Terugblik: CoP Digitale Innovaties-Hoe werkt Common Ground in de praktijk?

Community of Practice Digitale Innovaties

Digitale innovatie biedt in potentie waarde voor publieke organisaties. Het zijn innovaties waarbij digitale technologie een aanzienlijk aandeel heeft, een drijvende kracht is. Dat levert ook veel nieuwe inkoopvraagstukken op. De Community of Practice (CoP) is bedoeld voor innovatiemanagers, programmamanagers, met als centrale vraag: hoe regel je die inkoop? PIANOo organiseert de CoP in opdracht van het ministerie van BZK. De CoP komt bijeen in online sessies. Aansluiten kan nog steeds.

De gemeente Utrecht wilde een integraal beheersysteem voor de assetinformatievoorziening van uiteenlopende objecten. Om de buitenruimte verder te digitaliseren. “Dit is niet alleen cruciaal voor het onderhoud van die objecten”, zegt Frans de Waal, senior data-architect bij de gemeente. “De informatie hebben we ook nodig om verschillende vraagstukken op te pakken rond bijvoorbeeld woningbouw, klimaatadaptatie en de energietransitie.

Het nieuwe informatiesysteem is nodig om de maatschappelijke vraagstukken aan te kunnen, zodat we inzichtelijke informatie erover kunnen bieden aan experts. “Zo zie je in het ruimtelijke domein allerlei ontwikkelingen met slimme lantarenpalen, digital twins en sensordata. En daarnaast zien we dat het informatiesysteem heel veel uitwisseling vereist met andere informatiesystemen. Vandaar dat we met het systeem zijn uitgegaan van Common Ground principes, met een open structuur van softwarecomponenten”, aldus De Waal.

Aanbesteding terugtrekken

Inkoopconsultant Bas van Midde van adviesbureau Roger hielp de gemeente bij de aanbesteding van een integraal beheersysteem op basis van Common Ground. Het moest Utrecht verlossen van data die ‘vastzit’ aan een groot aantal applicaties, dat leidt tot dataverlies en inefficiënte manuele handelingen. “Na 2 marktconsultaties ontdekten we dat de markt niet zo’n veelomvattend informatiesysteem in zijn totaliteit kon leveren. We besloten de aanbesteding terug te trekken en een nieuwe te publiceren voor 2 percelen: een perceel voor een basisbeheersysteem en een perceel voor objectenregistratie. We gaven alleen technische eisen mee en vervatten de functionele eisen in use cases.”

Mededingingsprocedure met onderhandeling

Voor de aanbesteding koos de gemeente voor de mededingingsprocedure met onderhandeling (MMO). “Daarmee konden we heel goed de dialoog faciliteren tussen overheid en markt”, zegt Van Midde. “Zo kun je gezamenlijk het gesprek aangaan om tot betere uitkomsten te komen.” De Waal: “Door die dialoog was ook meteen duidelijk welke partijen enthousiast waren om met ons de uitdaging van een integraal beheersysteem aan te gaan.” Het leverde voor een maximale periode van 10 jaar een gevestigde partij op voor de objectenregistratie en een innovatieve partner voor het basisbeheersysteem.

Gebruikssituaties stonden centraal

De gemeente richtte de MMO zo in zodat er drie rondes waren. Deze rondes gebruikten ze onder andere om de use-cases (gebruikssituaties) te doorgronden en de werking van systemen te laten zien. Op deze manier kwam ook steeds duidelijker het benodigde ontwikkelpad in beeld. “Verder bouwden we ruimte in voor innovatie en doorontwikkeling, dit deden we door als gunningscriterium samenwerking uit te vragen. Daarbij moesten de partijen ook aangeven wat van de gemeente benodigd is, maar ook hoe ze het partnerschap met de andere marktpartij zien. Ook daarbij was de onderhandelingsfase van toegevoegde waarde, zo kreeg de gemeente ook huiswerk mee om op sommige aspecten meer informatie te geven.”  

