Terugblik: marktoriëntatie Common Ground - efficiënter aanbesteden ICT

Steeds meer gemeenten maken gebruik van open source software, ontwikkeld volgens de Common Ground-principes. Het doel hiervan is een toekomstbestendige informatievoorziening die de dienstverlening van alle gemeenten verbetert. Maar hoe geef je als gemeente vorm aan een aanbesteding op het gebied van ICT zodat je krijgt wat je nodig hebt?  

Wat is Common Ground? 

Gemeenten hebben een nieuwe, gezamenlijke informatievoorziening nodig voor het uitwisselen van gegevens. De huidige manier is vaak kostbaar en werkt niet snel en foutloos. Om dit te bereiken is de  informatiekundige visie Common Ground ontstaan. Deze visie gaat op een andere manier om met gegevens. Data worden al bij de bron bekeken, in plaats van ze eerst veelvuldig te kopiëren en op te slaan. Met deze aanpak kunnen gemeenten hun dienstverlening en bedrijfsvoering ingrijpend verbeteren. Ook is het op die manier mogelijk om op een moderne en flexibele manier in te spelen op maatschappelijke opgaven én te zorgen voor een betere dienstverlening aan burgers.

Van start met een paneldiscussie

De marktoriëntatie ICT startte met een paneldiscussie, geleid door John van Dijk, coördinator bij het Kenniscentrum Markt en Overheid van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Er werd gesproken over de noodzaak om traditionele ICT-aanbestedingen binnen het Rijk te herzien en hoe gemeenten hun ICT slimmer en effectiever kunnen aanbesteden. Het panel bestond uit experts Sandra van Wijngaarden (VNG), Ruben van der Linde (Conduction), Dirk van Roode (NLdigital), Theo Timmermans (Gebruikersvereniging PinkRoccade Local Government) en Camille van der Harten (GeoBusiness Nederland). 

“Deze modulaire aanpak geeft meer regie over data en ICT. Als gemeente kun je dan flexibeler oplossingen inkopen, schaalvoordelen benutten én je bent minder afhankelijk van 1 leverancier” - Sandra van Wijngaarden, programmamanager Common Ground bij VNG

Hoe kan Common Ground bijdragen aan slimmer inkopen?

Common Ground is een ICT-architectuur waarin data en functionaliteiten los van elkaar staan. Dit maakt het voor gemeenten mogelijk om standaard bouwblokken te ontwikkelen die herbruikbaar zijn. Zo kunnen gemeenten kosten besparen en hun krachten bundelen, óók op het gebied van inkoop. “Deze modulaire aanpak geeft gemeenten meer regie over hun data en ICT. Hierdoor kun je als gemeente flexibeler oplossingen inkopen, schaalvoordelen benutten. En zo ben je minder afhankelijk van 1 leverancier”, stelt Van Wijngaarden. Toch blijkt uit de casus van programmamanager Els Mitek (gemeente Rotterdam) en informatieadviseur Holger Peters (gemeente Buren) dat de praktijk vaak weerbarstiger is dan de theorie. 

Aanbestedingsuitdagingen Common Ground

Common Ground brengt de volgende aanbestedingsuitdagingen met zich mee: off-the-shelf software vs. open source, ICT-voorzieningen aanbesteden als aparte onderdelen, aanbod en afname moeten elkaar kunnen vinden en gemeenschappelijk opdrachtgeverschap

Off-the-shelf software vs. open source 

“Vroeger kocht je 1 ‘off-the-shelf’ softwareoplossing met een licentie bij 1 leverancier. Vandaag koop je verschillende open sourcediensten”, vertelt Mitek. “Dat heeft een grote impact op de ICT-infrastructuur en het aankoop- en implementatieproces. Als je verschillende open sourcediensten inkoopt,  raakt de uiteindelijke dienstverlening versnipperd. Alle inkoop, ontwikkeling, uitvoering, beheer en onderhoud kan per open sourcedienst verschillen. Ieder bedrijf heeft bovendien zijn eigen specialisatie. Je doet dus al snel een beroep op verschillende partijen; van implementatie tot datasecurity. Het is als gemeente soms lastig om het overzicht te bewaren over het ontwikkelproces en de uitvoering.”

“Om met behulp van Common Ground samen te innoveren en om de productie uit te bouwen, moet je meer inzetten op governance” - Camille van der Harten, directeur bij GEOBusiness Nederland 

ICT-voorzieningen aanbesteden als aparte onderdelen

Er moet een structuur voor standaard ICT-bouwblokken worden ontwikkeld. Bouwblokken zijn bijvoorbeeld technische componenten die gegevensuitwisseling moeten vereenvoudigen. En denk aan softwaretoepassingen die efficiënt datagebruik mogelijk maken. Deze blokken worden op hun beurt ‘verkaveld’ of opgedeeld in ICT-voorzieningen zoals datalagen, processen en applicaties. Hierdoor kunnen ze los van elkaar ontwikkeld en beheerd worden. En op die manier kun je ze apart aanbesteden. Voor veel gemeenten is het echter nog onduidelijk hoe je deze producten en diensten efficiënt en overzichtelijk opdeelt en uitwerkt. Dit maakt het lastig voor marktpartijen om op hun beurt weer gericht diensten aan te leveren. “Als we met behulp van Common Ground samen willen innoveren en de productie willen uitbouwen, moet er meer worden ingezet op governance”, legt Van der Harten uit. 

