Terugblik deelsessie ‘Concurentiegerichte dialoog’ (PIANOo-congres 2024)

Complexe vraagstukken? Ga in dialoog met de markt!

Het is voor veel inkoopprofessionals herkenbaar: soms weet je als aanbestedende dienst wél wat je wilt, maar niet precies hoe je dat moet doen. Een concurrentiegerichte dialoog met de markt kan dan een slimme manier zijn om een oplossing te ontwikkelen. De gemeente Den Haag en netbeheerder Stedin ontwikkelden op die manier samen met de markt een slim energienet in het havengebied van Scheveningen. Dit was vanwege het overvolle elektriciteitsnet noodzakelijk. Roelof Davids (inkoopadviseur bij de gemeente Den Haag) en Tjebbe Vroon (innovatieadviseur bij Stedin)  benadrukten dat de weg van dialoog naar uitvoering de moeite waard was en tot een goede oplossing leidde.

Eerlijk, veilig én democratisch

Iedereen heeft inmiddels de bijna volledig rood gekleurde kaartjes van netbeheerders in Nederland weleens voorbij zien komen. Het probleem dat ze hiermee visualiseren heet ‘netcongestie’ Dit betekent dat de capaciteit van de transport- en distributienetten niet is opgewassen tegen de groei van gebruik en productie van elektriciteit. Stedin en de gemeente Den Haag liepen in het Scheveningse havengebied ook tegen dit probleem aan.

Het verzwaren van de netwerken was een mogelijkheid, maar dit zou veel tijd en geld kosten én het geeft de nodige overlast. Samen bedachten ze dat op deze locatie een semi-autonoom, slim netwerk een betere oplossing zou zijn. Zo’n netwerk moet slim omgaan met gebruik, besturing en opslag van lokaal opgewekte energie. De volledige open-sourceoplossing zou bijvoorbeeld een forse batterij aansturen, het energieverbruik op basis van het weer voorspellen en energie over de verschillende gebruikers op het net verdelen. Als onderliggende voorwaarden gold ook dat de oplossing eerlijk, veilig én democratisch moest zijn. Ook was het de bedoeling dat het netwerk binnen 2 jaar zou worden overgenomen door een coöperatie van gebruikers/opwekkers.  

Volop belangstelling vanuit de markt

Davids deelde tijdens de sessie waarom er was gekozen voor een dialoog met de markt: “Een kant-en-klare oplossing was er niet, het ging om zowel hard- als software en het was onduidelijk welke mogelijkheden de markt al kon aanbieden. We wisten in ieder geval al wel dat het geen normale aanbesteding zou worden.” Een concurrentiegerichte dialoog kan in zo’n geval uitkomst bieden.

Den Haag en Stedin gingen van start met een uitnodiging voor potentiële marktpartijen. Zij werden uitgenodigd voor een informatieve middag in een strandpaviljoen dat in het Scheveningse havengebied is gevestigd. Dit resulteerde in maar liefst 48 deelnemers, dus belangstelling vanuit de markt om mee te denken was er zeker. Vervolgens leverden 7 consortia van samenwerkende marktpartijen een mogelijke oplossing in. Uiteindelijk waren 4 van deze concepten kwalitatief gezien veelbelovend. Zij werden uitgenodigd om hierover met ons in dialoog te gaan. Op basis van deze gesprekken is vervolgens een gunningsleidraad gemaakt.

‘Use cases’ maken het praktisch

Tijdens de sessie legde Vroon het doel van de dialoog uit: “We wilden graag de knelpunten in de uitvraag boven water halen om te bepalen of de eisen die we stelden haalbaar zouden zijn en of de door ons geformuleerde vragen goed waren.” Om ervoor te zorgen dat alles in de uitvraag praktisch en meetbaar zou zijn, werd gebruik gemaakt van ‘use cases’. Dit zijn uiteenlopende scenario’s die definiëren hoe systemen worden gebruikt en welke doelen daarmee behaald worden.

De dialoogsessies met de 4 consortia vonden allen binnen een periode van 1 week plaats, met elke dag een dagdeel voor de dialoogsessies en een dagdeel voor het voor- en nabespreken van de sessies. “Kortom, een pittig weekje”, zei inkoopadviseur Davids lachend. “Maar het was ook een vruchtbare week”, voegde hij eraan toe. Dit mede dankzij de inzet van de marktpartijen. “Zij waren niet aan het verkopen, maar dachten écht: hoe kunnen we dit samen doen?”, aldus Davids.  

“De marktpartijen waren tijdens de gesprekken niet aan het verkopen, maar dachten écht: hoe kunnen we dit samen doen?” - Roelof Davids, inkoopadviseur bij de gemeente Den Haag

Een groot deel van de gesprekken met de potentiële leveranciers ging over de door Stedin en Den Haag gevraagde open-sourceoplossing voor de realisatie van het netwerk. De beschrijving hiervan werd aangepast naar aanleiding van de dialoogsessies. Deze en andere aanpassingen zijn vervolgens verwerkt in het bestaande concept van het Programma van Eisen en in de subgunningscriteria. Uiteindelijk hebben 3 van de 4 consortia een concrete aanbieding gedaan. De inzet van ‘use cases’ maakte de voorgestelde oplossingen onderscheidend. Vroon: “De winnaar kon bijna alle ‘use cases’ binnen het budget aanpakken.” Davids: “Én het mooie was dat je het project vervolgens kon opstarten met een opdrachtnemer waar je al een band mee had.”

Verslag PIANOo-congres 2024

Bekijk het verslag van het PIANOo-congres 2024.