Stap 9: Evalueer de resultaten

Evaluaties blikken terug en kijken vaak ook vooruit: hoe kan de innovatie hierna nog beter aansluiten. Dit kunt u achterhalen door na het ontwikkeltraject de oplossing(en) erbij te pakken, een eindoordeel op te stellen en de eventuele leerpunten eruit te halen. Deze evaluatie voert u mede aan de hand van Stap 3 en 4 uit:

• U moet nauwkeurig bekijken of de oplossing aan alle minimale vereisten voldoet, zoals beschreven in Stap 3.
• Op basis van de criteria uit Stap 4 kunt u vaststellen of de oplossing de gewenste meerwaarde oplevert.

Opbrengst ontwikkeltraject

Wat is de uiteindelijke opbrengst van het ontwikkeltraject? Het kan zijn dat er iets suboptimaal (of fout) verliep, waardoor de potentie van de digitale technologie niet naar voren kwam. Het is daarom van belang om goed onderscheid te maken tussen enerzijds de externe omstandigheden (of eventuele menselijke fouten) en anderzijds de prestaties van de innovatie zelf. Beide kanten kunnen overigens relevante lessen opleveren.

Probeer zoveel mogelijk aspecten de revue te laten passeren. Ook kleine onzorgvuldigheden die in het ontwikkeltraject weinig invloed hadden op de ontwikkeling, kunnen tijdens opschaling in de praktijk sterker naar voren komen. Opeens komt hetzelfde kleine foutje honderdmaal vaker voor.

Eindoordeel

Op basis van de evaluatie komt u uiteindelijk tot een eindoordeel of u de oplossing (grootschalig) gaat uitvoeren of niet. Heeft de digitale technologie het beoogde effect? En is er nog commitment? Uiteindelijk gaat het erom dat de innovatie in de praktijk ook daadwerkelijk wordt toegepast en een breed draagvlak heeft.

Wanneer u het ontwikkeltraject nabespreekt en evalueert, is het raadzaam om nauwkeurig alle (kleine) foutjes, mogelijke barrières en eventuele gevoeligheden vast te leggen. Dit is zeer bruikbare informatie die u bij voorkeur als bijlage bij het opschalingsplan toevoegt. Deze informatie zal namelijk helpen bij een succesvolle opschaling.

De 10 regels van Bureau ICT Toetsing

Om te bepalen of bij de start van een ICT-project door de overheid wordt voldaan aan cruciale eisen, kan het Bureau ICT Toetsing (BIT) een toetsen uitvoeren. Die toetsing is gericht op ICT-projecten van meer dan 5 miljoen euro. De tien regels die het BIT in acht neemt zijn ook goed bruikbaar om te bepalen of u kunt doorgaan naar Stap 10. Hoe staat u ervoor na het lezen van onderstaande 10 regels?

• Zorg voor een zakelijke rechtvaardiging voor het project, zodat u een gedegen besluit kunt nemen over de (eventuele) opschaling. Zoals het in kaart brengen van alternatieven (inclusief het alternatief om niets te doen). Neem daarbij ook de personeels- en beheerskosten op.
• Toon de meerwaarde aan voor eindgebruikers en de samenleving en doe dit zoveel mogelijk op basis van kwantitatieve berekeningen.
• Zorg voor draagvlak bij alle betrokken partijen, inclusief de eindgebruikers, en toets op organisatorische, bestuurlijke en technische haalbaarheid.
• Reorganiseer en standaardiseer eerst de werkprocessen die met ICT worden ondersteund en ga pas daarna automatiseren.
• Breng de risico's van een project in kaart en elimineer gedurende het gehele project het belangrijkste risico: het ‘voortmodderen’. Het voortmodderen betekent feitelijk uitstel van beëindiging van een project, die ingrijpender en pijnlijker wordt naarmate er meer uitstel komt.
• Zorg dat de verantwoordelijkheid voor het budget én de opdracht bij één persoon ligt.
• Verdeel het project in fases en probeer aan het einde van iedere fase een bruikbaar eindproduct af te leveren
• Sluit aan op de ICT-standaarden van de overheid en toon de technische haalbaarheid van de oplossing aan. In beginsel worden open standaarden toegepast, bij uitzonderingen hierop moet het pas-toe-en-leg-uit-principe worden gehanteerd.
• Zorg dat er tijdens het project ruimte is voor kritiek en tegengeluid. Openheid en transparantie zijn hierbij het uitgangspunt. De kwaliteit van ICT-projecten kan aanzienlijk worden vergroot als buitenstaanders kunnen meekijken en meedenken over het project. Een vorm van transparantie is bijvoorbeeld het gebruik van open source-software.
• Maak duidelijk hoe het project aanbesteed wordt. Neem een heldere aanbestedingsstrategie op. Het uitgangspunt is dat er altijd overleg plaatsvindt met de markt voordat de werkzaamheden worden aanbesteed. In de aanbestedingsstrategie legt een projectorganisatie vast welke vorm van overleg zij hiertoe gebruikt.

Bron: Eindrapport Parlementair onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid