Beter Aanbesteden: ‘Ken de kaders zodat je elkaar kunt opzoeken voor echte dialoog’

Aanbestedingscafe.nl sprak met Niels van Ommen, programmamanager van het programma Beter Aanbesteden.

Om obstakels rondom het aanbesteden weg te nemen, startte het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) in 2018 met de Actieagenda Beter Aanbesteden. Nu is het vervolg daar: het programma Beter Aanbesteden 2021-2024. 'De deelnemende partijen waren nog niet klaar na het afronden van de Actieagenda Beter Aanbesteden', vertelt van Ommen. 'Er bestaan nog steeds knelpunten. VNG en VNO-NCW/MKB-Nederland gaven aan dat ze graag een vervolg wilden. Daarom is dit vierjarige vervolgprogramma opgezet samen met het ministerie en PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden. Eén van de belangrijkste zaken die voortkwam uit de Actieagenda was het gebrek aan vertrouwen tussen aanbestedende dienst en ondernemer. 'Je merkt dat ze vaak óver elkaar praten, maar niet met elkaar. Daar moeten we nog aan werken.' Van Ommen zou graag zien dat beide partijen afstappen van wij-zij-denken. 'Ieder heeft zijn eigen belang, maar er is ook een gemeenschappelijk belang. Partijen zouden vanuit dat vertrekpunt moeten beginnen aan een aanbesteding.'

Toepassing vs. juridische instrumenten

Het programma Beter Aanbesteden zet expliciet in op ‘toepassingsbevordering’. Het is niet de bedoeling om nieuwe regels of juridische instrumenten te bedenken. 'We hebben de Aanbestedingswet en die kaders zijn duidelijk. Maar het gebruikmaken van de Aanbestedingswet om die dialoog met elkaar aan te gaan, dat kan beter', legt Van Ommen uit. 'Wij zeggen: ken de kaders zodat je binnen die kaders het gesprek kunt opzoeken. Dat is de kern van Beter Aanbesteden.' Daarnaast blijft Beter Aanbesteden ook werken aan bewustzijn en kennis over de aanbestedingspraktijk bij aanbestedende diensten en de markt.

Stijgende lijn

Gedurende de tijd dat Van Ommen actief is in de aanbestedingswereld, ziet hij wel vooruitgang. 'Ik begon toen de bouwfraude een actueel onderwerp was. Daardoor werd het vertrouwen in ondernemers met betrekking tot aanbestedingen flink geschaad.' Volgens Van Ommen werken partijen aan beide kanten de afgelopen jaren hard om dat vertrouwen te herstellen. Hij weet uit eigen ervaring dat samenwerken vanuit vertrouwen, waar het programma naar streeft, niet eenvoudig is. 'Het begint met praten. Leer elkaar eens kennen. Wat zijn de wederzijdse belangen? Van daaruit ontstaat begrip, respect en vertrouwen. Ik snap dat jij een goede boterham wilt verdienen en jij snapt dat ik een maatschappelijke opgave te realiseren heb.'

Volgens Van Ommen snappen aanbestedende diensten tegenwoordig beter dat ze de markt sneller moeten betrekken, vooral als ze een innovatieve oplossing willen. Als aanbestedende diensten weten wat er kan en mag op dat gebied, zijn er veel mogelijkheden om partijen vroegtijdig te betrekken. 'Vroeger schoten aanbestedende diensten echt in een kramp. Ze dachten: we mogen niet met ondernemers praten, want wie weet wat er dan gebeurt. Nu zie je dat die sfeer veel meer ontspannen is.'

