebieden, planten, of dieren kan op verschillende manieren plaatsvinden. Een AI-innovatie zoals ‘beeldherkenning’ (waarbij een algoritme een beeld herkent op basis van foto’s) kan bij het verzamelen van data een efficiëntere manier zijn. Alleen wat zijn de betrouwbaarheidsintervallen van de verschillende manieren?

Inzichten uit cases

Ook een publieke business case of een ‘use case’ (een stapsgewijze beschrijving van de wijze waarop u de technologie wilt inzetten) leveren vaak bruikbare inzichten op. Dit geldt voor zowel de eisen uit de behoeften als de randvoorwaardelijke eisen. Hoe concreter u een business case of use case uitwerkt aan het begin van de ontwikkelingsfase, hoe beter de technologie zal passen. U kunt deze opstellen in samenwerking met kennisinstellingen, ondernemers, en ook burgers. Hierdoor belicht u het vraagstuk vanuit verschillende kanten en achterhaalt u specifieker waar de minimale eisen (en behoefte) van de gebruiker ligt.

Vastomlijnde voorwaarden

Kort gezegd: in Stap 3 omkleedt u de vraag naar de digitale innovatie met vastomlijnde voorwaarden. Het resultaat is een overzicht van minimale eisen. Alle door u gestelde minimale eisen zijn van even groot belang en u doet er verstandig aan om op een gelijkwaardige manier naar verschillende aspecten te kijken. Te denken valt aan aspecten als:

• Ethisch: analyse van ethische overwegingen en de governance daarvan, de geloofwaardigheid van de betrokken instanties, de balans tussen commerciële bedrijfsbelangen t.o.v. ethische aspecten.
• Technisch: designvraagstukken zoals het aantal punten van (de)centralisatie, de interoperabiliteit (het kunnen communiceren van verschillende systemen met elkaar).
• Data: databeveiliging, de manier waarop data uit databases wordt onttrokken, evenals eventuele privacyaspecten rondom eventuele gebruik van persoonsgegevens. Alsook bepalen of de innoverende ondernemer geen (of in bepaalde mate) gebruik mag maken van verkregen data(sets) van gebruikers en/of inzichten uit big data. 
• Juridisch: compliance met regelgeving.
• Publieke waarden en grondrechten: zie de uitleg hierover bij Stap 2.

Zijn regels echt regels?

Bij innovatie is het van belang om buiten de gebaande paden te (durven) denken. De ervaring leert dat beleid, richtlijnen en werkwijzen meestal minder dwingend zijn dan men denkt.

Een voorbeeld hiervan is een innovatie rondom het ophalen van huisvuil. De Gemeente Amsterdam is van plan met de inzet van AI het ophaalproces slimmer in te richten, zodat minder vuilnis aan de kant van de weg staat. Door een machine learning model te trainen om objecten te herkennen op beeld kan een systeem worden gebouwd om realtime data te verzamelen over de actuele toestand van afval. Vervolgens kan de vuilnisophaaldienst direct reageren in de openbare ruimte.

Digitalisering heeft in dit geval effect op beleid, richtlijnen en werkwijzen. Het heeft immers invloed op beleid over stadsbeheer, mogelijke implicaties voor richtlijnen rondom arbeid en de dienstverleners moeten hun werkwijze en vaardigheden aanpassen. Intussen is de oplossing in testfase: in een aantal stadsdelen is de werkwijze van dienstverleners aangepast en wordt het systeem al gebruikt. Daarnaast is er ook samenwerking met andere Nederlandse gemeenten om nieuwe technieken en modellen te ontwikkelen.