Tips van Frans de Waal en Bas van Midde om digitale innovaties in te kopen

• Bouw ruimte in voor dialoog met de markt, zodat je gezamenlijk tot betere uitkomsten kunt komen. Bijvoorbeeld met een mededingingsprocedure met onderhandeling.
• Timmer je aanbesteding niet dicht. Bouw ruimte in voor verbetering. Bijvoorbeeld door ook een gedeelte bovenop de opdrachtwaarde ervoor te budgetteren.
• Stel zaken vast in de onderhandeling, durf knopen door te hakken.
• Beperk het aantal processtappen en aantal inschrijvingen bij de aanbesteding
• Vraag jezelf af of je een technische oplossing wil (bijvoorbeeld in de vorm van een licentie) of eigenlijk op zoek bent naar een kennispartner.

Verwonderingen over inkopen van innovaties

Dany Robberecht is directeur strategische innovatie bij het Vlaamse innovatiebureau Verhaert. Hij is al jaren betrokken bij publieke inkopen van innovaties en deelt graag zijn ervaringen én verwonderingen hoe die inkoop in de praktijk verloopt. “Waar overheden lang niet altijd bij stilstaan zijn de gewenste en ongewenste effecten van innovaties. Zijn ze wel nuttig, haalbaar, wenselijk, bruikbaar en toelaatbaar? Wordt aan een van deze waarden niet voldaan, dan slaagt de adoptie niet.” Hij geeft het tragikomische voorbeeld van een robot in het gemeentehuis van Aalter, die de bezoekers links laten staan omdat ze zonder dit ingewikkelde ding de balie ook wel kunnen vinden.

Geen product maar een dienst

Robberecht deelt 4 verwonderingen met de aanwezigen van de CoP, zoals de gerichtheid van overheden om een innovatieve oplossing in te kopen. “Moet het niet meer gaan om een dienst, bijvoorbeeld een onderzoek om de technische vereisten vast te leggen voor een daaropvolgende commerciële aanbesteding? Dat onderzoek moet je als overheid durven laten uitvoeren, maar ook regisseren, want de markt doet dat niet alleen.”

Oog voor tijdigheid, kwaliteit en verandering

Een andere verwondering is waarom aanbestedingen niet op tijd starten of inkoop pas laat betrokken wordt, waardoor er ook onvoldoende tijd is voor innovatie. Ook vraagt Robberecht zich hardop af waarom het accent bij inkoop van innovaties meer ligt op de vorm van de aanbesteding dan borging van de kwaliteit van de dienst. “Sta stil bij hoe je als aanbestedende dienst van de inkoop van een innovatie gaat leren.” Tot slot keert Robberecht met zijn vierde verwondering terug bij de adoptie van innovaties: “Waarom hebben we zo weinig aandacht voor de beoogde verandering van een innovatie?”

E-boek en werkoefeningen

In opdracht van A&O Fonds heeft Danny Robberecht mede het gratis e-book Bouwen aan morgen opgesteld. Met daarin toelichting op hoe je als overheid nieuwe diensten, bedrijfsmodellen en producten realiseert die doorbraakinnovaties zijn. En daarop voortbordurend het gratis oefenboek (handreiking) met werkoefeningen Innoveren doe je zo.

Tips van Dany Robberecht om digitale innovaties in te kopen

• Plan je proces in onderzoeksstappen en beslis wat je wilt en kunt uitbesteden.
• Begin op tijd. Het is verrassend om te zien dat dit regelmatig een knelpunt is.
• Bewaak de kwaliteit van uitvoering en de beoogde oplossing, in plaats van de focus op de vorm van een aanbesteding.
• Bouw aan door interactie en onderzoek op de kritische aspecten rond techniek, gebruikersadoptie en het zakelijk model.
• Ga na of je innovatie nuttig, haalbaar, wenselijk, bruikbaar en toelaatbaar is. Zo niet, dan is er geen adoptie en heeft het weinig zin om het aan te schaffen.