Belastingdienst koopt succesvol in met de Superformule

Inkoopeconomen Pieter van Dorth en Gertjan Schut introduceerden de Superformule 10 jaar geleden. “We constateerden bij de Belastingdienst enkele ongewenste ontwikkelingen in de gunningen in het IT-domein”, zegt Van Dorth. “Prijzen en kwaliteit waren relatief laag of juist te hoog. Binnen ons netwerk hielden we dit probleem tegen het licht en kwamen in contact met Hans Kuiper, onderzoeker bij EMVI-Research.”

Absolute gunningsmethodiek

Op basis van de wiskundige Superformula ontwikkelde Kuiper een gunningsmethodiek met diezelfde naam. “De naam is wat misleidend”, erkent Schut. “De methodiek is niet zozeer superieur, maar het Latijnse ‘super’ wil in dit verband zeggen dat het veelomvattend is. Op basis van de voorkeuren van een aanbestedende dienst rond prijs en kwaliteit – de zogeheten referentiewaarden – berekent de Superformule de allesomvattende score van elke inschrijving. Het is een absolute gunningsmethodiek, dus de score is niet afhankelijk van andere inschrijvingen.”

Scores duidelijk gevisualiseerd

De Superformule-tool visualiseert de kwaliteit in een grafiek met de punten voor kwaliteit op de x-as en de prijs op de y-as. Van Dorth: “In de gratis beschikbare Excel-tool vul je als aanbestedende dienst je referentiewaarden in. Focus je op bepaalde kwaliteitsaspecten of op een scherpe prijs? Met de tool kun je ook eenvoudig een gunning simuleren en bekijken of de formule de gewenste offerte aanwijst.” Eenmaal tevreden met de ingestelde referentiewaarden genereert de tool, zonder bemoeienis met de onderliggende wiskunde, een tekst en grafiek voor de aanbestedingsdocumenten.

Stimulans voor leveranciers

“Het bijzondere van de Superformule is dat je de markt stimuleert tot scherpere prijsstellingen én betere kwaliteitsopgaven”, zegt Schut. “Door de heldere visualisatie kunnen inschrijvers ‘spelen’ met de Superformule. Ze zullen ontdekken dat bij een hoge prijs en hoge kwaliteit hun winstkansen sterk stijgen als ze hun prijs verlagen. En bij een lage prijs en lage kwaliteit gebeurt dat juist als ze hun kwaliteit verhogen.”

70% beter dan gestelde referentiewaarden

Doet de Superformule ook in de praktijk wat die in theorie belooft? De Belastingdienst evalueerde 10 jaar toepassing van de gunningsmethodiek, die vooral werd ingezet voor IT-inkopen, maar bijvoorbeeld ook voor vertaal- en adviesdiensten, sanitaire voorzieningen en opleidingen en trainingen. “Van alle 513 offertes die we ontvingen, heeft 53% een betere propositie dan de gestelde referentiewaarden”, zegt Van Dorth. “Bij de gunningen, 171 in totaal, ligt dat percentage nog hoger: 70%.”

Oefenen met Superformule

“Inkopers moeten vaak wennen aan de Superformule, omdat je scores niet bepaalt door punten voor prijs en voor kwaliteit bij elkaar op te tellen”, zegt Van Dorth. “Ons advies is dan ook om de Superformule te proberen op de achtergrond terwijl je in de aanbesteding gebruik maakt van een bekende gunningsmethodiek, of de Superformule te gebruiken bij de evaluatie van een afgerond inkooptraject. Praat vervolgens met elkaar over deze techniek. Zo ontstaan nieuwe inzichten, ook in de werking van de markt. Zo vertelde een contractmanager dat ze met de Superformule veel marktinzicht kreeg.”

Toepassing Superformule

“Daar waar vraag en aanbod bij elkaar komen, kun je de Superformule toepassen. Je kunt namelijk heel gericht sturen op referentiewaarden rond prijs en kwaliteit”, zegt Van Dorth. Die eigenschap van de Superformule bewijst zich in alle markten waar de Superformule tot nu is toegepast. De Superformule laat positieve effecten zien binnen de IT-aanbestedingen, het verwerven van opleidingen en verschillende diensten en leveringen. “Belangrijk is dat de te gebruiken gunningsmethodiek aansluit bij de gestelde inkoopdoelstellingen”, zegt Van Dorth. “Je kunt afhankelijk van je doelstellingen natuurlijk ook voor andere absolute methodieken kiezen.”

Onderzoeksresultaten en tips

De Belastingdienst heeft uitgebreid onderzoek gedaan naar de toepassing van de Superformule als gunningsmethodiek. Download de onderzoeksresultaten van 10 jaar EMVI-Superformule. Het rapport bevat ook een uitleg van de methodiek en tips om die toe te passen.

Nieuwe versie Superformule

Tegelijk met de publicatie van het onderzoek lanceert de Belastingdienst een (gratis) nieuwe versie van de Superformule-tool en de handreiking Superformule . Nieuw is de functionaliteit om de ingevulde referentiewaarden met één druk op de knop om te zetten in een begeleidende tekst met daarin de formule. Overweeg je de Superformule toe te passen? Lees dan ook de handreiking en gebruik de modeldocumenten.

Aanvullende tips voor toepassing van de Superformule

Naast de tips in het onderzoeksrapport adviseren Pieter van Dorth en Gertjan Schut het volgende:

• Maak jezelf de Superformule eigen door die naast een andere methodiek te gebruiken voor een lopende aanbesteding.
• Zet de Superformule in om aanbestedingen te evalueren. Heb je destijds wel een methodiek gebruikt die tot de gewenste resultaten heeft geleid?
• Analyseer voor elke aanbesteding welke gunningsmethodiek je het beste kunt gebruiken. Bekrachtigt de methodiek de inkoopdoelstellingen?
• Schakel eventueel bedrijfskundige kennis in om gunningsmethodieken rekenkundig en economisch te beoordelen. Doe bijvoorbeeld een beroep op een (interne of externe) businesscontroller of versterk je team met een bedrijfskundig geschoolde inkoper.