Terugblik: Scale Up - met marktpartijen en kennispartners naar innovatie (PIANOo-congres 2022)
Met innovatieve oplossingen bezoekersstromen voorspellen en drukte op hotspots in de openbare ruimte voorkomen. Dat is de uitdaging die publieke partners uit de Metropoolregio Amsterdam en enkele marktpartijen aangaan in het project Scale Up. Ze sloten een innovatiepartnerschap. Samen ontwikkelden en testten zij inmiddels oplossingen op 2 hotspots. Einddoel: inkoop van deze maatwerkoplossing. Eefje Smeulders (gemeente Amsterdam) deelde haar ervaringen met het innovatiepartnerschap in een sessie op het PIANOo-congres 2022. (juli 2022)
Gemeente Amsterdam, Vervoerregio Amsterdam, Provincie Noord-Holland en Provincie Flevoland maken onderdeel uit van de Metropoolregio Amsterdam (MRA). Binnen de MRA willen ze met de blik op de lange termijn samen met de markt werken aan duurzame ideeën en oplossingen voor uitdagingen. Het testen, schaalbaar en herhaalbaar maken van innovaties moet leiden tot concrete bruikbare resultaten. Project Scale Up is daar een voorbeeld van. Eefje Smeulders, inkoopspecialist bij gemeente Amsterdam en tevens lid van de Werkgroep Innovatiegericht Inkopen vertelt hoe de gemeente Amsterdam namens de gezamenlijke opdrachtgevers daarbij de procedure innovatiepartnerschap toepast.
Pre-commercieel inkopen of innovatiepartnerschap?
Eefje Smeulders licht toe waarom Scale up in dit traject koos voor een innovatiepartnerschap en niet voor pre-commercieel inkopen (PCP) of Small Business Innovation Research (SBIR). “We wilden zowel de markt stimuleren als een passende oplossing meteen in kunnen zetten. Een innovatiepartnerschap biedt marktpartijen meer zekerheid dan bijvoorbeeld een SBIR traject met aansluitend een aanbesteding. Er is namelijk ook echt behoefte aan deze oplossingen bij samenwerkende overheden op korte termijn. We wilden voorbij de fase van alleen ontwikkelen en oplossingen vooral inzetten en opschalen. Bovendien was het ontwikkelbudget beperkt, maar de mogelijkheid om op te schalen binnen de MRA wel expliciet meegenomen. Gelukkig heeft het ministerie van Economische Zaken en Klimaat het ontwikkelbudget verdubbeld.”
4 fases
De MRA startte het traject met een uitgebreide marktconsulatie om in kaart te brengen wat er al op de markt is. Op basis hiervan heeft ze gekeken wat innovatief is. Smeulders: “Innovatief is voor ons helemaal nieuw, of bestaand maar toegepast in een geheel nieuwe context.” In fase 1 werden partijen geselecteerd op basis van visie op innovatie en samenwerking.
De geselecteerde consortia kregen een uitnodiging tot inschrijving en moesten in fase 2 een plan van aanpak opstellen en een financieel model invullen. “Hier hebben we beoordeeld op kwaliteit, waarbij wel een minimale score van een 7 (op 10) behaald moest worden”, licht Smeulders toe. In fase 3 zijn 2 R&D-trajecten gestart, waarvoor 200.000 euro ontwikkelbudget beschikbaar was. “Nu gaan we over naar fase 4, de commerciële fase, bestaande uit een raamovereenkomst met de mogelijkheid voor afnemen via mini-competities. Nu begint het echte werk pas.”
Oplossen uitdaging aan de markt laten
Het vinden van potentiële inschrijvers bleek lastig als je niet exact weet wat je zoekt. “We hebben vooral beschreven wat de uitdaging is en welke oplossingsrichtingen buiten de scope vallen. We laten aan de markt hoe zij de uitdaging oplossen, functioneel specificeren dus”, legt Smeulders uit.
De opdrachtgevers gingen actief op zoek naar deelnemende partijen. Ze kondigden niet alleen aan op TenderNed, maar bezochten ook events rondom smart mobility of digitale innovatie en maakten gebruik van onder meer nieuwsbrieven en LinkedIn om de juiste partijen te vinden. Belangrijkste communicatiekanaal voor de MRA was de site www.innovatiepartners.nl met begrijpelijke taal, aantrekkelijke vormgeving en een heldere toelichting.
Samenwerken met de markt
Kenmerk van een innovatiepartnerschap is de nauwe samenwerking gedurende het hele proces met meerdere ketens. In dit trajecten zijn daarom ook veel (digitale, vanwege COVID) informatiebijeenkomsten, een uitgebreide marktconsultatie en veel ruimte voor feedback van marktpartijen. Tijdens de aanbestedingsfase werd het contact vaak iets meer juridisch, vertelt Smeulders. “Vooral met betrekking tot eigendom van data en intellectueel eigendom zijn er (juridische) tegenstellingen waardoor er minder sprake was van ‘samen’. We hebben steeds geprobeerd juridische tegenstellingen te doorbreken door te bellen en te vragen: ‘Waar zit nou echt de zorg?’ en daar vervolgens op in te spelen, in plaats van juridische epistels heen en weer te e-mailen. Daarnaast hadden we hele goede juridische ondersteuning van onze juristen. Vanaf fase 3, de R&D-fase, toen het formele werk achter de rug was, gingen we echt samen aan de slag.”
Inschrijvers houden intellectueel eigendom
De samenwerkende overheden kozen ervoor het intellectueel eigendom bij de inschrijvers te laten. Zij menen namelijk dat veel meer overheden baat kunnen hebben bij de oplossingen. Smeulders: “Wij willen ons niet zelf op deze markt begeven, wij zijn op zoek naar de beste oplossingen in de markt. Daarbij was de verhouding ontwikkelbudget vs. eigen investering door ketens hierop aangepast.”
De laatste stappen
Met de winnende partijen wordt uiteindelijk een raamovereenkomst gesloten. Ook de andere 31 gemeenten in de MRA kunnen gebruik maken van deze overeenkomst. In de laatste fase, fase 4, zullen mini-competities worden uitgezet. De eerste hiervan moet nog plaatsvinden. Aan fase 4 kunnen geen nieuwe partijen meedoen. “We weten dus niet of we de meest gunstige prijs uit de markt halen”, besluit Eefje Smeulders. “Hiervan zijn we ons bewust. We wilden samenwerken en geen continue competitie. De competitie aan de voorkant was voornamelijk op kwaliteit, daarna hebben we met een vast bedrag gewerkt in de R&D-fase. Aan de hand daarvan hebben we het financieel model verder uitgewerkt, een opzet gemaakt voor een maatschappelijke kosten-baten analyse en maximumkosten vastgesteld.”
Inmiddels is een tweede Scale Up project in voorbereiding door gemeente Amsterdam en gemeente Haarlem, gericht op toekomstbestendige sportvelden. Hiervoor heeft de EU een LIFE-subsidie toegekend.
Andere verslagen
Andere verslagen op het gebied van innovatiegericht inkopen tijdens het PIANOo-congres 2022: