Terugblik: CoP Digitale Innovaties - Common Ground

Community of Practice Digitale Innovaties

Digitale innovatie biedt in potentie waarde voor publieke organisaties. Het zijn innovaties waarbij digitale technologie een aanzienlijk aandeel heeft, een drijvende kracht is. Dat levert ook veel nieuwe inkoopvraagstukken op. De Community of Practice (CoP) is bedoeld voor innovatiemanagers, programmamanagers, met als centrale vraag: hoe regel je die inkoop? PIANOo organiseert de CoP in opdracht van het ministerie van BZK. De CoP komt bijeen in online sessies. In 2023 vinden de bijeenkomsten om de 2 maanden plaats. Aansluiten kan nog steeds.

Common Ground: wat is het en waarom is het belangrijk?

De manier waarop overheden vandaag de dag informatie verwerken en delen, belemmert snelle vernieuwing, naleving van privacywetten en efficiënt datagebruik. Op dit moment zijn data vaak opgeslagen op verschillende plekken. Het kopiëren, koppelen en synchroniseren van de data vergroot de kans op fouten. Common Ground is een nieuwe manier van werken met gegevens die dit probleem aanpakt. Het is een andere basisgedachte die te maken heeft met de inrichting van data en software in een overheidsorganisatie en heeft dus ook gevolgen voor de inkoop van software.

De kern van Common Ground: het gaat om data loskoppelen van applicaties. Op die manier is informatie rechtstreeks bij de bron te raadplegen, in plaats van deze herhaaldelijk te kopiëren en op te slaan. Ofwel: enkelvoudige bron, meervoudig gebruik. Hierdoor kunnen overheden ook op componentniveau (modulair) inkopen en innoveren. Zo kunnen overheden hun diensten aanzienlijk verbeteren, waardoor ze flexibeler kunnen inspelen op maatschappelijke uitdagingen. ‘Maar’, benadrukt Bruijning, ‘het gaat er niet om dat we minder geld uitgeven. Wel dat we het geld toekomstgerichter inzetten.’ Dit vraagt wat van de publieke sector: een nieuwe manier van werken en inkopen.

Wouter Bruijning: ‘Het lijkt een technisch verhaal, maar het draait om samenwerking’

‘Toen we in Nederland onze administratie gingen digitaliseren, hebben we onze werkprocessen als uitgangspunt genomen’, vertelt Bruijning. ‘Daarbij hebben we onvoldoende gekeken welke innovatieve mogelijkheden digitalisering nog meer bood. Een land waar ze dat anders hebben aangepakt, is Estland. Toen het land in 1991 onafhankelijk werd, moest het zichzelf opnieuw uitvinden, ook administratief. Met relatief weinig mensen die deze taak konden vervullen, heeft Estland ervoor gekozen om dit zoveel mogelijk te digitaliseren en automatiseren. Burgers kunnen nu met hun elektronische ID inloggen en hun eigen gegevens inzien. Dit kan van het patiëntendossiers tot de gemeentelijke administratie, waarbij ze ook inzicht hebben in wie deze gegevens heeft bekeken. En ook andere overheden of andere publieke instanties zoals zorgverleners kunnen deze centraal raadpleegbare gegevens benaderen.’

‘Toch kunnen we een vergelijkbaar systeem niet zomaar implementeren in Nederland’, vervolgt Bruijning zijn verhaal. ‘De autonomie van overheden, waaronder Nederlandse gemeenten, zit namelijk erg diep.’ Uit de zaal komt de vraag of Nederland niet toe moet naar een model waar gemeenten loketten zijn die opereren op basis van een standaard database. Bruijning antwoordt daarop bevestigend, alleen dat het ontzettend lastig is vanwege de diepe wortels van die autonomie. Hij benadrukt daarbij: ‘Common Ground lijkt een technisch verhaal, maar het gaat eigenlijk over hoe we onze informatie samen tussen overheden organiseren.’

Stap voor stap naar Common Ground

‘Om overheden voor te bereiden op een nieuwe manier van werken met Common Ground, kunnen ze nu al stappen zetten’, vertelt Bruijning.’ Het begint bij het creëren van intern draagvlak. ‘Neem bestuur, directie, CIO, informatievoorziening en ICT mee in de transitie naar Common Ground. Ga uit van de knelpunten en wensen die de afdelingen ervaren met hun huidige informatievoorziening.’

Bij de gemeente Utrecht zijn ze al volop gestart met deze transformatie. In het verleden gebruikte de gemeente softwarepakketten met elk hun eigen afzonderlijke databronnen. Dit resulteerde regelmatig in een vendor lock-in, mede vanwege de vele koppelingen met andere pakketten. Nu kiest de gemeente ervoor om kleinere componenten aan te besteden die data moeten ontsluiten bij de bron.

‘De focus bij dergelijke projecten en de inkoop ligt op vragen als 'Hoe halen we informatie op?', 'Hoe regelen we de autorisatie van data?' of 'Hoe filteren we de beschikbare informatie?'. Deze aanpak stelt de gemeente Utrecht in staat om toe te werken naar een open source beleid. ‘Nu koppelen we alvast onze processen los van de data. Door op termijn open broncode te gebruiken en innovatie en ontwikkeling in te kopen, kunnen ook kleinere gemeenten hiervan profiteren. Hierbij gaan we steeds uit van het gezamenlijke doel: waarde creëren voor de burger’, legt Bruijning uit.

‘Deze nieuwe manier van werken vergt wat van je organisatie: zo moeten er nieuwe rollen en verantwoordelijkheden gedefinieerd worden om het beheer van de software én de data te waarborgen. Daarnaast is het belangrijk dat wij als overheden de data écht goed op elkaar afstemmen, zodat leveranciers ook op ons kunnen bouwen. Dat is de kern van het goed en anders organiseren van ons datalandschap’, concludeert Bruijning.

Meer weten over open source software inkopen? Zie: Open source software inkopen.

De gevolgen voor inkoop

Aan de slag gaan met Common Ground vraagt om een andere mindset bij overheden: in plaats van een groot softwarepakket kun je (de ontwikkeling van) kleinere componenten inkopen. Het inkopen van componenten heeft ook een keerzijde, namelijk dat bepaalde zekerheden wegvallen. Bij het aanschaffen van een closed softwarepakket vertrouwen overheden op de leverancier en hebben ze kennis van de roadmap (hierin staat welke technologische ontwikkelingen op de planning staan om door te voeren in software, red.). Met duidelijke SLA's zijn zorgen over beveiliging, schaalbaarheid, prestaties, onderhoud en continuïteit minimaal. Bij de doorontwikkeling van open source oplossingen, is het belangrijk dat overheden zelf de regie houden. Dit vraagt ook dat ze zelf investeren in de kennis in de organisatie over de ICT operatie én in strategisch contract- en leveranciersmanagement.

Een ander resultaat van het loskoppelen van de datalaag en de applicaties, is dat de diverse componenten op zichzelf aanbesteed kunnen worden. Dat vraagt om een andere omgang met leveranciers. ‘Gemeenten moeten meer als opdrachtgever gaan acteren’, legt Bruijning uit. ‘Daarnaast zie je ook dat kleinere, nieuwe innovatieve leveranciers een rol gaan spelen en dat is heel belangrijk. De afgelopen tijd zag je namelijk dat we met grote leveranciers steeds grotere softwarepakketten inkochten. Zo’n groot pakket is makkelijk in één keer te aanbesteden, maar vervolgens kan het lastig zijn om op een later moment naar een andere leverancier over te stappen. Dit verkleint de wendbaarheid van overheden en vergroot de afhankelijkheid van leveranciers.