Terugblik: Marktoriëntatie Handvatten aanbesteding architecten

Wat goede architectuur met je doet? De aanwezigen van de marktoriëntatie ervaren het in The Colour Kitchen in de Utrechtse wijk Zuilen. Dagvoorzitter Tjeerd Planting van het programma Beter Aanbesteden verwelkomt de goed gevulde zaal welkom in dit voormalig schoolgebouw uit de jaren ’30, dat stijlvol is omgevormd tot een plek om te eten en te vergaderen.

Creativiteit van de markt benutten

Planting geeft het woord aan BNA-voorzitter Jeroen de Willigen, die aftrapt door een lans te breken voor ontwerpwedstrijden. “Zo’n competitie werkt goed voor bureaus om de markt te betreden en te laten zien wat je kunt. Onze beroepsgroep is gewend om buiten de lijntjes te kleuren en om oplossingen te ontwikkelen waar de opdrachtgever niet aan had gedacht.” En dan stelt hij de retorische vraag: bevordert de huidige manier van aanbesteden wel de creativiteit van de markt.

Analyseren van data

Hoe je architectuur beter kunt aanbesteden? Wout Groeneveld en Haiko Brinkers beantwoorden die vraag met behulp van data. Hun bedrijf DataConsultatie analyseert de dataset van alle Europese aanbestedingen die zijn gepubliceerd op TenderNed. Een opvallende trend? Steeds minder bureaus schrijven in op aanbestedingen. Je dient als opdrachtgever daarom extra je best te doen op het schrijven van succesvolle aanbestedingen. En ook hier kan data uitkomst bieden. “Wat is bijvoorbeeld de beste periode in het jaar om een aanbesteding te publiceren?” Speciaal voor publieke inkopers stelt DataConsultatie het dashboard tijdens de pilot gratis ter beschikking aan inkopers om het gebruik van data binnen inkoop te stimuleren.

In dialoog met inschrijvers

Na de lunchpauze vertellen advocaat aanbestedingsrecht Elise Zeelenberg en Martine Drijftholt van de gemeente Groningen over een concreet praktijkvoorbeeld. Groningen is bezig om tientallen schoolgebouwen te laten (her)bouwen. Hoe besteedt de gemeente deze projecten aan? “We wilden graag een dialoog voeren met gegadigden omdat we niet alleen een ontwerp maar ook een sparringpartner zochten”, zegt Zeelenberg. “Daarom is gekozen voor de procedure: concurrentiegerichte dialoog. Het voordeel ten opzichte van de meer gebruikelijke niet-openbare procedure, is dat hierbij de dialoogrondes juridisch zijn geïncorporeerd.”

Balans tussen ervaring en talent

Groningen zocht in de gunning een balans tussen ervaring en talent. Als gemeente willen we graag kennis maken met nieuwe partijen, zegt Drijfholt. Zij benut haar verleden als architect om de aanbestedingen beter te kunnen toeschrijven op de praktijk, bijvoorbeeld door de leidraad wervend te schrijven en de inschrijvingen met haar deskundige blik te beoordelen. “De beoordeling moet professioneel zijn en goed onderbouwd. Dat is een vorm van waardering die recht doet aan het vele werk dat bureaus erin steken.”

Proportionele vergoeding

Dat aanbestedingen voor bureaus veel tijd kosten, kan architect Joost Roefs met cijfers uit zijn eigen praktijk onderbouwen. “Een proportionele vergoeding telt mee om wel of niet mee te doen.” Namens de BNA werpt hij meer uitdagingen op. Zoals meer kans bieden aan jonge bureaus om publieke opdrachten te verwerven, de weging van honoraria. En de transparantie bij gunningsbeslissingen en ontwerpende expertise in beoordelingscommissies.

Zin in werk

“Een tender, waarom zou je meedoen? Er zijn gemakkelijkere manieren om aan opdrachten te komen”, stelt De Willigen, maar om meteen korte metten te maken met deze conclusie: “We doen het omdat we zin hebben in het werk.” Hij geeft voorbeelden uit zijn tijd als stadsbouwmeester van hoe aanbestedingen wel en soms ook niet goed uitpakten.

Architectuur proeven

De Willigen en Roefs krijgen bij de paneldiscussie gezelschap van architect Mechteld Stuhlmacher om te reageren op stellingen uit de zaal. Zoals: bij een beoordeling over architectuur kun je niet objectief blijven. “Architectuur is als koffie”, vindt Stuhlmacher. “Je moet het proeven om het goed te beoordelen. En dan merk je dat kwaliteit niet subjectief is. Bezoek daarom projecten, dan weet je meer dan je in een papieren aanbestedingsproces te weten komt.”

Architect Mechteld Stuhlmacher: “Architectuur is als koffie. Je moet het proeven om het goed te beoordelen”

Graag een vervolg

De discussie blijft niet beperkt tot het panel; de zaal doet volop mee. Bijvoorbeeld over het idee om met wildcards de markt voor jonge bureaus open te breken. Of over de vraag of architecten niet vooral zelf verantwoordelijk zijn voor de vele uren die zij in aanbestedingen steken. Over één stelling is en elk geval consensus: één dag is te kort om dit complexe onderwerp te bespreken. “Vanwege de gezamenlijke aanwezigheid van architecten en opdrachtgevers is het waardevol om deze marktoriëntatie te continueren”, besluit Planting.

Tips voor een succesvolle aanbesteding van architectuur:

• Geef architecten de ruimte om met out of the box-oplossingen te komen.
• Architecten zijn inventiever dan je denkt.
• Organiseer een dataconsultatie na het vaststellen van de inkoopbehoefte. Op basis van data kun je nagaan wat de beste strategie is voor een succesvol inkooptraject.
• Betrek een expert op het gebied van architectuur bij de selectie van inschrijvers en bij de beoordeling van inschrijvingen.
• Geef talent de kans en kies liever een goed bureau zonder vergelijkbaar werk dan een middelmatig bureau met veel referenties. Referenties van gelijksoortig werk geven namelijk niet altijd garantie op succes.
• Breng als opdrachtgever deskundigheid om gebrek aan ervaring te compenseren.
• Schrijf je leidraad zo wevend mogelijk om voldoende inschrijvers te interesseren.
• Proef het werk van bureaus. Bezoek hun gerealiseerde projecten, dat zegt meer dan een papieren beoordeling.
• Vraag je een visie van inschrijvers? Wees dan expliciet dat je geen voorlopig ontwerp zult beoordelen. Dat voorkomt werk voor bureaus.