In de regio

De afgelopen maanden organiseerde het programma Beter Aanbesteden al diverse meet-ups onder de noemer ‘Beter Aanbesteden met ambitie’. De komende jaren rolt het programma vier actielijnen uit: regiomanagers leggen contact met het bedrijfsleven en publieke opdrachtgevers in de regio. Om met ze te sparren of om de dialoog tussen beide partijen te stimuleren. Daarnaast organiseert Beter Aanbesteden bijeenkomsten om met elkaar in gesprek te gaan en om kennis over aanbesteden te verspreiden. Dan is er een aantal nationale projecten die het programma aanstuurt, zoals het onder de aandacht brengen en bevorderen van aanbesteden op 3A4. 'Dat is door een aantal partijen in het land al uitgeprobeerd en het blijkt ook echt te werken. Zo kunnen we Europese aanbestedingen toegankelijker maken voor kleinere partijen die zich niet dagelijks inschrijven op grote aanbestedingen', zegt Van Ommen.

Gemeentes en mkb-bedrijven die zelf een initiatief willen starten, kunnen vanaf dit voorjaar een beroep doen op subsidie die het programma Beter Aanbesteden beschikbaar stelt. Zo kunnen zij hun eigen verbeterproject voor het professionaliseren van de aanbestedingspraktijk opstarten en dat zelf financieren en aansturen. Is het met die focus op de regio niet lastig om de aanbestedingspraktijk op dezelfde manier te verbeteren, uniform in heel Nederland? 'Nee, zegt Van Ommen. 'Soms zijn de accenten of behoeftes in de regio anders dan in een andere regio, maar aanbesteden is overal fundamenteel hetzelfde', zegt Van Ommen. Als bepaalde behoeften in meerdere regio’s naar boven komen, zorgt het programma ervoor dat dit ook op nationaal niveau aandacht krijgt.

Inkopen in de praktijk

Bereikt het programma ook de inkoper in een kleine gemeente, die zijn organisatie moet zien te overtuigen van een nieuwe aanpak? 'Met het programma helpen we partijen waar nodig op weg, maar uiteindelijk moeten de partijen het zelf doen', zegt Van Ommen. 'Het is niet zo dat wij het stokje van ze overnemen en een aanbestedingsleidraad voor hen gaan schrijven. Wij spelen de rol van rijinstructeur of voorlichter, die probeert de partij zelf in staat te stellen om op die bestemming te komen.'

Pilots en proeftuinen kunnen inkopers en ondernemers bijvoorbeeld helpen de ruimte binnen de aanbestedingsregels te vinden en optimaal toe te passen. 'Zo kun je heel dicht op de praktijk gaan zitten zonder dat je het overneemt, want dat is niet onze rol', zegt Van Ommen. Daarnaast betrekt het programma ook adviesbureaus, die zowel aanbestedende diensten als ondernemers ondersteunen bij aanbestedingen. 'Zij kennen beide kanten van het spel. Daarom willen we hen ook vragen wat zij kunnen betekenen voor het programma.'

Betere Rijksaanbestedingen

De focus van het programma ligt voornamelijk op gemeenten en het mkb. Volgens de deelnemende partijen zit daar de grootste winst, omdat gemeenten verantwoordelijk zijn voor een derde van de publieke inkoop. Toch gaat er op nationaal niveau ook regelmatig wat mis. Moet het programma zijn pijlen dan niet ook daarop richten? Daarover zegt Van Ommen: 'Aan de kant van de Rijksoverheid vallen wel stappen te maken. Ook daar wil men samenwerken met ondernemers maar bestaat er nog steeds wij-zij-denken.'

De afgelopen twee jaar werd de miljoenenopdracht voor het inrichten van een testsamenleving en de inkoop van mondkapjes tijdens de coronacrisis niet aanbesteed. Typisch een geval van een toepassingsfout, of niet? Van Ommen: 'Het moet allemaal snel in een crisis. Als het dan niet snel genoeg gaat, zegt men: daar heb je de trage overheid. En als het dan te snel gaat, zegt men: is het wel eerlijk gebeurd? Het is een balans tussen tempo en zorgvuldigheid. Maar voorop staat dat het wel rechtmatig moet zijn. Daar moet elke aanbestedende dienst zich aan houden.'

Op 15 maart 2022 is dit artikel gepubliceerd op aanbestedingscafe.nl.