Aanbod en afname moeten elkaar kunnen vinden

“Gemeenten en leveranciers moeten elkaar gemakkelijk kunnen vinden om sneller te innoveren”, stelt Van der Harten. Hoe richt je een centraal platform in dat het aanbod en de afname van diensten tussen gemeenten en leveranciers faciliteert? De gemeente Utrecht gebruikte een aanbestedingsplatform om dit met succes te bewerkstelligen. 

Gemeenschappelijk opdrachtgeverschap

De Common Ground-visie zet in op ontwerp-gestuurde aanbestedingen. Zo kunnen gemeenten samen werken aan een oplossing. Dit zorgt ook voor vragen. Welke gemeente is de hoofdopdrachtgever? Wie is de eigenaar van de oplossing? Wat als een gemeente een specifieke functionaliteit wil? En wat te doen met de financiering en onvoorziene kosten? Mitek pleit daarom voor gezamenlijke inkoopkaders en -voorwaarden onder regie van de VNG.

“Ons hybride model combineert agile werken met vaste afspraken. Dat biedt flexibiliteit voor innovatie. En toch stel je duidelijke kaders voor leveranciers” - Els Mitek, programmamanager bij de gemeente Rotterdam

Hoe besteed je volgens Common Ground?

Common Ground stelt andere eisen aan aanbestedingen dan traditionele ICT-projecten. “We moeten als gemeente het voortouw nemen en de regie pakken als het gaat om onze digitale diensten”, stelt Peters. Een aanpak via Dynamische Aankoopsystemen (DAS) maakt dat eenvoudiger voor gemeenten, vertelt Louis Andriessen van gemeente Utrecht. Bij DAS staan flexibiliteit en toegankelijkheid namelijk voorop. DAS maakt het mogelijk om mini-competities te organiseren, gericht op specifieke bouwblokken zoals beheer, implementatie, of cloud-native services. “ Wel blijft het belangrijk om verwachtingen duidelijk te formuleren, zodat zowel gemeenten als leveranciers weten wat zij kunnen leveren en ontvangen”, aldus Andriessen. 
 

Het is ook belangrijk om goed na te denken over de verhouding tussen de resultaat- en inspanningsverplichting bij een aanbesteding. Als gemeente werk je vaak via een ‘waterval-methode’ met vastomlijnde afspraken. Softwareontwikkelaars werken vooral ‘agile’ met periodieke sprints. De gemeente Rotterdam gebruikt een hybride model waarbij agile werken wordt gecombineerd met vaste afspraken. “Dat biedt flexibiliteit voor innovatie. En toch stel je  duidelijke kaders voor leveranciers”, licht Mitek toe.

Geleerde lessen en vervolgstappen

Het belang van de dialoog tussen gemeenten en leveranciers wordt vaak benadrukt. Timmermans: “Samenwerking vereist heldere doelen, communicatie en gezamenlijke toewijding.” Naast praktische maatregelen zoals technische standaarden zijn vertrouwen en transparantie tussen de partijen van belang meent Wijngaarden: “Vertrouwen begint met begrip en wederzijds respect. Alleen dan kunnen we samen Common Ground effectief implementeren.” 
Van Dijk benoemt tot slot de rode draad: “Er is noodzaak tot standaardisering, daarbij is een belangrijke rol weggelegd voor het gemeenschappelijk opdrachtgeverschap. Ook is het nodig om de samenwerking tussen gemeenten en marktpartijen te intensiveren. De vervolgstappen zijn samen aanbestedingskaders ontwikkelen en de centrale marktplaats voor Common Ground moet concreter worden.” Namens het programma Beter Aanbesteden sloot regiomanager Hans Bakker de bijeenkomst af. Bakker moedigde aan om vooral in actie te komen en je niet te laten belemmeren: “Waar niets mag mislukken, kan niets nieuws ontstaan.” 

Tips

Praktische tips voor aanbesteden binnen de visie van Common Ground:

• Faciliteer samenwerking: organiseer regelmatige bijeenkomsten tussen gemeenten en leveranciers om elkaar beter te begrijpen.
• Maak bijvoorbeeld gebruik van een Dynamisch AankoopSysteem (DAS): dit biedt flexibiliteit en verlaagt de drempel voor innovatieve partijen.
• Zorg voor continuïteit: denk aan financiële en juridische modellen die langdurige samenwerking ondersteunen.
• Stimuleer transparantie: ontwikkel een open marktplaats waar gemeenten en leveranciers eenvoudig toegang hebben tot relevante diensten.