Innovatiegericht inkopen vergt bestuurlijke keuzes
Floris den Boer houdt zich sinds 2013 binnen PIANOo bezig met het bevorderen van innovatiegericht inkopen. In deze jaren is er een blijvende roep vanuit de Tweede Kamer, adviesorganen van de Rijksoverheid en de Europese Commissie om meer beweging te krijgen op het onderwerp. Steun voor innovatiegericht inkopen is dan ook groot en Kamerbreed. Toch is het juist een gebrek aan bestuurlijke keuzes, dat maakt dat het in de praktijk moeilijk van de grond komt. (Cobouw, 12 november 2021)
Aanbestedende diensten hebben richting nodig voor innovatiegericht inkopen. Innovatie is voor hen immers geen doel, maar een middel. Innovatiegericht inkopen is gericht op het ontwikkelen en implementeren van innovaties, samen met bedrijven. Innovaties om effectiever en efficiënter invulling te geven aan hun taken. Echter, wat onder effectiever en efficiënter te verstaan valt, is in de eerste plaats een bestuurlijke keuze, zeker in de prioritering. Moeten aanbestedende diensten de innovatiekracht aanwenden om het onderhoud van dijken en sluizen betrouwbaarder uit te laten voeren of juist het onderhoud beter weten te timen? En wat weegt bij bijvoorbeeld het realiseren van overheidskantoren zwaarder: innovaties die de concentratiemogelijkheden van gebruikers bevorderen of verduurzaming van het kantoor zelf?
Innovatieagenda’s
Niet prioriteren is eigenlijk geen optie. Gelukkig maken aanbestedende diensten tegenwoordig steeds vaker een gedragen innovatieagenda waarin zij de innovatierichting en hun prioriteiten voor de middellange termijn beschrijven. Voorbeelden hiervan zijn te vinden bij meerdere aanbestedende diensten, zoals de Innovatieagenda 2030 van Rijkswaterstaat en de Innovatieagenda 2020-2023 van het Rijksvastgoedbedrijf.
Aanbestedende diensten hebben daarnaast middelen nodig om innovatiegericht in te kopen. Hoeveel beschikbaar is, is aan bestuur en politiek. Innovatiegericht inkopen kan op twee manieren. Zo kunnen aanbestedende diensten innovaties inkopen die al voor en met anderen ontwikkeld zijn. Moeten deze innovaties gefinancierd worden uit de lopende middelen, dan mag de innovatie nooit duurder zijn dan de bestaande oplossing. Als innovaties nog maar beperkt geproduceerd worden is dit niet altijd haalbaar. De andere route is dat de aanbestedende dienst aan het bedrijfsleven vraagt om betaald een innovaties te ontwikkelen en te beproeven. Het spreekt voor zich dat een aanbestedende dienst die tweede route alleen kan volgen als zij hiervoor middelen heeft.
Gelukkig hebben steeds meer overheden potjes waarmee eventuele extra kosten voor innovatiegericht inkopen kunnen worden gefinancierd. Zo heeft de provincie Overijssel een fonds opgericht om innovatiegericht inkopen te stimuleren. Ook het ministerie van Economische Zaken en Klimaat ondersteunt aanbestedende diensten financieel om anders in te kopen, denk hierbij aan de bijdrage van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat aan het innovatiepartnerschap Kademuren en de SBIR circulair viaduct.
Risico’s accepteren
Naast prioritering en middelen is het accepteren van risico’s en onzekerheden een voorwaarde voor het van de grond krijgen van innovatiegericht inkopen. Innovaties kunnen anders uitpakken dan van te voren werd voorzien. Soms kan de kwaliteit van uitvoering onder druk komen te staan en kan niet de kwaliteit geleverd worden die inwoners en bedrijven verwachten.
Bestuur en politiek zullen dit moeten accepteren, maar zij kunnen tegelijkertijd de organisatie wel meegegeven hoe zij hiermee om dient te gaan. Welke risico’s zijn onder welke omstandigheden (nog) acceptabel en welke voorwaarden moeten er worden gesteld aan het nemen van deze risico’s? Denk bijvoorbeeld aan hoeveel overlast, vertraging en herstelkosten zijn nog uitlegbaar als de innovatie mislukt? Hoe vaak mag of moet men het innovatierisico opzoeken? Hoe en wanneer willen bestuurders en politici over het innovatierisico worden geïnformeerd?
Mechanisme nodig
Vastgestelde besluitvormingsprocessen hierover ben ik bij aanbestedende diensten nog niet tegengekomen. Wel stelt het Ministerie van Defensie in ‘Samen sneller innoveren’ dat er een mechanisme nodig is om ideeën te toetsen en dat er een innovatieklimaat nodig is waarin met vallen en opstaan kan worden geëxperimenteerd. Ook bij het ministerie van Justitie en Veiligheid wordt gepleit voor meer acceptatie van het risico’s om te falen.
Kortom, duidelijke prioriteiten, voldoende middelen en ruimte voor risico´s en onzekerheden zijn belangrijke voorwaarden voor het bevorderen van innovatiegericht inkopen. Bestuur en politiek hebben een belangrijk rol in het creëren van die voorwaarden.
Auteur: Floris den Boer, coördinator innovatiegericht inkopen, PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden
Op 12 november 2021 is dit artikel gepubliceerd op Cobouw.nl.