Webinar Gunningsmethodieken - gewichten en scores

Nauw verwant aan de gewichten zijn de scores per criterium, die de offertes behalen. Hier wijzen we op een aantal veel gemaakte fouten en geven aan hoe deze voorkomen kunnen worden.

Spreker is prof. dr. Jan Telgen, Hoogleraar Inkoopmanagement voor de publieke sector.

Webinar Gunningsmethodieken

(bron: Youtube Platform WOW)

Vragen en antwoorden

De volgende vragen zijn gesteld en beantwoord:

Is er een uitgewerkt voorbeeld beschikbaar van het laatst behandelde onderwerp? Ik mis namelijk de prijsscore in dit voorbeeld. Is de P-score in de praktijk wel van 0 tot 10?

Antwoord: Eerst de laatste vraag: om zinvol met punten en gewichten te kunnen werken moeten de schalen van prijs en kwaliteit even groot/lang zijn. Dus als we kwaliteit van 0-10 scoren moeten we dat ook met prijs doen. Dat is simpel in te zien bij 50-50 gewichten; dan kun je de score op het ene criterium optellen bij de score op het andere en dat is zinloos als de ene op een schaal van 10 en de ander op een schaal van 1000 is afgezet

Een voorbeeld van het punt dat ik probeerde te maken in het derde onderwerp uit de sfeer van de Hulp bij het Huishouden: daar gaat het met name om kwaliteit (gemeten in opleiding en diploma's in te zetten medewerkers) en uurtarieven (liggen tussen 20 en 25 Euro)

We hanteren een minimum grens op kwaliteit van 7 (op een schaal van 0-10) en gewichten van 33% voor prijs en 66% voor kwaliteit.

Prijs scoren we lineair tussen 20 Euro (10 punten) en 25 Euro (0 punten).

De aanbiedingen:

Aanbieder A

• prijs: 22,50 euro
• prijsscore: 9
• kwaliteitsscore: 7

Aanbieder B

• prijs: 22,50 euro
• prijsscore: 5
• kwaliteitsscore: 8

Vermenigvuldigd met de gewichten:

Aanbieder A

• prijspunten: 3
• kwaliteitspunten: 7
• Totaal: 10

Aanbieder B

• prijspunten: 1,67
• kwaliteitspunten 8
• Totaal: 9,67

Waaruit A lijkt te hebben gewonnen. Gepubliceerd echter is dat kwaliteit 2 maal zo zwaar telt als prijs en dat lijkt hier niet gerealiseerd: de aanbiedingen verschillen ongeveer 10% op beide criteria en toch is het het prijsverschil dat bepalend is.

Je zou ook kunnen zeggen dat A en B op kwaliteit binnen de range van acceptabele kwaliteiten maar liefst 33% verschillen en binnen de range van prijs scores ca 40% en wederom is het niet de 2x zo zwaar tellende (gewicht!) kwaliteit, die bepalend is, maar de prijs.

Dit kan simpel  hersteld worden door aan een kwaliteitsscore van 7, 0 punten toe te kennen (en aan een 8 3,3 punten enzovoort).

Dan worden de scores:

Aanbieder A

• prijs: 22,50 euro
• prijsscore: 9
• kwaliteitsscore: 0

Aanbieder B

• prijs: 22,50 euro
• prijsscore: 5
• kwaliteitsscore: 3,3

Vermenigvuldigd met de gewichten:

Aanbieder A

• prijspunten: 3
• kwaliteitspunten: 0
• Totaal: 3

Aanbieder B

• prijspunten: 1,67
• kwaliteitspunten 2,2
• Totaal: 3,8

Wie neemt de beslissing om criteria wel of niet mee te nemen en eindbeslissing in gewichten?

Antwoord:Om deze vraag te beantwoorden kan ik kijken naar de praktijk: hoe gebeurt het meestal?

Maar ik kan ook proberen te beantwoorden: hoe zou het moeten gebeuren?

De praktijk is meestal dat het project team of het aanbestedingsteam iets voorbereid en dat de eindverantwoordelijke daar ja tegen zegt. Ik kom niet vaak tegen dat de eindverantwoordelijke nog gaat zitten veranderen in criteria of gewichten.

Welke die criteria zijn of hoe hoog die gewichten (voor wat ze waard zijn: zie deel 2 van het webinar) moet per geval bepaald worden.

Ik heb geen hele specifieke hint of mening wie of welke functionaris dan wel de eindbeslissing moet nemen over criteria of gewichten. Wel vind ik persoonlijk dat het iemand moet zijn die de reikwijdte van die beslissing kan overzien (wat betekent het als we deze beslissing nemen? Hoeveel geld ben ik bereid extra te betalen voor zoveel meer kwaliteit? enzovoort). Ik vrees dat dat laatste in de praktijk lang niet altijd het geval is ...

Scoremethode moet toch in Leidraad bij aanbesteding mee gegeven worden?

Antwoord:De wetgeving is niet erg expliciet op het punt van het mededelen van de scoremethode: expliciet wordt aangegeven moeten worden vermeld:

• gunningscriteria
• en hun gewichten

(Ook daarbij nog wel wat escapes zoals "in volgorde van belang" en "zo mogelijk" bij gewichten.

Over de scoringsmethode staat niets in de wet.

Maar uit de jurisprudentie (met name het Succhi di Frutta arrest) is wel af te leiden dat het vermelden van de scoringsmethode eigenlijk wel noodzakelijk is.

Maar ook daar zijn weer wat nuances in aangebracht door het Dimarso arrest. Vermelden van de scoringsmethode is dus juridisch iets minder hard vereist dan een wettelijke verplichting.

Blijft staan dat het vanuit economisch – inkoop technisch standpunt absoluut vereist is ! Als jullie dat al als "interne regel" hebben is dat alleen maar toe te juichen.